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この記事では広報・PR担当者の皆さんに向けて、メディアリストを作るメリットやリストに必要な項目などについてお伝えしていきます。
特に「毎回プレスリリースなどの送り先を決める作業に時間を取られている」「送り先を決める作業に強いストレスを感じている」という広報・PR担当者におすすめの内容となっています。
本記事では、メディアリストというものの概要、メディアリストを作るメリット、そしてメディアリストに入れるべき項目などに関して解説しますので、ぜひ参考にしてください。
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広報・PR活動におけるメディアリストとは？
広報・PRの領域におけるメディアリストとは、「プレスリリースなどの情報発信先の候補をリストアップしたもの」であり、対象はテレビ、新聞、雑誌、インターネットメディア、ラジオ、フリーペーパーなど様々です。
言い換えると「プレスリリースなどの情報を送る主な候補」であり、このメディアリストを作っておくと広報・PR活動がしやすくなります。
メディアリストを作る広報・PR上のメリット3つ
それではメディアリストを作ることの主なメリットを紹介していきますので、広報・PR担当者の皆さんはぜひ参考にしてください。上の説明で「なんとなく役立ちそう」とは感じたと思いますが、具体的にはどのようなメリットがあるのでしょうか。
メリット①：プレスリリースなどの情報発信がしやすくなる
例えば、新商品関連のプレスリリース作成をすることになった場合、まず「プレスリリースに入れる内容決め」→「この情報を求めていそうなメディアを絞り込む」→「そのメディアにマッチするようにプレスリリースを作成する」という順序で進めている人が多いはずです。
この際メディアリストがないと毎回絞り込みに手間がかかりやすいですが、事前にメディアリストが作ってあると「この中から選ぶ」というステップから始まるのでスムーズです。
また、実際にやってみるとわかりますが、その都度プレスリリースの送付先候補を探すのは精神的にも意外と辛いもの。そのストレスが激減するので、広報・PR活動のモチベーションを維持しやすくなります。
メリット②：メディア対応がしやすくなる
例えば、不祥事、事件・事故、災害などのトラブル、さらに前触れもなくポジティブな事態が発生した（これから発生する）場合、「自社の情報を取り上げてくれる可能性があるメディア」には急いで連絡したくなるはずです。
その際、メディアリストがあればひとまず情報を一斉送信すれば事足りますよね。もう少し余裕があれば、もしくは余裕ができたら個別対応について考えることもできます。
メリット③：広報・PR活動の属人化を避けることができる
特に広報・PR部署のように「つかみどころがない」という状態になりやすい部署の場合、メディア関係者とのコミュニケーションなどが、特定の広報・PR担当者の経験やセンスに依存しやすくなるものです（属人化）。
そうなると広報・PR部署に新人が入った際の引き継ぎで困りますし、人事異動や離職などがあった場合も築き上げてきたものがゼロに近くなってしまう可能性があります。しかしメディアリストがあれば、引き継ぎや情報共有もしやすくなります。例えば新人が入ってきた場合でも、早めに同じような対応ができるようになるはず。
さらに同じ情報を持っていれば、一人ひとりが過去の振り返りをしやすくなるため、中長期的な目線を持って広報・PR活動をしやすくなります。これについても誰か一人に依存している場合、先を見据えた動きをしようにも「その人の考え次第」になってしまいますよね。
広報・PR活動のメディアリストに含めるべき10項目
続いては広報・PR活動におけるメディアリストに含めるべき項目について具体的に解説していきますので確認してください。リストがある程度蓄積してから項目自体に大幅な変更を加えるのは難しいので、リストを作る前にできるだけ固めておくことが大事です。
項目①：メディアの種類とジャンル
メディアの種類とジャンルを分けて見やすくしましょう。「種類」とはテレビ、新聞、雑誌、インターネットメディアなどの大枠のこと。「ジャンル」とはビジネス誌、一般週刊誌、美容雑誌など、「種類」をさらに細分化したものです。
項目②：メディアの名前｜インターネットメディアならURLも
メディアの名前を書きます。連絡を入れる際に失礼のないように正式名称を記載しましょう。また、仲間内で呼び合う場合に必要になるのであれば、略称も書きます。
また、インターネットメディアそのものや、「テレビ・新聞・雑誌などが持っているインターネットメディア」に関してはURLも記載します。
項目③：会社名
こちらもそのまま表記できるように正式名称を記載しましょう。また、メディアリストに入れることはあまりないかもしれませんが、例えば「フリーのインフルエンサー」などの場合は、その旨を書きます（フリーランスなど）。
