プレスリリースの書き方、誰でもできる11の法則【PR業界20年のプロが伝授!】
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2019.07.12

プレスリリースの書き方、誰でもできる11の法則【PR業界20年のプロが伝授!】

リリース配信のイメージ

プレスリリースの書き方は一度覚えてしまえば、それほど難しくはありません。

とはいえ、プレスリリースと聞くと、

・会社で初めてプレスリリースを出すのだが、業者に頼まずに自分でやりたい
・部署が異動しPR担当になってしまったのだが、やり方が分からない

と感じている方も多いのでないでしょうか?
そこでこの記事では、PR初心者がつまずきそうなポイントを中心的にPRの専門家の観点から解決します。

具体的には、

  1. プレスリリースの文面の書き方
  2. プレスリリースを送る前にチェックするポイント
  3. プレスリリースの書き方を学ぶ方法

 

の順番でご紹介していきます。
8分ぐらいで読めますし、悩みが劇的に改善される可能性が高いのでまずはご一読を!

 

プレスリリースの書き方の基本構造はシンプル

・A4縦向きで1枚が理想
・WordかPowerPointで作成後、PDF形式で完成させる
・フォントは明朝体かゴシック
・です・ます調の文体

プレスリリースは非常にシンプルな構造になっています。
量はA4 一枚が理想ですが、数枚になるパターンもあります。結論を常に先に書くことを意識し、なるべくシンプルにすることを心がけます。

■プレスリリースのタイトルが最も重要な要素

プレスリリースで一番重要なのは間違いなくタイトル。タイトル次第で記者がプレスリリースを読んでくれるかどうかが判断されるといっても過言ではないほどです。ではそのタイトルはどのようなものを書けばいいのでしょうか。

注意する内容は以下の3点です

・タイトルの長さは30文字以内
・形容詞をタイトルに入れないようにする
・タイトルにターゲットが明確に入っている

以下より説明していきます。

■タイトルの長さは30文字以内

タイトルの長さは、記者がぱっと見て判断できるぐらいの長さがベスト。どんなに長いタイトルを書いたとしても読んでもらえなければ意味がない。その意味では、瞬時に判断できる30文字程度に留めるのが無難です。

なるべく横に一行で収まるようにする。改行すると一機に見づらくなるので注意が必要。サブタイトルを付ける場合もタイトルと同様、30文字程度にすると見栄えがすっきりします。

■形容詞をタイトルに入れないようにする

タイトルは重要だからといって、誇張した内容はご法度。プレスリリースはあくまでも事実を正確に伝えることを主としています。あくまでもマスコミは客観的に報道することを忘れないようにしたいものです。

とはいえ、目を引く内容にしないと記者には読んでもらえません。そこで重要なのが、誇張せずにインパクトのある内容にすること。そのために検討してほしいことが「数字」と「固有名詞」をタイトルに盛り込むことです。

「数字」と「固有名詞」があると、タイトルが具体的になります。その上、事実を伝えているだけですので誇張ではありません。初心者ほど形容詞を多用します。形容詞はあくまでも自分の基準ですので、客観的な文書であるプレスリリースにはなじまないということを覚えておくと良いでしょう。

■タイトルにターゲットが明確に入っている

ターゲットが明確になっていると、プレスリリースから受け取るメッセージが理解しやすくなります。そのため、見てほしいターゲットが自分のことだと認識できる文言はできるだけ入れるようにします。

■プレスリリースの写真は高解像度で高インパクトなものを使用する

タイトルの同様に目につくのが、写真。プレスリリース内に写真を1,2枚入れておくと効果的です。記者がプレスリリースの内容を瞬時にイメージできるものでないと、採用されませんので、イメージが湧きやすいようになるべく鮮明、かつインパクトのある画像を使用したいものです。また写真の画像データは、記者に対して提供できるように配慮しておくと好感度が増します。

なぜなら、記者が自ら素材を探す手間が省けるからです。このような、小さい配慮が実を結ぶこともありますので手を抜かないようにします。

プレスリリースの成否は、タイトルと写真でほとんど決まってしまうと考えても良いほど。念には念をいれ、時間をかけて作成します。

■プレスリリースのリード文は1~3文程度でシンプルにまとめる

リード文とはプレスリリースの本文の内容を簡潔にまとめたもの。5W1Hを意識し、リード文だけを読めば全体像がわかるようにします。できれば1~3文程度に抑え、もし収まらない場合は、注釈をつけるなどをして分かりやすくする工夫を凝らします。

プレスリリース本文は記者の視点に立ち5W3Hを意識して執筆する
プレスリリースは客観的に見て有益な情報をメディアに提供します。そのために、他人が読んでわかりやすい文章を書くことが重要。そのためには、必要な要素を漏らさないように書くことが秘訣です。

具体的には、5W3Hが入っていると分かりやすくなります。

・When(いつ)
・Who(誰)
・What(何)
・Where(どこ)
・Why(なぜ)
・How(どのように)
・How long(どのぐらい)
・How much(いくら)

