プレスリリースの書き方全知識|記者ノウハウや方法が満載
PR戦略とは
戦略から実行まで「ソリューションの種類」
2019.07.12

プレスリリースの書き方全知識|記者ノウハウや方法が満載

プレスリリースの戦略策定

皆さんは、テレビや新聞が思わず飛びつくプレスリリースの書き方をきちんと把握できていますか?

私はこれまで15年近くテレビ放送作家や報道記者として「スーパーJチャンネル」「ズームイン!」「めざましテレビ」「王様のブランチ」「笑っていいとも」「ワイドスクランブル」など人気情報番組の企画・構成・取材を手掛けてきました。

そうした観点から、テレビや新聞に露出するプレスリリースの書き方には、ある一定の型(カタ)があることがわかっています。
*「めざましテレビ」「王様のブランチ」元放送作家で累計35万部ベストセラーの著者プロフィールはこちら

 

「王様のブランチ」「ワールドビジネスサテライト」「日本経済新聞」など誰もが知っている有名テレビ番組や新聞をドカンと巻き込むプレスリリースの書き方は、一度覚えてしまえばそれほど難しくはありません。

とはいえ、プレスリリースの書き方と聞くと、

1.プレスリリースは書けるが、メディアが興味を持つか不安
2.部署異動してPR担当になったが、やり方がわからない
3.うちの社長が「ネットはもういい!」「テレビだ!新聞だ!」と言い出して聞かない
4.違いがわかりにくいプレスリリース配信サービスの比較や活用タイミングを知りたい

と感じている方も多いのでないでしょうか?

そこでPR初心者がつまずきそうなポイントを中心に、「報道ステーション」「ワールドビジネスサテライト」などを手掛けたテレビ制作会社オフィス・トゥーワンの元ディレクター吉田氏に独占取材を敢行。

その一部を織り交ぜながら、テレビや新聞に立て続けに出るプレスリリースの書き方の全技術や、メディアごとのアプローチのコツと対策について、PR専門家の観点からわかりやすく解説しました。

♥この記事のノウハウも参考になるかも?
海老の日イベントにテレビ8番組誘致、ネットメディア1500媒体へと情報連鎖した「コンテンツPR」

海老協会_引用画像

具体的には、

プレスリリースを書くだけでテレビって誘致できるってほんと?業界人が本音でアドバイス
「読売新聞」「日経新聞」「産経新聞」など新聞別プレスリリース書き方
プレスリリースを送る前にチェックすべき11のポイント
プレスリリースの雛形テンプレート
プレスリリースのアイデアを生み出す3つの手順

の順番で、実際にテレビメディア10番組を誘致したプレスリースの実物までご紹介テレビや新聞を呼び込む方法や、メディアごとの攻め方のコツまで2分ぐらいで読めてしまいます。悩みが劇的に改善される可能性が高いのでまずはご一読を!

現在フリーで活躍する「報道ステーション」「ワールドビジネスサテライト」元ディレクター吉田氏にも独占取材を敢行しています。お楽しみに。

 

プレスリリースの書き方は超シンプル!

プレスリリースのインタビューシーン

プレスリリースは非常にシンプルな構造になっています。
量はA4 一枚が理想といわれますが、実際には数枚になるパターンもあります。

ちなみに、テレビ局ではFAX送受信がいまだにプレスリリースでは使われているそうです。理由は番組構成会議にそのままコピーして配布できるから。そこで目に留まるためにも結論を常に先に書くことを意識し、なるべくシンプルにすることを心がけます。

■プレスリリースの書き方ではタイトルが最も重要な要素

実施概要

※引用_テレビ4番組に露出したスマ婚イベントリリースより

プレスリリースの書き方で一番重要なのは間違いなくタイトルです。
タイトル次第で記者がプレスリリースを読んでくれるかどうかが判断されるといっても過言ではないほど。ではそのタイトルはどのようにを書けばいいのでしょうか。

注意する内容は以下の3点です

・タイトルの長さは30文字以内にする
・形容詞をタイトルに入れないようにする
・タイトルにターゲットが明確に入っている

以下で説明していきます。

 

1.タイトルの長さは30文字以内

画像引用_ドローン操縦士協会プレスリリース

※引用_ワールドビジネスサテライトなどテレビ10番組に露出したドローン操縦士協会プレスリリースより

タイトルの長さは、ディレクターや記者がぱっと見て判断できるぐらいの長さがベストです。どんなに長いタイトルを書いたとしても読んでもらえなければ意味がありません。その意味では、瞬時に判断できる30文字程度に留めるのが無難です。

このあと、書き方の雛形(テンプレート)をいくつも紹介しながら解説しますが、ここではなるべく横に一行で収まるようにすると覚えてください。やたらと改行すると一気に見づらくなるので注意が必要です。サブタイトルを付ける場合も、タイトルと同様、30文字程度にすると見栄えがすっきりします。

2.形容詞をタイトルに入れないようにする

参考画像_プレスリリースフォーマット

※引用_弊社のコンサルティング戦略シートより

タイトルは重要だからといって、誇張した内容はご法度。プレスリリースはあくまでも事実を正確に伝えることを主としています。あくまでもマスコミは客観的に報道することを忘れないようにしたいものです。

とはいえ、目を引く内容にしないと記者には読んでもらえません。そこで重要なのが、誇張せずにインパクトのある内容にすること。そのために検討してほしいことが「数字」と「固有名詞」をタイトルに盛り込むことです。

「数字」と「固有名詞」があると、タイトルが具体的になります。その上、事実を伝えているだけですので誇張ではありません。
初心者ほど形容詞を多用します。形容詞はあくまでも自分の基準ですので、客観的な文書であるプレスリリースにはなじまないということを覚えておくと良いでしょう。

3.タイトルにターゲットが明確に入っている

雑誌引用_掲載露出事例

ターゲットが明確になっていると、プレスリリースから受け取るメッセージが理解しやすくなります。そのため、見てほしいターゲットが自分のことだと認識できる文言はできるだけ入れるようにします。

 

「テレビ」を誘致するプレスリリースの書き方はディレクターの心を理解する

ドローン操縦士協会のリリース画像

※弊社事例より引用_ドローン操縦士養成スクールのプレスリリース

では、どうすればプレスリリースの書き方ひとつでテレビ番組や新聞メディアの誘致、さらにそこから500や1000を超すWEBメディアなどに拡散することができるのでしょうか。

 

■テレビに露出するプレスリリースの書き方

上記の画像は、実際にワールドビジネスサテライトを含めテレビ10番組、新聞5媒体を誘致したプレスリリースです。WEBメディアは情報拡散を入れると2000メディアを超えています。

プレスリリースの書き方ひとつで、5年分の認知や集客が可能になるほどの経営的なインパクトを生み出しました。この際、もっとも気をつけたことはタイトルです。8割の内容が理解できるように注力しています。

・タイトルに日本初、業界初を入れ込んだ
・誰が読んでも理解でいるわかりやすい言葉で構成した
・開催場所や日時もタイトルで明確にした
・テレビクルー向けに人数やコンセントの有無の案内状を添付した
・メディアが一度に情報を収集できるよう工夫した

今回、長時間におよぶ私とのインタビュー取材に協力してくれたフリーのテレビディレクター吉田氏をはじめ、プロデューサーや新聞記者という職業は忙しい職種です。常に〆切りに追われている、そんなイメージです。

それでいて、会議は長く、ロケハンやMA(音入れ)など、やることが多くて煩雑です。全部を見て判断するほど暇ではないのです。

また、現場でプレスリリースを見て、仕分けるのはAD(アシスタント)の仕事でもあります。そのとき、タイトルがわかりにくいと構成会議などで説明できずに、流れてしまうこともあるのです。

■攻めのプレスリリースと受け身のプレスリリースがある

引用画像_ドローン操縦士協会露出実績

※引用_ドローン操縦士養成スクールはWBSやとくダネ!、Yahoo!ニュースや朝日新聞に露出

プレスリリースでテレビや日経新聞って、呼べるの?
「たとえば、王様のブランチの制作局には、1日何通のプレスリリースがとどくの?

