PDCAはグルグル回せばいいというものではない！３分でわかる実施方法

ビジネスシーンにおいて活用すると便利な思考の枠組みである「フレームワーク」。ですが、その種類は豊富にあり、目的に応じて使い分けが必要です。その中でも、幅広い分野で用いられていて且つ有名なフレームワークがPDCAです。

PDCAとは、PLAN（計画）→DO（実行）→CHECK（検証）→ACTION（改善）というサイクルを回すことで、課題の解決や状況の改善を図るビジネスフレームワークです。このそれぞれのアルファベットの頭文字を取ってPDCAと呼ばれています。それでは、PDCAサイクルの回し方について、プロセス毎に見ていきたいと思います。

PDCAサイクルの正しい回し方

◎１． PLAN（計画）

目標を設定し、その目標を達成するための計画を立てます。後で評価がしやすいように、できる限り数値による目標を設定することがポイントです。計画を立案する際には、「いつ（When）、どこで（Where）、誰が（Who）、何を（What）、何故（Why）、どうやって（How）、どのくらい（How Much）」という5W2Hに注意しましょう。5W2Hは、PLANに限らず、どのサイクルにおいても重要になります。

◎２． DO（実行）

PLANで計画した取り組みを実行して、その結果を記録します。計画を実行してみると、様々な想定外の事象も起こり得るでしょう。このような事象をきちんと記録しておくことで、次のプロセスで質の高い評価が行えるようになります。

◎３． CHECK（検証）

取り組みが計画通り実行され、設定した目標が達成されたかどうかを検証します。目標と結果を比較して、目標を達成できた要因やできなかった要因を明らかにします。一般に、このCHECKの段階でつまづく方が多いようです。

◎４． ACTION（改善）

判明した問題点の解決策を考え、その解決策を次のPDCAサイクルに活かします。

PDCAを実践する上でよくある失敗例

PDCAに関する誤解のひとつとして、PDCAサイクルは単一であると考えている方も多いようですが、実際のところ、PDCAサイクルはひとつのプロジェクトでも複数回っている状態が正しいのです。

◎上位と下位のＰＤＣＡがある

各PDCAサイクルは階層構造を持ち、より上位なPDCAや下位のPDCAが存在します。このことを理解していないと、プロジェクト全体が失敗に終わるということもあり得るのです。

上位、下位の具体的な例としては、プロジェクト全体の目的や課題は、上位のPDCAで対応します。一方で、タスクレベルの問題では、階層構造の下の方にある小さなPDCAサイクルを回すことが求められます。チームメンバーは後者のPDCAサイクルを回すことが、日常的な業務となることでしょう。

◎自分がチームで担うＰＤＣＡはどこかを知ろう

しかし、PDCAをチーム全体として推進するためには、チームメンバーも上位のPDCAサイクルを念頭においておかなくてはなりません。何故ならば、それを理解していないと、自分が今行っている小さなPDCAサイクルが大きな文脈の中で、どの立ち位置にあるのかを把握することができないからです。

また、他の失敗例としては、PDCAサイクルは、繰り返し回すことが欠かせないのですが、PDCAサイクルを1周回して「効果が得られない」と止めてしまうことです。継続して取り組むことで、PDCAサイクルを何度も回すことによって、見落としていた問題点の発見や解決に繋げることができるようになります。

次に、PDCAサイクルは、計画・実行・検証・改善という各プロセスを省略せずに行うことが大切です。例えば、計画が適切に実行されていないですとか、検証の際に問題点をチェックしきれていないですとか、改善が不十分なまま次のサイクルを回してしまうなど、プロセスに穴があれば、PDCAサイクルは空回りし、失敗してしまいます。

まとめ　PDCAサイクルを回し続けることが重要

最初から高すぎる目標を設定してしまうのも失敗する理由のひとつとなります。高すぎる目標に合わせて計画を立ててしまうと、その後のプロセスに無理が生じてPDCAサイクルを回せなくなります。まず始めは、現実的な目標を設定し、PDCAの各プロセスを丁寧に進めていくことを心がけましょう。

PDCAは有効なフレームワークですが、実施して短期間ですぐに効果が出るとは限りません。十分な効果を得るためには、PDCAサイクルを回し続けることが重要です。