■プレスリリースのヘッダー

プレスリリースの最上部にある箇所がヘッダーと呼ばれるエリアです。ヘッダーには、報道関係者宛に作成したことが分かるように、ロゴを含めた会社名、および配信日時を記入します。ヘッダーの部分は、一度作れば毎回使うことができますので、テンプレート化しておくと便利です。

■プレスリリースの内容には社会的意義は不可欠

多くのプレスリリースの内容は、宣伝したいという意識が働きすぎ「商品・サービスのスペック」の説明に終始しているものも多い。プレスリリースは、社会的な意義があるものだからこそ記者が取り上げます。よほどの画期的なものでもない限り、スペックだけの内容は、ただの宣伝として認識され採用されづらくなります。
世の中に対し、あなたの製品・サービスがいかに人々にとって必要なのかという理由を説明できるようにしておくことが重要です。

■プレスリリースを書くときは難しい言葉は使わない

プレスリリースで使用する言葉は、業界の人しかわからないような専門用語や業界用語は極力避けるのがベスト。どうしても自分の業界に長くいると、現実と乖離している場合がありますので、社外の人に協力してもらってチェックしてもらうといいでしょう。

■プレスリリースを書く場合に図や表を挿入することも検討してみる

プレスリリースに写真だけではなく図や表を挿入することを、積極的に考えてみるのも良いでしょう。記者がじっくり読まなくても、直観的に分かるように作成します。

■プレスリリースのお問い合わせにはいつもつながる連絡先を記入する

プレスリリースの文末には、「会社名・部署名」「担当者名」「電話番号・メールアドレス」を記入します。連絡先は、記者が興味を持った時にすぐに連絡がとれるものに。せっかく先方が興味をもってくれても、こちらに連絡がとれないために掲載は見送られたとなれば、損失は大きくなります。

会社の電話番号は、担当者がいなくても連絡を受けることができるように、代表の電話番号を記入するのも一つの方法です。それができないのであれば、個人の携帯番号を載せてみるのも良いでしょう。

■プレスリリースの文末に記入しておくとよいものは他にもある

文末に連絡先のほか、記入しておくとよいものに「会社概要」「詳細な製品情報」「一般からの問い合わせ先」などがあります。プレスリリースは簡潔なものが良いといわれる一方、たくさんの情報を求めている人たちもいます。
どこで誰とつながるか分かりませんので、プレスリリースを通して多めに情報を提供しておくのも一つの戦略です。

 

その他、プレスリリースをメディアに送る前に確認する11のチェックポイント

  1. タイトルは簡潔、かつ魅力的な内容になっているか
  2. 内容に間違いはないか
  3. 内容に情報の抜け漏れはないか
  4. 分かりやすい文章になっているか
  5. 過度な誇張表現はないか
  6. リンク先のURLは間違っていないか
  7. 日付や西暦は間違いなく記入されているか
  8. 正しい画像を添付しているか
  9. 誤字脱字はないか
  10. 複数人でチェックしたかどうか
  11. 客観的かつ情熱がこもっている文章か

 

プレスリリースをメディアに送る際、これら11のチェックポイントで確認してみると良いでしょう。
過度に誇張されていない、抜け漏れがない客観的文章を、情熱的に書き込んでいるかどうかを複数人でチェックします。

 

プレスリリースの配色やデザインには過度にこだわる必要はない

通常、デザインが凝っているものは評価が高くなることが多いもの。とはいえ、プレスリリースの場合はそこまでこだわる必要がありません。コスメやアパレルなど、デザインに通じている業界であれば、敢えてこだわるという選択肢も考えられます。
しかし、一般の会社であればコストパフォーマンスを意識したほうが良さそうです。プレスリリースはあくまでも内容が重要。写真の画質などは意識しながらも、なるべくシンプルに作成します。

■他社を参考にするためにプレスリリースを検索する

プレスリリースの基本を把握したら、他社がどのようにやっているのか調べてみましょう。

・value-press
・@press
・PRTIMES

などのプレスリリース配信サイトが有名。検索機能も充実しており、業種などでも絞り込むことができます。

さまざまな事例を把握することにより、自分なりの型を見つけることができます。PRから見た競合他社研究はおすすめ。ぜひ、いろいろ調べてみるとよいでしょう。

■プレスリリースをメールで送る時はタイトルを注意する

メールでプレスリリースを送る場合、メールのタイトルにも意識します。なぜなら、タイトルが凡庸だと、メールをクリックして見てもらえないからです。思わずクリックしてしまうようなタイトル付けを考えます。

・個人宛ということを意識してもらうため一斉送信は避ける
・最後まで読んでもらえるよう親しみやすい文面にする
・添付ファイルを見なくてもいいように、メール本文にも同じ内容や画像を書き込んでおく
・プレスリリース配信サイトを使っている場合、URLを貼り資料をダウンロードできるようにしておく

その他に気をつける点として、以上のことを心がけると良いでしょう。

プレスリリースの書き方を学んだら実際配信してみよう

プレスリリースの書き方をここまで説明してきました。プレスリリースは、作成すればするほどコツをつかめるようになります。まずは、実際書いてみて配信するところまでチャレンジをしてみましょう。

コツをつかめるまでは、記者にほとんど採用されないかもしれません。しかし、それでもいいのです。まずは行動してみることが大切です。

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