取材の事前準備って？広報担当者がメディアの取材前にすべきこと６選

特に「初めて取材を勝ち取ることができた!」という場合は、舞い上がってそのあと何もしなくなりがちです。

しかし、取材が決まってからも忙しさが変わることはありません。むしろ、取材後のほうがバタバタすると言っても過言ではありません。

では、広報担当者が取材前にすべきこと何か。今回は簡潔に6つ紹介します。

広報担当者が取材前にすべきこと３選

○1：取材してもらう媒体の最新号（番組）をチェックする

少なくとも最新号、テレビであれば最新回には目を通しておきましょう。

余裕があれば2～3号分、番組であれば2～3回分、新聞であれば1週間分くらいは読んでおきます。
そうして「どのような媒体なのか」を完全に把握しておかないと、「取材当日、なんとなくメディア関係者との話が噛み合わない」という事になり兼ねません。

ちなみに、この「相手の媒体を確認する」という行動は、プレリリースを送る前の段階でしておくべきです。
そうして、例えば「この雑誌のこのコーナーに掲載してもらえるように動く」などと方針を決めてから、プレリリースを作るわけですね。

ただ、取材前→雑誌や番組全体を数号、数回分チェックして「全体のカラー」を掴むことが大事
プレリリースを送る前→特定のコーナーや記事をピンポイントで3～6カ月分読んで、「局所的なカラー」を掴むことが重要、という差があります。

もちろん「プレリリースを送る前」の段階で、全体のカラーまで掴んでおくのが理想ですが。

○2：取材相手（記者等）のこれまでの記事に目を通しておく

「1」で解説した通り、「特定のコーナーの記事を数カ月分読んでおけば十分」という可能性もあります。
ただ、その記者が色々なコーナーで記事を書いているのであれば、それらに全て目を通しておきたいところです。

そして、取材前の段階でできれば、「○号の記事を読ませていただきました。○○の部分が特に面白かったです」など簡単なもので良いので感想を伝えておくと、相手からの印象が良くなります。

「わざとらしくてむしろ嫌われるのでは?」と感じるかもしれませんが、「的外れな感想・何にでも言えそうな薄い感想」でさえなければ記者は喜んでくれます。「自分の記事によって読者の感情を動かすこと」が記者にとって最大の喜びですので。

○3：当日取材相手に渡す追加資料の準備

「プレリリースの補足」や「会社のパンフレット」など、取材当日に追加で渡せるものがあれば準備しておきましょう。
ただ、特にプレリリースについては「取材前にきちんと渡しておけば、追加は出ない」というケースも少なくないので、無理に増やす必要はありません。

もう慌てない！取材前日に確認すべきこと３選

○4：「取材時に必ず伝えること」を確認しておく

社長や各部署のトップなどと打ち合わせをして、「取材時に必ず伝えること」を確認しておきます。

「今さらそんなことをしなくても大丈夫」と感じるかもしれませんし、実際そうなのかもしれません。
ですが、広報担当の仕事は、究極的に言えば「社長やトップの考えを世に広めること」です
から、いくら打ち合わせをしてもし過ぎることはありません。

・1カ月前
・1週間前
・前日

など3回くらいは打ち合わせをするのが理想です。

また、少し打算的ではあるのですが、「広報担当としてきちんと仕事をしていますよ」とアピールする意味もあります。
他の部署と違って、広報は基本的に「得体の知れない部署」ですからね。

○5：取材時に絶対に言ってはいけないことも確認しておく

・新商品情報
・他のメディアに売り込む情報
・「事実だが、明かすとイメージが悪くなりそうな情報」

など、取材のNGワードも確認しておきます。特に「社長インタビュー」が入る場合は、社長が話す時間が長くなるので気を付けましょう。

○6：取材の「想定受け答え（Q＆A）」を作っておく

「こう質問された、こう答える」という感じで、「想定受け答え集」を作っておきます。

広報担当本人が質問に答える場合は「ざっくり」作っておけば問題ないかもしれませんが、他の部署の方が答えるのであれば、できる限り細かく作成しておきましょう。

もちろん広報担当が独断で作るのではなく、きちんと相談して作りましょう。