広報担当者がメディア関係者に直接会うメリット、具体的な方法やポイント５選

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この記事では広報・PR担当者の皆さんに向けて、メディア関係者に直接会うためのポイントなどについてお伝えしていきます。

特に「なかなかメディア採用につながらない」とお悩みの広報・PR担当者は、思い切ってメディア関係者と面談することを考えると道が開けるかもしれません。

本記事では、メディア関係者に直接会うメリット、そのための方法・ポイント、会うための連絡ステップなどに関して解説します。

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広報・PR担当者がメディア関係者に直接会う2つのメリット

広報・PR担当者がメディア関係者に直接会うことのメリットは主に2つあります。メールなどでほとんどのやり取りを済ませることも可能な時代ですが、検討してみてはいかがでしょうか。

メリット①：提供できる情報量・解像度がケタ違い

アプローチメールやプレリリースに比べると、やはり提供できる情報量がケタ違いです。場合によってはプレリリースの数十倍の情報を1回会うだけで伝えることができるかもしれません。

この「数十倍」ですが単に「量」だけでなく、「解像度」「鮮明度」もケタ違いだからこその数値です。同じ情報を伝えるとしても、直接顔を合わせていれば「疑問点」「深掘りしたい点」などにすぐに届きますが、メールなどのやり取りではどうしても時間がかかってしまいます。

また、表情や声色、身振り手振りも伝わるからこそ、情報の重要性や微妙なニュアンスなども伝わりやすくなります。

メリット②：広報・PR担当者の人柄が最後の決め手になる場合もある

特に大手メディアの場合は日々大量の情報が寄せられているため、メディア関係者としては「ほとんどは振るい落とす」という状態かもしれません。

そして「同じレベルの情報」を持ってくるメディア関係者が複数人いれば、その中から「情熱のある人」「メディアへの理解度が高い人」などを選びたくなるのも自然なことですよね。

言わば「とにかく自社の情報を届けたい広報・PR担当者」と、「山ほどの情報の中から厳選するメディア関係者」の違いです。

広報・PR担当者がメディア関係者に直接会うための方法・ポイント5選

それでは広報・PR担当者がメディア関係者に直接会うための方法・ポイントをいくつか紹介していきます。当然「直接会ってください」と連絡を入れるだけではほぼ不可能ですので、戦略を持って準備する必要があります。

ポイント①：会う意味がある情報を準備しないと、「資料をもらえれば十分です」で終わる可能性も

「直接会って提供する意味がある情報」を準備しないと、「資料かプレリリースを送ってもらえれば十分です」で話が終わってしまう可能性が高いです。そのため例えば以下のような情報・内容の用意をおすすめします。

• 商品の試供品などを準備して、その場で試してもらう
• グルメ関係なら実食してもらえる環境を整える
• 30分～1時間レベルのプレゼンができる準備をする

上2つは「物」を準備する方法で、一番下は「会うからこその物量」を用意する戦法です。実際、メディア関係者との対面の時間は30分ほどになる場合が多いので、最低限それくらいのプレゼンはできるように資料や「言葉」などを用意しておくことをおすすめします。

ポイント②：そのメディア・メディア関係者が求める情報を用意する

「自分が言いたい情報」ではなく「求められている情報」を用意するのが、直接会う場合に限らず広報・PRの鉄則です。「求められている情報」の準備の仕方は主に2種類あります。

✅その①：そのメディアにある程度合っている「特ダネ」を準備する

特ダネ（まだ世に出ていない情報・他のメディアに送らない情報）の価値は高いので、「特ダネを提供できます」と伝えれば直接会える可能性が上がります。

特ダネ自体に価値があるため「そのメディアとのマッチ度」がそれほど高くなくても、直接会うことができるかもしれません。

✅その②：そのメディアの読者・視聴者に合う情報を準備する

毎回特ダネを準備できるわけではありません。そして特ダネを用意できない場合は、そのメディアの読者・視聴者に徹底的に合わせて情報を準備することをおすすめします。

「そのような都合のいい情報はない」と感じるかもしれません。しかし情報をそのまま提供するのではなく、商品やサービスの情報を「そのメディア向けの切り口」で整理すれば、そのメディアにウケやすい情報になるため手法としておすすめです。

なお当然ですが「そのメディアに徹底的に合わせた特ダネ」がベストですので、労力やタイミング的に可能であれば準備しましょう。

ポイント③：そのメディアの連絡先（担当者の連絡先）を見つける

まだ知らない場合は、もちろんそのメディアの連絡先（担当者の連絡先）を見つける必要があります。連絡先を探す方法は主に以下の通りです。

• 雑誌や新聞の署名記事（著者名が記載された記事）を読む→その名前でネット検索・SNS検索などをする→ヒットしたらコンタクトする
• 「記事名」でネット検索やSNS検索をかける→著者名からコンタクトする
• すでに連絡先を知っているメディア関係者に「○○担当の方の連絡先を教えてほしい」と頼む
• そのメディアの問い合わせ窓口などからコンタクトする