これらは、よく私どもが耳にする質問です。もちろんテレビも呼べます。だいじょうぶです!常識ばかり気にせず戦略的におこなえば!

■8割の人が間違っているプレスリリースの書き方

なお、ここで紹介するプレスリリースの書き方は基本や王道はしっかり押さえた、最新の『攻めの手法』です。正直、一昔前のお堅いプレスリリースばかりでは本当に求める成果を手に入れることは難しいでしょう。なかば自己満足に近い、一般的なリリースの書き方だけを知りたいのであれば、このサイトは役に多立たないかもしれません。

ただ、これだけは覚えておいてください。大切なのはあなたの目線でなく、メディアの目線です。そうしたメディア目線から考えるプレスリリースの大切なポイントをさらに詳しく、順を追って解説していきしょう。

■プレスリリースの書き方をテレビ局側から見たらこうなる?

テレビ露出の可能性

プレスリリースはPR活動のもっとも基本的な情報発信手段であり、メディアとのコミュニケーションの最初の一歩となります。

ただし、メディアには多いところでは1日200本もプレスリリースが届きます。ただし、それは番組全体で、です。ディレクター個人には1日30枚前後が限度です。

私が担当していた報道番組や夕方のニュース番組では、ひっきりなしにファックスがカタカ、カタカタと、新商品やイベント情報を届けていました。そのため、「①一目で内容がわかる書き方」「②効果的なメディア選定」「③メディアがよろこぶ配布方法」の3つが、プレスリリースを書く時に念頭に入れておくべき効果を高めるカギとなってきます。

♥この記事もきっとあなたのお役に立ちますよ!
わずか1週間で日本経済新聞を確定!毎月のようにテレビ番組に取材を受けた「2つのテレビ戦略」

ディーマン代表取締役_引用画像

 

プレスリリースの書き方3ヶ条とメディア別攻略法

プレスリリースの写真

まず、プレスリリースを一言でいうと、メディアを対象として公表する情報をまとめた報道用資料です。PR活動の最も基本的な情報発信手段がプレスリリースとなります。メディア側はプレスリリースを見て、取り上げる価値があるかを判断します。そして、取材する、もしくは自社の媒体に掲載するかを決定します。

♥プレスリリースの基本的な3つの内容

1.取り上げるかどうかの「価値」の確認
2.取材を想定した場合の「内容」の把握
3.日付などの「基本情報」のチェック

とても大切なので、ひとつずつ説明していきましょう。

 

1.取り上げるかどうかの「価値」の確認

記者さんやテレビディレクターはどのように情報を収集しているでしょうか。それは、自分たちの情報収集やリサーチによってです。そうです。メディアはそもそもリリースがなくても、情報をみずから集めているわけです。

今回、取材に協力してくれたフリーディレクターの吉田氏もこう言います。

♥重要『全部のネタをリリースだけに頼っていたら、プロデューサーに叱られますよ。ディレクターは放送作家さんと一緒にみずから考え企画を作る、が基本スタンスですね』

そうした情報収集の機能に、補助的に加えられているのがプレスリリースです。100%をプレスリリースに頼っているなら、ある程度粗末な内容でも大丈夫でしょう。しかし、実際はそうではありません。プレスリリースから取材する価値が本当にあるかを見極めて、手元にあるネタとふるいに掛けているわけです。

2.取材を想定した場合の「内容」の把握

実際に内容が取材に値するものであれば、まず事前取材をおこないます。基本的には電話で内容を聞いたり、メールで質問したりします。この時点で必要な情報を収集して、取材するかどうかを判断します。

3.日付などの「基本情報」のチェック

大切なのが、ローンチ(発表)やイベント開催などの日付です。すでに過ぎていたり、取材が難しい日程で組まれていたりすると、そもそも対象から外れます。

たとえば、土曜日のニュース番組に取り上げてもらいたい場合、「月曜日にイベント開催」ではその可能性が低くなるのは当然です。その他、基本情報として、以下もわかりやすく明記すると良いでしょう。どうせ実際に取材が始まれば、わかりますので。
・事業の売上予測
・事業全体の市場規模
・会社の社員数
・会社の売上規模

 

テレビ取材イメージ

■メディア別プレスリリースの書き方対策

次に、メディアごとの書き方の使い分けと方法はどうすればいいでしょうか。

昨今はメディアの多様化により、メディアごとにプレスリリースの書き方やアプローチ方法も複雑になってきています。
一言に『メディア』と言っても、すでに紹介したテレビの掲載判断と同じように、話題や方法はさまざま。いくら分かりやすいタイトル作れたとしても、しっかりとメディアの種類ごとにその攻め方を熟知して、効率的に掲載を目指さなければ、露出を獲得する事は難しいといえるでしょう。

今の時代だらかこそ、記事掲載の可否を分けるのは、  ターゲットメディアに合わせてリリースをしっかり意思来て書けているか?です。そこで広報担当者必見メディア別リリースの書き方とコツを解説します。

■ターゲットメディアに合わせたリリース作成で取材を獲得

それぞれのメディア毎に掲載文脈や重視している情報は様々ですね。プレスリリースはメディアに合わせて情報や写真を変える事が大切です。

基本的なことですが、意外にできていない(手が回っていない)方も多いのではないでしょか?やはり掲載に向けては、コツコツと細かなところまでケアできるかが一番大切に感じます。

①テレビ

・リリース文脈:とにかく写真重視!
・アプローチ方法:コーナーに合わせた企画提案

テレビ番組に取材されるか否かは、取材対象先でいかにインパクトのある映像が撮れるのかにかかっています。

そこで大切なのが、プレスリリースに撮影可能な映像をイメージできる写真を載せる事です。そうする事で、番組ディレクターが企画構成や撮影ポイントを見極められるので取材確率が数倍高くなります。

②新聞(通信社)

・リリース文脈:経済面・企業活動文脈の記事が中心
・アプローチ方法:自社情報と親和性の高い部署を見つける

新聞記者と言っても、企業の業種によって担当する部署が異なっています。
日経新聞であれば企業報道部・経済部・医療健康部などなど。アプローチする情報がどの部署と関連が高いかを見極め、部署毎に紙面から興味を持ってもらえそうな記者を探し出しアプローチを行います。

逆に、読売新聞や朝日新聞ではエビデンスにもとずく社会性の高い情報や大衆向けの普遍的なネタが好まれます。産経新聞は大衆向けと経済向けのちょうど中間、といったところです。

このように、一口に新聞といっても、攻め方やアプローチ方法は違います。地道な作業ですが、適切な部署と記者を見つける事ができれば掲載を獲得したといっても過言ではありません。

③雑誌

・リリース文脈:雑誌のテイストに合わせる
・アプローチ方法:編集者とのリレーション構築が必須

読者層と記事ジャンルが明確にわかるので掲載獲得がしやすいと思われる雑誌ですが、編集者との良好な人間関係の構築が他のメディアに比べ必要になります。

なぜなら、雑誌の企画は2か月~3か月先のモノを考案しており、企画に合わせた情報提供が必要になるからです。

商品を持って会いに行く「メディアキャラバン」を頻繁に行い、先々の企画内容を共有して貰えるくらいの関係性を構築していきましょう。そして、リリースは載せて貰いたい情報と切り口を雑誌の雰囲気に合わせる事も忘れずに!

