コンタクトリストの具体的な作成方法３ヶ条

せっかくＰＲ計画や企画立案をしても、メディア媒体リストやメディア記者へのコンタクトリストがなければ、アプローチが遠回りになってしまいます。

ここでは、コンタクトリストの必要性と作成方法についてご説明したいと思います。

ターゲットとなるメディアを決め、確実に情報を届ける

メディア露出や取材のきっかけとなる「リリース」。
誰にも読まれなければ、ただの紙と化します。そして費やした労力と時間も無駄になってしまいます。

読まれる第一歩は、まず、「メディアに届ける」ということ。

メディアに届ける方法は、FAX、メール、郵送、手渡しと様々ですが、ＰＲしたい商品やサービス内容によってターゲットとなる媒体は変わってきます。

例えば、あなたの会社が新製品を発表したとします。その製品は40代の働く女性をターゲットとしたルームウェア。
素材はオーガニックコットン。コンセプトは「オフタイムで大人の女性は美しくなる」。

この製品をメディアに取り上げてほし、広く認知させたい、と考えたとき、どの媒体・どの枠を狙ってリリースを配信しますか？

おそらく、ファッション雑誌であれば「STORY（光文社）」「DRESS（GIFT）」など大人の女性をターゲットとした媒体に掲載したい、と考えるでしょう。

新聞であれば「日経MJ」、テレビであればドラマ出演している40代女性憧れの女優に着用してほしい、と願うかもしれません。

PR会社が必ず使うコンタクトリストとは

このようなメディアが保有する媒体の中にはコーナーが存在しており、コーナーごとに担当者・記者がいます。

ＰＲしたい内容はどの媒体のコーナーに当てはまるのか。メディア側の企画意図に沿った アプローチができるのか。最終目的を踏まえたうえでターゲットとなるメディアを選定し、確実に情報を届ける必要があるのです。

もちろん「数打ちゃあたる」ということもあります。
が、根気よく続けるのであれば、やはり効率よく掲載頻度を上げる手法を選びたいところです。

そこで注意しなければならないのは、全ての媒体へ手あたり次第にアプローチしてしまうと「私たちには関係ない情報がいつもくる」とメディア側の迷惑になり、拒絶される可能性もあります。

そうなってはＰＲ（良好な関係を築く）の意味が無くなってしまいます。

そこで必要となるのが「コンタクトリスト」です。
ＰＲ内容を取上げて世に情報発信してくれるメディアをリスト化し、コーナーごとの担当者や露出傾向などオリジナルのデータベースを作っていきます。

では、コンタクトリスト作成のポイントを押さえましょう。

媒体を洗い出し、データを入手。メンテナンスも欠かさずに！

１.媒体の洗い出し

まず、世の中にどのようなメディアが存在し、それぞれの媒体がどのような特徴をもっているのか把握しましょう。

ＰＲしたい商品やサービス、テーマによって露出可能な媒体は異なります。どのメディアに取り上げられたいのか。掲載確率が高い媒体はどれか。選定する上でも非常に重要なことです。

２.各媒体のデータを入手

先ほども述べましたが、媒体にはコーナーがあり、部署も担当者も窓口もそれぞれ異なります。
そのため、各コーナーの属性や内容、連絡先、担当者を知らなければ、リリースを確実に届けることができません。

通常、自社でＰＲ活動を完結しようとするならば、プレスリリースを配信して媒体側からの連絡を待っている、というケースが多いかもしれません。。それではメディア掲載が遠のいてしまいます。

キャラバン含め、掲載確率をアップさせたいのであれば、メディアの詳細情報を得ることが必須です。
フロンティアコンサルティングでもマスコミリストを用意しておりますので、ご活用ください。

３.コンタクトを取った媒体の情報を追加・修正

リリースを送ったメディアや直接話をした担当者、そこで得た情報を追加していきます。

情報をデータベース化することで、会社の財産となります。
自社のＰＲ・広報担当者が変わった時でも安心ですし、なにより長期にわたりメディアとリレーションを図ることができます。
また、媒体側も担当者が変わる時がありますし、休刊や番組終了する場合もあります。

リストはメンテナンスし、常に最新の情報にしておきましょう。

まとめ　メディアが要求している内容を、適した媒体へ

フロンティアコンサルティングは、保有している約４,１００のマスメディアリスト及び弊社と懇意にしている記者コンタクトリストから、御社プレスリリース内容に適した媒体を２００～３００程度抽出します。

そして、抽出した媒体に対して、作成したプレスリリースを配信いたします。

特に、東京キー局を中心とするテレビ番組からの取材獲得とポータルサイトニュースへの掲載／ＳＥＯを組み合わせたクロスメディア戦略を中心に、各種媒体へのＰＲ露出を総合的、継続的に図っていくことで、売上げに直結する「トータルＰＲサービス」を提供します。