✅メディアに連絡して、担当者を聞く際のコツは？

メディア自体に連絡をして担当者の連絡先などを聞く際には、情報を細かく・鮮明に伝えるのがコツです。

例えば「グルメ系なのですが……」と言うだけでは飲食店、お取り寄せグルメ、キッチンカー系、飲食をスムーズに行うためのサービス、など色々な候補が出てしまいます。

そのため、「弊社のお取り寄せグルメ関連サービスについて情報提供をさせていただきたいのですが」などと伝えるのがコツです。

ポイント④：あくまで「情報交換（双方向）」がしたいことを強調する

少しのテクニックですがメディア関係者などに連絡したい場合は、「お伝えしたい情報があります」ではなく、「お話しをお聞きしながら情報交換がしたいです」「ご質問や情報のリクエストにも最大限お答えします」などと伝えることをおすすめします。

一方的な情報提供がしたいだけと思われると、先ほど解説したように「では資料を送ってください」で終わる可能性があるので注意してください。ここで間違えるといくら準備してきても台無しになる恐れがあります。

ポイント⑤：相手のスケジュールに合わせる

広報・PR担当者とメディア関係者は対等な関係であることが理想ですが、スケジュールについてはメディア側に最大限合わせましょう。ここでいう「スケジュール」には主に2種類あります。

✅「その人の都合」的なスケジュール

そのメディア関係者個人の都合の話です。

こちらからいくつか候補日程を出せば選んでもらえる可能性もあります。しかしメディア関係者は忙しい傾向にあるため「どれも無理です……」「○日の□時ではいかがでしょうか？」と逆提案されるケースもあるので、その際はできる限りの努力をして合わせましょう。

「メディア関係者に直接会うこと」の価値はとても高いので、少なくとも自社内で完結する業務は後回しにしてでも駆けつけるべきです。

また、なかなか都合つかなかったメディア関係者からある日突然、「今から○○に来ていただければ会えるのですが」などと言われることもあるので、その際もできるだけ足を運びましょう。

✅「メディア」としてのスケジュール

こちらはそのメディアのスケジュールに合わせた時期に足を運ぶという意味です。

例えばゴールデンウイーク、夏休み、ハロウィンなど時期・時季イベントに関係する情報を提供する場合は、それよりもかなり前にアポイントを取ります。

一例として月刊誌なら2か月以上前、新聞でも1か月以上前など。可能であればメディア関係者に直接連絡をして、「○○の時期の掲載に間に合わせるためには、いつ頃までに情報をお送りすればよろしいでしょうか？」などと聞いても構いません。

広報・PR担当者がメディア関係者に直接会うための連絡をするまでの3ステップ

続いては広報・PR担当者がメディア関係者に直接会うための連絡をするまでの手順やポイントをステップ分けして解説していきますのでぜひ参考にしてください。

ここでは「連絡先は入手しているものの、まだ連絡したことはない」と仮定してお話しします（必要に応じてステップをスキップ・調整してください）。

ステップ①：まずはメールかファックスで

いきなり電話をかけるとつながらない・印象が悪くなる可能性があります。そのためまずはメールかファックス（基本的にメール）で、「直接会いたいです」と伝えておくことをおすすめします。

ステップ②：次は電話で

ステップ①のメールやファックスからアポイントが取れるケースもありますが、叶わなかった場合は電話をしましょう。

なおメディア関係者に電話をかけるタイミングとしては、社内にいることが多い夕方以降がおすすめです。ただし相手企業の営業時間を超えないようにしましょう。

ステップ③：電話で言うべきことは？

電話がつながったら最初に「メールをさせていただいておりました○○です」と伝えましょう。相手がメールを読んでいない場合でも、これなら「メールはしてくれていたのか」と印象が良くなります。

そしてその後、「○○について対面で情報提供をしたい」「今後のためにご質問や情報のリクエストなどにもお答えしたい」という内容をさらに伝えます。

メディア関係者に直接会うことの重要性まとめ

広報・PR担当者がメディア関係者に直接会うことには大きなメリットがありますので、プレリリースなどを書く場合も最後の方に「直接会いたい」と明確に書いておくことをおすすめします。

ただ、メディア関係者は忙しいですし、「会わなくて済むならそうしたい」と思っている人も多いため、今回紹介した内容を参考にしつつ準備をして、戦略を練りながらアポイント取りにチャレンジしていただければと思います。

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