④ウェブ

・リリース文脈:とにかくニュース性が一番
・アプローチ方法:画像素材のメール添付が必須

最後にWebメディア。新商品やできたばかりのお出かけスポットを掲載する傾向にあります。企画に合わせて掲載が決まる雑誌より、記事化がしやすいメディアと言えるでしょう。

しかし、そんな記事化しやすいウェブメディアは2人~3人体制で運営している媒体がほとんど、取材をして、写真を撮影して、という訳にはいきません。

そこで、キーポイントになるのがリリースメールに掲載用の画像やプレスキッドを添付しておく事!人数の少ない編集部に手間をかける事無く記事化が可能なので、掲載確率が一気に高まります。

 

プレスリリースを書く前に知らないと後悔する3つの誤解

TV露出事例

※引用_テレビ30番組をはじめ主要新聞社に取材された金剛院の露出実績より

良いことばかりのようですが、プレスリリースにはメリットとデメリットもあります。
プレスリリースを書くのであれば、しっかりと押さえておきたいですよね。コンパクトに2分で解説します。

 

■プレスリリースのメリットをきちんと理解していますか?

まずはメリットから。プレスリリースを書く目的を整理しましょう。
それは、2つあります。
ひとつは純粋に事実だけを伝えるためのもの。②もうひとつは情報の拡散を目的としたものです。

たとえば、上記の写真は弊社事例の「金剛院」です。こちらのお寺では3年間のPR活動で15番組以上のテレビと、30回を超える新聞メディアを誘致しています。*関連リンク:金剛院の事例サイトへ

もちろん、1回のプレスリリースではありません。半年に2回、年に4回のペースでメディア発信を行いました。逆をいえば、それだけの活動でも、工夫とアイデア次第で、どんな中小企業でも同じような効果を生み出すことは可能です。

このように、メディアへのアプローチ方法は様々なものがありますが、今でも大きな影響がありメインの方法といえるのがプレスリリース(ニュースリリース)です。プレスリリースやニュースリリースをうまく活用することで様々なPRにつながります。

では、プレスリリースや、書いた後のメディア配信におけるデメリットはなんでしょうか?

■誰も教えてくれない!プレスリリースへの3つの誤解

プレスリリースは広告と違います。そのため、露出数や時期をコントロールできません。

また実際に配信されているプレスリリースを見ると、新製品や新サービス、イベント、キャンペーンの告知がほとんどです。このように、事実を伝えるだけなら、自社サイトでの公開でもよいでしょう。一方、情報の拡散を目的とするのであれば記者クラブや配信サービスなどを利用することを、選択肢として考えます。

これにより、質ではなく量としてのネットメディア上での掲載を狙います。
加えて、気をつけないといけないのが書いたプレスリリースの配信に対する誤解やデメリットです。代表的な3つを以下にまとめてみました。

*関連リンク:PR会社にもデメリットはあります。これを機会に【意外と多い】PR会社の4つのデメリットも読んでおく

1.SEO的に逆効果になる可能性がある!

一昔前まで、プレスリリースを書いて配信するのはSEO効果があると言われていました。しかし、今、その話をする配信会社はありません。
じっさい、Googleは広告的な被リンクの量産は、評価の対象外と明言しました。また、それを目的として大量にリンクを発生させることは、むしろペナルティの対象とするとも明記しています。

*参考リンク:Googleの被リンクペナルティについて非常にわかりやすくまとまった記事です。(出典元:SEOマスター)

2.プレスリリース配信よりも先に、新聞露出を優先するべき!

プレスリリース配信をおこなえば、それはもうメディアにとっては古い情報です。
一次情報に主眼を置く、日経新聞などの各有力媒体にとって、それは致命的な事実となります。「ネット配信を先にしてしまったばかりに、新聞の露出がダメになった」という事例も数多く存在します。大切なのは、タイミングと目的です。ぎゃくに、それらをしっかりと戦略に落とし込んだうえで、配信スタンドを使うのであれば、非常に効果的です。ネット配信で「量」を狙うのであれば、タイミングと、明確な戦略の使い分けを心がけてください。

3.それって、配信スタンドの自社サイトでは?!

最後に、数だけを追求する競争の中で、冷静な忠告をひとつ。
いま、どこの配信スタンドも配信先の量の競争になってきています。そうしたなかで、配信会社のサテライトサイトを配信先とするケースが増えています。これは、問題です。まず、もはやPRとは呼べません。そして、自作自演はGoogleのペナルティ規定に抵触することです。もちろん、配信数など気をつけて使えば過度な心配はありません。

*参考リンク:プレスリリースのメリットデメリットをもっと詳しく知りたいなら

 

プレスリリースを書く場合は情報クリエイティブしないと効果がない【一番大事】

プレスリリースの戦略の手順

いよいよ、後半で紹介する『テレビや新聞が喜んで取材を申し込むストーリーの描き方』とあわせて、この記事の本題です。
プレスリリースを配信すれば、そのままメディアの目に留まるわけではありません。そのためには、書く前に情報をしっかりとクリエイティブして、タイムリーかつ人々の関心ごとになるようなコンテンツにしなければなりません。

♥効果の出る情報の作り方は24通りあります。このサイトの一番人気のコンテンツでもありますので、時間があればチェックしてみてください。時間がない方は、このまま読み進めて頂いても、“プレスリリースの戦略的な書き方”は十分理解できますので大丈夫です。
*参考記事:消費者が黙っていられない24つの情報をつくる方法!※当サイトで一番人気の記事です。

 

■記者の目に留まる書き方とは

まず、ファクト(事実)を伝えるプレスリリースですが、同じ内容でもその書き方によって、記者の目に留まるかどうかが変わります。
そのため、以下のことに気をつけてください。

♥重要『タイトルにはキャッチコピーを書くイメージで』

忙しい記者やディレクターは、プレスリリースを全部読みません。テレビのディレクターもそうです。正直、最初のタイトルだけを見て、おもしろくなければ捨ててしまいます。

■広報担当はプランナーであり演出家であれ

よく、プレスリリースは5W1Hで書こう、などと言われます。もちろん知識としては有効ですが、そうした基本的なことにとらわれてばかりいると、効果的で戦略的なPRはできないでしょうでは、どういったタイトルが効果的なのでしょうか。ずばり、他のプレスリリースより輝いて見えて、魅力的で、目立つことです。

ただ、すべてを入れようとすると無駄に長くなってしまうので、キーワードは厳選する必要があります。そうした場合は、「登場感」「社会性」「絵になること」の3つを組み合わせて演出できるように、優先順位を整理してから、タイトルをつけると良いでしょう。

■プロ使用!プレスリリース書き方フォーマットとテンプレートを初公開

プランニングする人々

1.プレスリリースの作成のルール

ここからはプレスリリースの書き方のテンプレート、つまり基本構造のお話です。
これまでが戦略プロセス(工程)でいうと、ここからは実務レベルとなります。もっともスキルを要する大切な部分でもあります。

報道番組のディレクターの吉田氏の話にもあったように、事実をもとに目立つように演出する。そうした視点を持ってください。でなければ、ほかの数万というリリースに埋もれるだけです。

【作成の基本ルール】
・ワンテーマ・ワンリリースが原則
・横書き、「A4」サイズで、1~3枚が適当
・会社ロゴなどテンプレート部分は定型化する
・目立つ、興味喚起する

2.プレスリリースのフォーマット

引用画像_プレスリリースの雛形

※引用_新作発表会レセプションに120名以上のメディアが招致された一新時計より

1.「プレスリリース」「報道関係者各位」などのヘッダー
2.発信者
3.日付
4.タイトル
5.リード
6.本文
7.会社概要
8.問合せ先(メディアからの問い合わせ/一般のお客様からの問い合わせ)
9.プレスリリースの内容に合わせた写真やイラスト

プレスリリースには定型はなく、案件の内容や伝えたい重要性により、見やすくわかりやすいレイアウトで、自分の作品のように作る事が大切です。上記の画像はその一例ですが、まず写真やグラフなどを有効に使用し、忙しい記者が斜め読みで「見てわかる」ようにすることが大切です。