項目④：部署名
例えば一般紙における「○○支局」「○○経済部」など。部署名にはメディア名が入らない場合もあるので気を付けてください。
項目⑤：担当者名
漢字の間違いなどに注意して担当者名を記載してください。ただ、プレスリリースの受付窓口が個人でない場合も少なくありません。「コーナー担当」「プレスリリース受付係」などと指定されたのであれば、その名称を記載しておけばOKです。
項目⑥：連絡先
連絡先としては住所、携帯電話番号、固定電話番号、メールアドレス、ファックス番号などがあります。また、これら以外にも以下のことを記載しておくと便利です。
- 特につながりやすい、相手の使用頻度が高い連絡先
- 電話がつながりやすい時間帯、つながりにくい時間帯
- ファックスの有効性（ファックスを全く使わないメディアもあります）
これらは、コンタクトを取ることができたメディア関係者に直接聞いてしまいましょう。メディア関係者としても「自分（メディア）の都合を考えて情報をくれる広報・PR担当者」の存在は一人でも多い方がいいので、ファーストコンタクトで聞いて構いません。
✅物理的な郵送を行うことが多い場合は住所のカテゴリー分けも検討する
紙の案内状を送る機会が多いなど、物理的な郵送を頻繁に行う企業の場合は、住所のカテゴリー分けもしておくと便利かもしれません。「郵便番号」→「都道府県」→「市区町村」→「その他住所」など。
項目⑦：SNSアカウント
メディア・メディア関係者が持っているSNSアカウント（X、Facebook、Instagram、LINEなど）を記載しておくと、そのメディア・メディア関係者の動向を調べやすくなるため役立ちます。
また、SNSアカウントからDMを送ることも可能です。近年はSNSのDMをきっかけにメディア露出までつながるケースも多いのでぜひチェックしておきましょう。
項目⑧：そのメディア関係者の経歴
そのメディア関係者の経歴も記載しましょう（これらも調べたり、相手に聞いたりすればわかります）。主に以下の通りです。
- 現在所属しているメディア名、これまで所属していたメディア名
- おおまかな経歴
- 現在の業務内容
- その担当者が出す記事の主なジャンル
特に様々な種類のニュースを扱うメディアの場合、「そのメディア関係者が扱っている主なニュースジャンル」を記録しておくことはとても大事です。例えばスポーツ系の記事がメインの人は、コスメ系の情報を送られても困りますよね。
項目⑨：そのメディア関係者とのコンタクト履歴
そのメディア関係者とのコンタクト履歴も記録しましょう。書くべき内容は主に以下の通りです。
これらを具体的な提供・提案内容とともに記録します。その上で、相手からどのような反応があったかもおおまかにメモしておくと役立ちます。目安として、その業務に全く関わっていなかった人でも後から見て内容をおおよそ理解できるようにしましょう。
項目⑩：掲載や報道歴（取材歴）
そのメディア・メディア関係者による掲載や報道歴があれば記録します。可能であれば記事の切り抜きや録画データなども残しましょう（各種権利侵害にならないように注意）。なお、インターネットメディア掲載歴であればURLと記事タイトルを書けば良いだけなので簡単です。
そして掲載や報道につながらなかった場合でも取材歴があればそれも書きましょう。取材をされた時点で好印象だったことは確かだからです。また、取材に関して主に以下のこともまとめておくと役立ちます。
- 取材時に聞かれたこと
- 取材時に特に相手からの反応が良かったこと（情報、取材場所など）
- 取材時の不備（今後に活かすために書く）
その他、記載するべきことがあれば「備考」として記録する
上で紹介した10項目以外にも記載するべきことがある場合は、「備考」として記入しておきましょう。
例えば、そのメディア・メディア関係者が嫌っていそうなプレスリリースの切り口、趣味（特に面談では少し雑談を入れるとコミュニケーションが円滑になる場合も）、「そのメディア関係者の知り合いのメディア関係者」の名前など。
あまりごちゃごちゃしすぎてはいけませんが、役立ちそうと感じた情報はとにかく記録しておくことをおすすめします。
メディアリストをつくるメリットデメリット１０項目まとめ
メディアリストを作っておくとプレスリリース送付をはじめする広報・PRの業務が楽になります。そのため、大変かもしれませんが早めにメディアリストを作りつつ、更新事項があればそれも気付いた時点で記録しましょう。
また、単に「連絡先をリスト化すると便利」というだけでなく、属人化を防ぐことができるというメリットも。業務がうまく回っているうちは気になりにくいことですが、一度冷静に考えてみて「誰かが抜ければ即困ってしまう」という場合は、すぐにメディアリストを作り始めることをおすすめします。
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