1)タイトル(見出し)

プレスリリースはタイトルが9割です。「誰が(会社、主催者)」「何を(新商品案内、サービスなど)」「どうするのか(発売、発表など)」端的に明確に書くこと。新聞やWEBニュースのタイトルの見出しとなるように書くのがポイントです。

2)リード

「誰が」「いつ」「どこで」「何を」「なぜ」「どうするのか」5W1Hの基本情報を入れることが大切。また、記者は具体的な数字を求める傾向があるので開示できる情報は積極的に出すことも重要です。
さらに発表することになった時代背景や裏付けとなる調査データなども、リリース内容によって外せない要素となります。

3)結論をから先に書く

忙しい記者は内容を詳細に読まないこともあります。
よって新聞の構成のように一番伝えたい情報を冒頭に持っていき、背景や詳細情報は後から補足説明をすることをお勧めします。

 

プレスリリースを書いたら?送付先メディアの3つの選定方法

スタートアップのPR戦略

1)媒体選定

メディアに情報を提供するさいは、その内容にあった媒体、該当部署、担当者を絞り込む必要があります。
配信する内容と、対象媒体の特徴が合わないと掲載される可能性は極めて低くなってしまうほか、まったく関係ない媒体に送ることで印象を悪くしてしまうこともあります。

2)部署(コーナー出し)

対象媒体を確定したら、どこの部署(コーナー)に送るかを検討します。
新聞・テレビは毎日決まっているコーナーのほかに、曜日によって設けられているコーナーがあります。よく紙面や番組を確認することをお勧めいたします。

3)担当出し

媒体、部署(コーナー)が決まったら、担当者の確認です。
冒頭でも書きましたが、プレスリリースは多いところで1日数百本も届くので、より内容に興味を持ってくれそうな記者宛てに送ることで露出の確度を最大限に高めます。

コーナーが分かっていれば、コーナー担当の方のお名前を聞き、コーナーがなければ、商品やサービス名を伝え興味がある方に送りたいことを伝えお名前を聞くようにしましょう。

PR会社で働く女性イメージ

■プレスリリースはメディア送付先ごとに配布手段を変えよう

冒頭でもお話ししたとおり、書いたプレスリリースを一斉配信しても、ほとんどの場合、露出することはありません。
そこで必要になるのがメディアキャラバンと呼ばれる手法です。PR会社では当たり前にやっている手法ですが、一般企業の担当者には少々わかりづらい部分かもしれません。

プロセスを理解して、しっかりメディアに合わせてカスタマイズしていきましょう。

1)プレスリリース配信の種類

1.記者クラブへの資料配布
2.ファックス
3.メール
4.問い合わせフォームからの情報提供(WEB媒体)
5.郵送

各メディアの特徴とプレスリリースの内容によって最適な方法を選択をします。

*参考リンク:プレスリリースを書いたら記者クラブを活用しよう

2)郵送で送るさいのポイント

郵送でプレスリリースを送る場合は、封筒に入れてしまうためどのような内容のプレスリリースが入っているかわからず、空けてもらえないことも少なくありません。

せっかくいい内容でも見てもらわないことには検討してもらうこともできませんから、封筒に「○○○に関するプレスリリース在中」と大きく記載する、もしくと透明のビニールの封筒にいれるなど工夫することもポイントです。

3)配信後について

プレスリリースを配布したら終わりではありません。プレスリリースを配布する目的はメディアに掲載してもらうことです。
そして、数枚のリリースからテレビ、ネット、SNSへと情報を拡散させることです。これを、業界の言葉で情報連鎖と呼びます。

手に取って見てもらうために、きちんと届いているかの確認と、内容を簡単に説明し記者の反応を聞いてみましょう。直接話をすることで興味を持ってもらえているのか、今回は検討できないのか、つぎに活かせることはないかが見えてきます。

*参考リンク:できる広報担当は情報連鎖を賢く使う

4)平凡な会社や製品こそプレスリリースが重要

平凡な会社、製品だからリリースするネタがない…、そう思っているのなら大間違いです。

確かに平凡な会社、製品はあるのかもしれませんが、中で働く人や想いも平凡なのでしょうか。そうではありませんよね。どんな会社にもかけがえのない想いがあり、伝えたい気持ちがあるはずです。また、リリースするネタは作り出すことも可能です。

●プレスリリースやニュースリリースはそうした想いをユーザーに伝えるための橋渡し役。
●プレスリリースやニュースリリースを送らないことにはメディアに取り上げられず、想いを伝えることもできません。

平凡だと思っている会社こそ、プレスリリースやニュースリリースは重要なんです。
なお、産経新聞グループのフジサンケイビジネスアイのサイトでは、受け手の新聞社目線でプレスリリースの書き方を教えています。興味がある方は、下記も参考にしてみるとよいでしょう。

*参考リンク:新聞社が教えるプレスリリースの書き方(出典元:フジサンケイビジネスアイ)

 

作ったプレスリリースを「ネットメディア」にメールする【送付先一覧付】

スマートフォンと様々なアイコン

ここまで説明してきた“プレスリリースの戦略的な書き方”の内容は、一般的なオールドメディアに送付する紙でのプレスリリースを想定しています。
紙でのプレスリリースは、テレビや新聞、雑誌といった紙媒体の記者には有効な手段です。

ただ、インターネット社会である昨今では、注目すべきメディアはこうした大手マスメディアばかりではありません。
SNSで「バズる」ことでの注目度上昇や、ニュースサイトからポータルサイト、マスメディアへと話題が増幅していくことなども見逃せないポイントです。具体的な事例をまじえて解説していきましょう。

■インターネット社会の情報発信源は「個人」へと移行しつつある

引用画像_情報拡散を説明する社内資料

※引用_コンサルティング向け社内資料より

SNSやソーシャルメディア、各種ネットメディアの台頭で、PRの手法はかなり変わってきました。

特に大きく変わったのは、情報の発信源がマスメディアから個人へと移行してきていることです。費用をかけて広告を出したり、PR活動によってマスメディアに取り上げてもらったりしなくても、ホームページやFacebook、Twitterなどで直接ユーザーに向けて発信することが可能になりました。

ただ一気に情報を拡散させる(バズらせる)ためには、普通の情報発信をしているだけではうまくいきません。
多くの人の目に留まるには、ニュースサイトやポータルサイトへの露出を狙うのが効果的です。

■話題を増幅させるための第一歩はニュースサイトへ取り上げてもらうこと

一企業のミクロな発信を、社会的な話題にまで増幅させていくためには、まずニュースサイトに取り上げてもらうことが最初の目標です。
代表的なニュースサイトや情報サイトのメディア送付先一覧として以下のようなものがあります。

①新聞社系サイト…朝日新聞DIGITAL、毎日新聞電子版など
②通信社系サイト…47NEWS、時事ドットコムなど
③雑誌系サイト…ダイヤモンド・オンライン、美STなど
④テレビ系サイト…NHK NEWS WEB、日テレNEWS24など
⑤ネット系サイト…ITmedia、JBpressなど
⑥ニュースポータルサイト…Yahoo!ニュース、Googleニュースなど
⑦ミドルメディア…ガジェット通信、ロケットニュース24、らばQなど
⑧まとめ(キュレーション)サイト…NAVERまとめ、はてなブックマーク、Gnosyなど

このうち、比較的取り上げてもらいやすいのは⑦と⑧ですが、これらは直接企業からの直接アプローチをする先としては不向きです。
ですがこういったところに取り上げられると、次の⑥ニュースポータルサイトへの取り上げがされやすくなるので、まずはこうしたニュースサイトに取り上げてもらうことを意識しましょう。

■ネットでの情報拡散にはハブとなるサイトが必ずある

特にYahoo!ニュース(2013年11月まではYahoo!トピックス)の影響力は相当大きいものです。Yahoo!ニュースに載ると、サーバーダウンするほどアクセスが殺到するといわれており、多くのPR担当者の目標にもなっていました。

ただ直接アプローチできない媒体であるため、話題になるようなネタを提供するのが第一です。
①~④までは直接アプローチが可能なので、ぜひともプレスリリースを送りアプローチしてみましょう。
⑤~⑧のサイトは紙媒体やテレビの内容をそのまま転載していることが多いのですが、サイト独自の内容もあり、担当者も別なので、そちらにもプレスリリースを送るべきです。

ただ、サイトにプレスリリースを送る場合、メールで送ることになりますが、その時には注意すべきポイントがいくつか存在します。

*参考リンク:勝手に広がる情報の作り方(出典元:logmi)

■ネットメディアにプレスリリース(ニュースリリース)を配信する時の5つの注意点

プレスリリース配信分析の表

ネット上での配信や送付でも、プレスリリースの書き方の基本は変わりません。が、注意すべきポイントも存在します。

メールでプレスリリース(ニュースリリース)を配信するときの書くうえでの注意点としては以下の5つがあります。なお、テレビ局は基本的にFAX送付が基本となります。

①件名と送信者に注意する

メールで送る際は、タイトルの前に件名と送信者に気を配るべきです。なぜかというとタイトルよりも前に件名と送信者を見ることになるためです。
「ニュースリリース」「プレスリリース掲載のお願い」といった件名では内容がわかりませんし、「yamada@example.com」や「yamadaichirou」のような送信者では開きたくないと思っても無理はありません。

件名は「【ニュースリリース】これまでにない使いやすさ。業界初の機能を付け加えた△△を新発売」というように、本文の内容がわかるものを使いましょう。また送信者は「山田一郎(○○会社広報部)」や「○○会社広報部」などのように、一目見てわかるものに変更してください。

②内容は添付するのではなく本文内にもシンプルに記載

プレスリリースやニュースリリースの内容は、添付するのではなく本文内に記載すべきです。受け取る側になって想像すればわかると思うのですが、添付されているワードやPDFファイルを開けるのは面倒と感じる人が多いですよね。
多忙な記者であればなおさらです。運よく本文を開いてくれたとしても、開封に手間がかかるものだと読んでもらえる確率はぐっと低くなります。

本文内に、HTML形式ではなくプレーンテキスト形式のリリース概要を貼り付けるほうが親切です。常に受け手の立場になって考えましょう。

③タイトルは短く

従来のプレスリリースではタイトルとサブタイトルで2~3行になっているものも少なくありませんが、ネットではもっと簡潔で短いものの方が好まれます。

例えばYahoo!ニュースでは13文字以内という非常に短いタイトルになっていますし、ニュースアプリなども30~50文字程度というところが大半です。
最大でも50文字以内に抑えるようにし、短くてもインパクトのあるタイトルにできるよう工夫を凝らしましょう。

④マスメディア向けと一般向けで内容を変える

WEB配信サービスが登場してきた昨今では、プレスリリースやニュースリリースを一般ユーザーが見ることも増えてきました。
そこで、マスメディアやニュースサイトに送るプレスリリースは従来通り書き、一般向けのものはよりユーザーが望む内容を入れるようにすると効果的です。

ちなみにプレスリリースはもともと報道関係者=プレス向けにあてたものなので、一般ユーザーも見るものは「ニュースリリース」とした方が自然です。

⑤自社サイトへのリンクを忘れずに

紙のプレスリリースと違い、メールでのプレスリリースではURLを貼り付けておくことで読後に直接サイトへ誘導することが可能となります。新しい情報提供が簡単に可能になりますし、一般ユーザー向けならばキャンペーンへの参加なども促せるので、忘れずに自社サイトのリンクを貼るようにしましょう。

 

プレスリリースを書き終えたあとの8つのチェック手順もマスターする

プレスリリースのPC画面

①プレスリリースの写真は高解像度で高インパクトなものを使用する

タイトルの同様に目につくのが、写真。プレスリリース内に写真を1,2枚入れておくと効果的です。

記者がプレスリリースの内容を瞬時にイメージできるものでないと、採用されませんので、イメージが湧きやすいようになるべく鮮明、かつインパクトのある画像を使用したいものです。また写真の画像データは、記者に対して提供できるように配慮しておくと好感度が増します。

なぜなら、記者が自ら素材を探す手間が省けるからです。このような、小さい配慮が実を結ぶこともありますので手を抜かないようにします。プレスリリースの成否は、タイトルと写真でほとんど決まってしまうと考えても良いほど。念には念をいれ、時間をかけて作成します。

②プレスリリースを書くときは、リード文を1~3文程度でシンプルにまとめる

リード文とはプレスリリースの本文の内容を簡潔にまとめたもの。5W1Hを意識し、リード文だけを読めば全体像がわかるようにします。できれば1~3文程度に抑え、もし収まらない場合は、注釈をつけるなどをして分かりやすくする工夫を凝らします。

③丁寧に書く場合の本文は記者の視点に立ち5W3Hを意識して執筆する

プレスリリースは客観的に見て有益な情報をメディアに提供します。そのために、他人が読んでわかりやすい文章を書くことが重要。そのために、オフィシャルな形式が必要な場合は、丁寧かつ要素を漏らさないように書くようにします。こ

公式性を強調する場合、具体的には5W3Hが入っていると分かりやすくなります。

  1. When(いつ)
  2. Who(誰)
  3. What(何)
  4. Where(どこ)
  5. Why(なぜ)
  6. How(どのように)
  7. How long(どのぐらい)
  8. How much(いくら)

 

④プレスリリースのヘッダーとは

プレスリリースの最上部にある箇所がヘッダーと呼ばれるエリアです。ヘッダーには、報道関係者宛に作成したことが分かるように、ロゴを含めた会社名、および配信日時を記入します。ヘッダーの部分は、一度作れば毎回使うことができますので、テンプレート化しておくと便利です。

⑤プレスリリースの書く内容には社会的意義は不可欠

現在フリーの報道ステーション元ディレクターの吉田氏も以下のように述べています。

『私のもとに届くプレスリリースは多いときで30枚前後。さすがに一人のディレクターに200枚以上が届くというのは都市伝説でしょう。

ただ、ほとんどのプレスリリースの内容は、宣伝したいという意識が働きすぎ「商品・サービスのスペック」の説明に終始しているものも多い。プレスリリースは、社会的な意義があるものだからこそメディアや記者が取り上げます。よほどの画期的なものでもない限り、スペックだけの内容は、ただの宣伝として認識され採用されづらくなります。』

世の中に対し、あなたの製品・サービスがいかに人々にとって必要なのかという理由を説明できるようにしておくことが重要です。

⑥プレスリリースを書くときは難しい言葉は使わない

プレスリリースで使用する言葉は、業界の人しかわからないような専門用語や業界用語は極力避けるのがベスト。どうしても自分の業界に長くいると、現実と乖離している場合がありますので、社外の人に協力してもらってチェックしてもらうといいでしょう。

⑦プレスリリースを書く場合に図や表を挿入することも検討してみる

プレスリリースに写真だけではなく図や表を挿入することを、積極的に考えてみるのも良いでしょう。記者がじっくり読まなくても、直観的に分かるように作成します。

⑧プレスリリースのお問い合わせにはいつもつながる連絡先を記入する

プレスリリースの文末には、「会社名・部署名」「担当者名」「電話番号・メールアドレス」を記入します。連絡先は、記者が興味を持った時にすぐに連絡がとれるものに。せっかく先方が興味をもってくれても、こちらに連絡がとれないために掲載は見送られたとなれば、損失は大きくなります。

会社の電話番号は、担当者がいなくても連絡を受けることができるように、代表の電話番号を記入するのも一つの方法です。それができないのであれば、個人の携帯番号を載せてみるのも良いでしょう。

PRのスイッチ

■プレスリリースの文末に記入しておくとよいものは他にもある

文末に連絡先のほか、記入しておくとよいものに「会社概要」「詳細な製品情報」「一般からの問い合わせ先」などがあります。プレスリリースは簡潔なものが良いといわれる一方、たくさんの情報を求めている人たちもいます。
どこで誰とつながるか分かりませんので、プレスリリースを通して多めに情報を提供しておくのも一つの戦略です。

■その他、プレスリリースをメディアに送る前に確認する11のチェックポイント

そのほかにも、広報担当者として押さえておきたいプレスリリースの書き方のポイントを一気に列挙しました。
あとで「しまった!」とならないよう、ざっと目を通しておきましょう。

  1. タイトルは簡潔、かつ魅力的な内容になっているか
  2. 内容に間違いはないか
  3. 内容に情報の抜け漏れはないか
  4. 分かりやすい文章になっているか
  5. 過度な誇張表現はないか
  6. リンク先のURLは間違っていないか
  7. 日付や西暦は間違いなく記入されているか
  8. 正しい画像を添付しているか
  9. 誤字脱字はないか
  10. 複数人でチェックしたかどうか
  11. 客観的かつ情熱がこもっている文章か

 

プレスリリースを書いてメディアに送る直前に、これら11のチェックポイントで確認してみると良いでしょう。
過度に誇張されていない、抜け漏れがない客観的文章を、情熱的に書き込んでいるかどうかを複数人でチェックします。

■プレスリリースを書く際には配色やデザインに過度にこだわる必要はない

広報戦略を考える人々

また、私が広報担当者向けに「プレスリリースの書き方セミナー」などをすると、良くある質問がプレスリリースのデザインについてです。

通常、デザインが凝っているものは評価が高くなることが多いもの。しかしながら、プレスリリースを書く場合はそこまでこだわる必要がありません。むしろ、見にくくなったり、かえって本質が捉えにくくなります。

コスメやアパレルなど、デザインに通じている業界であればわからなくないですが、それでも私は「普通のフォーマットを活用しましょう」と進言するようにしています。相手はディレクターや記者であり、消費者ではありません。写真の画質などは意識しながらも、なるべくシンプルに作成することを心がけてください。

■他社を参考にするためにプレスリリースを検索する

たとえば、プレスリリースの基本を把握したら、他社がどのようにやっているのか調べてみましょう。

・PRTIMES
・value-press
・ドリームニュース
・@press

などのプレスリリース配信サイトが有名。検索機能も充実しており、業種などでも絞り込むことができます。

さまざまな事例を把握することにより、自分なりの型を見つけることができます。一世を風靡した戦略PRという観点からも競合他社研究はおすすめ。ぜひ、いろいろ調べてみるとよいでしょう。*参考リンク:戦略PRをたった1分で理解する

■プレスリリースをメールで送る時はタイトルを注意する

メールでプレスリリースを送る場合、メールのタイトルにも意識します。なぜなら、タイトルが凡庸だと、メールをクリックして見てもらえないからです。思わずクリックしてしまうようなタイトル付けを考えます。

・個人宛ということを意識してもらうため一斉送信は避ける
・最後まで読んでもらえるよう親しみやすい文面にする
・添付ファイルを見なくてもいいように、メール本文にも同じ内容や画像を書き込んでおく
・プレスリリース配信サイトを使っている場合、URLを貼り資料をダウンロードできるようにしておく

その他に気をつける点として、以上のことを心がけると良いでしょう。

■プレスリリースの書き方を学んだらプレスリリース配信サービスを活用してみよう

プレスリリースの書き方をここまで説明してきました。プレスリリースは、作成すればするほどコツをつかめるようになります。まずは、実際書いてみて配信するところまでチャレンジをしてみましょう。

コツをつかめるまでは、記者にほとんど採用されないかもしれません。しかし、それでもいいのです。まずは行動してみることが大切です。

*この記事も参考になるかも?⇒メリットデメリット丸わかり!プレスリリース13社配信サービスを徹底比較

 

ディレクター伝授!プレスリリースネタを捻り出すプロ技3ステップ

PR会社の会議イメージ

プレスリリースの書き方で大切になるのが、デザインはもちろんですが、ネタ探しとストーリー作りです。
いざPRや広報でプレスリリースを打とうと思っても、そもそもネタ探しで苦労するという人は意外に多いもの。

そこで最後に、

PRネタを作り出す3つのステップ
切り口の見つけ方
ストーリーの作り方

などについて詳しく紹介していきます。

なお、ここからは、実際に制作会社オフィストゥーワンに所属していた元報道番組チーフディレクターに「採用したくなるプレスリリースネタを生み出す技法」を語っていただきます。他では聞けない情報ばかりです。

PR広報のスタートを切るために必要なネタとストーリー作りについて知りたい方は、ぜひ参考にしてみてください。

*参考リンク:企業の成長曲線を決定づける広報戦略8つの成功ポイント

■ますます必要になる情報開発

PR会社の情報開発風景

報道番組や新聞メディア向けにPRを行っていく上では、常にプレスリリースでPRのネタを提供していかなければなりません。とはいえそうそうPRネタは思いつかない…とお悩みのPR担当者も多いのではないでしょうか。

実は社内には、プレスリリースを書くためのPRネタはいくらでも転がっています。それに気が付くか、どういう切り口で取り上げ、どうコンテンツ化するかがキーポイントとなるのです。長年現場で情報開発をしてきたディレクター監修のもと、PRネタを作り出すための3つのステップをまずご紹介します。

ステップ1.自社の売りを見つけ出す

プレスリリースの戦略策定でPRネタを考えるときにまず重要なのが「自社の売りを見つけ出す」ということです。売りがそのままPRネタになるとは限りませんが、すべての基本となることなので最初にやっておくべきです。ただシンプルかつ根本的なことなのですが意外に難しいことでもあります。

自社の売りを見つけ出すためには、以下のような視点を持って考えて見るとよいでしょう。

  1. 経営方針…自社の業界で他と違う取り組みや方針を持っているか
  2. ビジネスモデル…独自の商品やサービス、技術提供などがあるか
  3. 老舗…長年お客様に愛されてきた歴史があるか
  4. 評価、信頼、実績…実績や事例、感謝の声が豊富か
  5. 商品開発力…ユニークなデザイン、高い性能などがあるか
  6. アフターフォロー、サービス…充実しているか、独自のものがあるか
  7. 納期、スピード感…短納期が可能か、対応スピードが早いか
  8. 価格…考えられないほどの低価格か、もしくは理由のある高価格か

 

こうした視点を持って、まずは自社の商品やサービスを洗いなおしてみてください。どこかしら他と違うところがあれば、そこが「売り」になるはずです。

どこか売りを見つけたら、次はその売りを「数値化」できないか考えてみましょう。数値化することで説得力が出て、ユーザーにわかりやすくなります。また、自社を分析するフレームワークとしては「VRIO分析」という手法を用いるのも有効です。

VRIO分析とは、

・Value(経済価値)…社会にどれくらいの価値をもたらしているか
・Rarity(希少性)…市場において珍しく希少性が高いものであるか
・Inimitability(模倣困難性)…歴史性やデザイン性、技術などの模倣が困難か
・Organization(組織優位性)…組織のメンバーが上記価値を正しく理解しているか

の4つの視点で自社の競争優位性をはかるためのものです。*参考リンク:VRIO分析の基本おさらい

特に前者になるほど重要な要素で、多くを備えているほど競争では有利となります。競争に欠けている点をあぶり出すのに特に効果的な手法ですが、備わっている点に注目し磨き上げることで売りを見つけ出すことにもつながります。企業の成長を考える際、こうした分析は不可欠なので、やっておいて損はありません。

ステップ2.時代の流れをつかむ

自社の売りを発見したからといって、それだけをアピールしても効果的なPRとはなりません。
自社の売りを効果的なPRネタとして使うには、時代の流れをつかみ、それに沿ったコンテンツ作りをしていく必要があります。

時代の流れには大きく分けて2つあります。

♥毎年行われるイベント
バレンタインデー、クリスマス、母の日、父の日、お中元、お歳暮
ゴールデンウイーク、エイプリルフール、お盆、衣替えなど

♥その年ならではのトレンド
東京オリンピック、消費税増税、スカイツリー開業、天皇の退位、
起業ブーム、断捨離ブーム、その年ならではのダイエットなど

これら2つについてはどちらが上というものでもなく、自社の売りと相性の良いものを選んで組み合わせる必要があります。
特に短期的な効果が大きいのはその年ならではのトレンドやイベントですが、効果が大きいからと言って無理やり組み合わせるのでは本末転倒です。

逆にこうした時代の流れから自社の売りを考えることもできます。
PRネタを考える立場にある人は、世の中のトレンドに対し常にアンテナを張っておかねばなりません。

ステップ3.知りたくなるコンテンツに加工

自社の売りと時代のトレンドをうまく組み合わせることで、魅力的なPRコンテンツとなります。
どんなに魅力的な売りでも、「なぜ今それを発信するのか」という点がぼやけていると存在感は弱くなってしまいます。

また、うまく「加工」することも大切です。PRの手法は非常に多様化しており、使い方ひとつで大きく印象は変わります。近年はSNSやソーシャルメディアの比率が高くなっていますが、固い内容である場合は新聞などの方が相性はいいこともあります。逆にライトな内容ならばSNSでの拡散を狙ったキャッチーな文面に加工するほうが高い効果が狙えるでしょう。

*参考リンク:SNSやソーシャルメディアを広報に活かすには

たしかにメディア側から見ると、情報コンテンツの在り方もアレンジが必要です。採用されるコンテンツを目指して工夫と改善を重ねていきましょう。

■効果の出るプレスリリースを書く際の切り口の見つけ方

なお、プレスリリースを書く際の切り口を考えるときは、ヒト、モノ、カネ、情報の4つの経営資源に注目すると切り口を見つけやすくなります。

♥ヒトを起点にする

会社はヒトがいなければなりたちません。PRのネタ探しというと、商品やサービスなど生み出した「モノ」に注目しがちですが、実はそれを作り出した「ヒト」にこそ魅力は詰まっています。

特に強力なのが経営のトップです。社長、会長など、経営のトップは会社の「顔」。
トップが語ることはプライベートでもなんでもPRのネタになります。それ以外の層に目を向けるのも面白いものです。年齢、社歴、所属部署、役割、プライベートの状況など様々な属性で見ていくとPRネタの切り口は見つかりやすくなります。

たとえば子育て中の社員や介護中の社員がいれば、待機児童の問題や高齢化など時代のトレンドにも合うネタが作れそうですし、そういう属性の社員をサポートする会社の制度や仕事を効率化するコツなどもネタになりそうです。また新製品や新サービスが登場したら、それを作った社員にフォーカスするとストーリーのあるPRが可能となります。

♥モノを起点にする

ほとんどのPR担当者が「モノ」を起点にしてPRネタを考えますが、モノがあふれている現代は「新しい」という切り口だけでは弱いです。新しい以外にも、以下のような切り口で見てみましょう。

  1. 珍しさ
  2. 時流にのっているか
  3. 他社との協力関係
  4. 実績
  5. 四季や入社、異動など季節
  6. 限定(世界初に限らず、日本初、業界初、部門初などニッチなところでも)
  7. おトク、使える、役立つ
  8. インスタ映えなどビジュアル性の良さ

こうした切り口で見れば、新商品だけでなく、すでに定番となっている商品を新しい切り口でPRのネタとすることはできるでしょう。

♥おカネを起点にする

おカネの話はユーザーに嫌がられるのでは、と思うかもしれませんが、実はそんなこともなく、意外といいネタになります。
経営戦略や事業計画といったものはもちろんのこと、コスト削減のための取り組みや、生産性を向上させるための取り組みなどは専門誌やホームページのネタとして人気のコンテンツです。

カネの切り口をヒトの切り口とかけあわせるのももちろんありです。コスト削減に一役買うアイデアを出した人という立役者的観点でもいいですし、会社の経営状態を知って驚いた社員という観点も面白いです。ユーザーをターゲットとするのなら、顔が見えるPRの方が好感度が上がりやすいので積極的に活用していきましょう。

♥情報を起点にする

売り上げデータを元に、業界の動向や業界の情報を発信するというPRのネタ作りも可能です。
業界の動向を総括するようなPR発信を行うと、業界のリーディングカンパニーという印象付けができるというメリットもあります。

*この記事もお役に立ちます:ストーリーPRの効果的な仕掛け方

プレスリリースの写真

■プレスリリースのストーリー作りに必要な取材の3つのコツと注意点

ネタや切り口を見つけたら、外に向けて発信するための「ストーリー」を作る必要がありますね。
ネタそのものの価値をストレートに伝えるのも大事ですが、なぜその魅力を持つようになったのかという理由を間接的に伝えることで、より好感度を持ってもらいやすくなります。

広報担当者がプレスリリースのストーリーを作り上げていくときには取材が欠かせません。
ただ取材のときも、事前準備なしで取材をしてしまうと実際に発信するときにうまくストーリーが作れなくなってしまうため、取材の段階である程度ストーリーを作っておくことが必要です。

プレスリリースを書くための取材時に意識したいポイントは以下の3点です。

アピールしたいネタのポイントを意識しておく
過去から未来へと時系列で話を聞いていく
取材時間は30分程度にとどめる

それぞれのポイントについて詳しく見ていきます。

*この記事もストーリー作成に役立つかも:凄腕PRパーソンは「広報会議」を隠れてチェックしていた?

1.アピールしたいネタのポイントを意識しておく

取材される側がPRについての知識や意識を持っているケースはあまり多くありません
そのため、取材する側がPRに使えそうと思うネタのポイントを意識しておくことが大切です。

話を無理に誘導する必要はありませんが、意識しておくと質問するべきことがクリアになりますし、脱線した時も話を元に戻しやすいです。
「こういうことをアピールしたいんですが何が話せますか?」というように質問してみるとよいでしょう。

2.過去から未来へと時系列で話を聞いていく

人間の脳は時系列で情報が整理されているため、時系列にそって話をしていくと無理なく話すことができます。
聞く側としてもスムーズに聞くことができますし、まとめやすいです。

PRネタとして発信する際は必ずしも時系列でなくていいですが、取材時は時系列で質問を進めるのがおすすめです。

3.取材時間は30分程度にとどめる

取材時間は30分程度を目安にしましょう。
それ以上長いと起こすのが大変ですし、無駄な部分がかなり出てくるので適度なところで切り上げるほうがまとめやすくなります。

取材でネタを深く掘り起こしたら、実際のストーリー作りです。

まずストーリーに必要な要素を知っておきましょう。絶対に必要なのは以下の3つです。

・主人公
・困難、障害
・成功

おそらく取材した場合、この3つは確実に登場しているはずです。
取材内容から整理しておきましょう。

整理したらストーリーの流れに落とし込んでいきます。ストーリーには「コミュニケーション特化型」と「企業の具現化・特化型」の2種類があります。前者はユーザーが自分を想定して考えやすくするようにするもの。後者は企業を身近に感じてもらうためのものです。

流れを作るとき、どちらがより最適なのかを考えて作るとより伝わりやすい文章になります。

流れはまず時系列で整理するのが取材時同様わかりやすいのでおすすめです。
ただ時にはわかりやすくなるよう、時系列を前後させるのもありです。まず時系列で起こしていき、関連するトピックを肉付けしたうえで再度読み直すとどこを直せばいいかわかるでしょう。

 

まとめ ラストも肝心!プレスリリースライティング5つの総仕上げポイント

PR広報戦略を真剣に考える人々

とはいえ、取り上げるかどうかを決めるのはメディアの方です。以前の私が担当していた報道管轄のスタッフルームには数多くのプレスリリースが毎日入り、一瞬のうちに読むか読まないかを判断されます。メディアの気を引くようなプレスリリースを作らないと読んでもらうことすらできません。

ここでは最後にもう一度、絶対押さえておきたいプレスリリースのチェックポイントを5つ紹介します。

①とにかくタイトルが大事

プレスリリースで最初に目に入るのはタイトルです。
タイトルに魅力がなければその後の本文やリード文を読んでもらうことはできません。

タイトルを魅力的なもの、インパクトあるものにするために最大限の工夫をしましょう。
タイトルを考えるときは、「タイトルだけでプレスリリースの内容がある程度伝わるか」「インパクトがあり、読みたいと思わせることができるか」を意識してください。

サブタイトルも含め、商品やサービスが解決できる課題とその方法を盛り込むのが一般的です。
文字数は20~60文字程度、長くても80文字程度と限られているので、商品名やサービス名は無理に盛り込まなくてもOKです。

②写真や図表で注目させる

注目させるのに、写真や図表を用いるのは効果的な方法です。
文章だけのプレスリリースより、写真や図があるプレスリリースの方が目に留まりやすくなりますし、わかりやすいです。

写真や図表を使えば文字数を減らせるので、冗長になるのを防ぐこともできますよね。

ただどんな写真や図表でもいいというわけではありません。
写真や図表があっても、それがわかりにくかったり、意味が分からなかったりしたら記者の注目をひくことはできないでしょう。
写真や図表を載せるときも、どんなものを載せたらわかりやすく魅力的に写るかを考えぬき、最高の1枚を載せるようにしてください。

③リード文は結論と重要なことから

タイトルに続いて読まれるのがリード文です。
リード文は結論から、重要なことから書くようにしましょう。

挨拶文などは不要です。「○○社が△△という商品を販売することになった」というように、結論をわかりやすく書きましょう。
その際は主語述語をはっきりさせるようにという点も意識してください。

④インパクトあるワードを入れつつ誇大表現は取り除く

プレスリリースを取り上げてもらうには、インパクトある情報やワードを盛り込む必要がありますが、それが誇大表現や冗長表現にならないように注意しなければなりません。メディアは誇大表現や冗長表現を好まないためです。

社会的な事実を客観的な表現で書くことを意識しましょう。そのうえで、人の興味を引くようなインパクトある情報やワードを盛り込むようにします。インパクトがあり、興味を引く要素の一例としては以下のようなものがあります。

・新奇性…はじめて、最も、革新的、今までにない など
・限定性…冬季限定、北海道限定、30代の女性のみ、先着100名 など
・ストーリー性…全く違う前職の経験を活かして作り上げた、開発に10年かかった など
・数字による具体性…過去3年間でシェアが130%増、リピート率95% など

こうしたワードはなるべく盛り込み、記者の注目を引けるように意識しましょう。
「はじめて」などは、「業界初」「地域初」「令和初」など、視点を変えるだけで盛り込むことができることも多いワードなので、視点を変えて考えるのも大切です。

⑤連絡先はすぐにわかるように

最後にプレスリリースの基本的なことですが、連絡先と担当者をきちんと明記します。
担当者は複数書くと、連絡がつながりやすいでしょう。

・問い合わせ先
・会社名、担当者名、電話番号、FAX番号、自社HPや情報に関するURL

会社のひな型がある場合はそれを使うことで、会社のブランディングができるのでぜひ使いましょう。
これから作るという場合は、ブランディングに影響する部分でもあるので、見やすさとその会社らしさを意識して作るべきです。

 

【結論】 初心者だからこそプレスリリースの書き方を武器にする価値がある

今回の記事では、現役のディレクターのリアルな話を織り交ぜつつ、プレスリリースの書き方という視点から、PR広報の担当者が知っておくべき知識を網羅的にご紹介しました。

そのステップをまとめると、以下のような流れになります。
・プレスリリースは見やすさとインパクト、わかりやすさが大事
・インターネット社会の昨今は情報発信の仕方も変わりつつある
・メールでのプレスリリースは紙のものと書き方の違いがあるので注意する

プレスリリースは広報にとって「武器」となります。
プレスリリースやニュースリリースの結果取材が来たとしても、費用は一切かかりません。

無料で巨額の広告効果が得られる、それがプレスリリースの最大の強みです。ただやみくもにやっても、うまくいくとは限りません。いくつかの注意点と決まりを守って工夫を凝らしましょう。アウトプットを繰り返すことでうまいプレスリリースも作れるようになります

1.PRのネタを作るには自社の売りと時代の流れをつかみ組み合わせることが必要
2.
切り口を考えるときはヒト、モノ、カネ、情報の4つをチェックするとよい
3.
取材時は聞きたいことをまとめておくこと、時系列で聞くことなどを意識すべき
4.ストーリーを作るときは時系列で整理してから考えて

 

以上の大切なポイントについてもきちんと整理して、PRのストーリー作りに活かして下さい。

PRネタを探すのはコツが必要ですが、訓練すれば多くのネタが見つかるようになります。プレスリリースを書いていないときでも、日ごろからアンテナの感度を高くしておきましょう!

 

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◎この記事を書いた人:上岡正明
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MBA(多摩大学院経営情報工学修了)
一般社団法人日本脳科学認知協会 理事、一般社団法人小児発達心理学学会 理事
株式会社フロンティアコンサルティング代表取締役

27歳でPR戦略、新事業開発のコンサルティング会社を設立。現在まで約20年間、実業家として3社のグループ会社を経営。
これまで、三井物産、SONY、三菱鉛筆など200社以上の広報支援、スウェーデン大使館やドバイ政府観光局などの国際観光誘致イベントなどを行う。また、大学院にてMBA(情報工学)修了。海外大学外部機関にて認知脳科学と神経心理学を研究、東京都公社や全国の大学で講演。それらは常に人気を博し、2ヶ月先まで予約が取れないこともある。

また、日本を代表するテレビ放送作家、脚本家としても活躍。「スーパーJチャンネル」「めざましテレビ」「ワールドビジネスサテライト」「タモリのスーパーボキャブラ天国」など人気番組、脚本家として日本テレビ系列のドラマ「ストーリーランド」を手掛ける。ビジネス作家としてはダイヤモンド社、朝日新聞出版社、総合法令出版、アスコムなどから8冊の著書を上梓。中国、台湾で翻訳本が出版され、シリーズ累計30万部(Amazonの著者紹介ページ)。所属学会として日本神経心理学会、日本行動心理学学会、行動経済学学会、一般社団法人日本行動分析学会、一般社団法人日本脳科学認知学会、一般社団法人小児発達心理学学会などがある。

【この記事を執筆した上岡正明の主なメディア露出実績(外部リンク)】
・上岡正明が特集された東洋経済オンラインの記事
・6000万人にクチコミを広げた事例を紹介する朝日新聞メディアの記事
・戦略PRについて語る戦略経営者の特集記事
・バズる「8×3の法則」について紹介されたLifeHackerの記事
・上岡正明の週刊ダイヤモンドの連載記事
日経STYLE(日経ヴェリタス)の寄稿コラム
・多摩大学院公式サイトでベストセラー作家のMBA卒業生として紹介されました

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