今日は広報担当者やPRコンサルタント必須のメディアキャラバン時のメディアアポイントの取り方を徹底解説します。
協力してくれたのは、なんと！元オフィストゥーワン所属でTBSなどの人気バラエティーも手掛ける敏腕ディレクターＡ氏。聞き手は、同じく人気放送作家の上岡正明氏です。
お楽しみに！
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＊記事を書いた人：「めざましテレビ」「王様のブランチ」元放送作家
メディアアポイントに必要なコールドコールとは？
「初めての相手との電話での会話」のことを一般的に「コールドコール」と呼びます。
広報担当者の場合、電話相手は「雑誌編集者」「新聞記者」「テレビディレクター」「テレビ制作会社スタッフ」などですね。
プライベートであっても「誰かとの初めての会話」は緊張するものですが、それが仕事となるとなおさらです。
少しでも上手にこなすためにいくつかポイントを紹介します。
メディアアポのコールドコールを成功させる3つのポイント
◎1：コールドコールは1分で終わらせる
詳しい理由は後述しますが、コールドコールは目安として1分で終わらせてください。
「1分だけ頑張ればいい」と考えれば、精神的にも一気に楽になるはずです。
◎2：コールドコールの目標をハッキリさせる
コールドコールでの最低限の目標は、「次回以降も連絡を取れる関係を作ること」。
最大の目標は「面談や、長電話のアポイントメントを取ること」です。1分で終わらせるのですから、これくらいが限界です。
しかし、コールドコールの目標を「取材を取り付けること」にすべきと勘違いしている広報担当者が少なくありません。
1分でそこまでたどり着こうとするのは絶対に無理ですから長々と話すわけですが、ここで相手の立場になって考えてみましょう。
そう。「初めて話すのに、いきなりなんなんだろうこの人……」と思われるだけです。
◎3：相手の忙しさを理解する
ここでわざわざ1つのポイントとして紹介するほどに、メディア関係者は忙しいです。「1分で終わらせる」とは言いましたが、その1分でさえ嫌がられるかもしれない世界です。
それを強く意識しておけば、広報担当者の立ち回り方も変わるはずですし、1回1回の電話や面談の価値の重さが理解できるはずです。
1分メディアアポイントの構成例・5ステップ
では、1分間のコールドコールをどのように構成すべきなのでしょうか。
基本的には以下の手順を守ってくださればと思います。
◎1：「1分だけ時間をください」
最初に名乗ったら、
直後に「1分だけ時間をいただけないでしょうか。興味を持っていただけるかもしれないネタがあります」などと言います。
いきなり本題に入らず「1分で終わる電話です」と示さないと、
「忙しいので!」と言われて切られる恐れがあります。
そして、間髪入れずに「良いネタがありますよ!」と伝えるわけです。
◎2：「まだプレリリースを出していないネタなのですが」
それから、
「まだプレリリースを出していないネタです」などと言います。
これによって暗に
「ヨソを出し抜いて、特ダネ記事が書けるかもしれませんよ?」とアピールするわけですね。
この時点で電話を切られなければ掴みは成功です。
本題に入りましょう。
◎3：要点を話す
例えば、
・従来の価格の8割以下の新商品をリリースします
・○○業界では新発想となる△△のサービスを始めます
・弊社の社長は学生時代まで大変貧しい生活を送っておりまして……（社長のどん底エピソードはウケます）
などネタの要点を話します。
文章としてのプレリリースを作る際にも「最初に要点を伝える」のは非常に大事ですが、
「耳で聞くだけ」のコールドコールでは、より重要なポイントとなります。
◎4：理由を少し話す
例えば、「従来の価格の8割以下にできた理由」を少しだけ話します。
この際ポイントとなるのが、「全部は話さないこと」です。
相手に「え、もうちょっと詳しく聞きたい!」と思わせる内容にする必要があります。
◎5：連絡先を聞くorアポイントメントを取る
うまくいけば、
「資料をお送りしますので、ファックス番号をお教えいただけますでしょうか」
「詳しくお話したいので、改めてお時間を作っていただけますでしょうか」
「では、面談していただくことは可能でしょうか」
などと関係性を築くことができます。
意地でも相手のメールアドレス、個人の電話番号、ファックス番号のうちのどれかを聞き出してください（もしくは面談の約束をする）。
ただし、コールドコール時に三つとも聞き出そうとすると厚かましいと思われかねないので、基本的にどれか一つだけ教えてもらいましょう。
（相手が気に入ってくれたのであれば、全部教えてもらえるかもしれません）
言うまでもありませんが、魅力的な1分間コールドコールを作るのは非常に大変です。アドリブで話せるなどということは絶対にありません。事前に資料を作り、「相手がこう来たら、こう答える。ああ来たら、ああ答える」など、細かくチャートを作成しておく必要があるレベルです。
可能であれば、他の広報担当者（いなければ他の社員）を相手に練習しておきましょう。
メディア媒体別の電話が繋がりやすい時間帯
コールドコールで失敗すると、「やっぱりウチみたいな小さな会社の広報が相手にされるはずがないんだよ」などとすぐに諦めてしまう人がいます。
しかし、先ほどお伝えしたとおりメディア関係者は基本的に極端に忙しいですから、「ネタは良いのに、単純にタイミングが悪かった」ということもあり得ます。
そこで、媒体別に電話が繋がりやすい時間帯を紹介します。
◎1：新聞記者/午後5時～午後8時
多くの記者は午前中～夕方くらいまでは取材をするので、電話が繋がりにくいです。
しかし、午後5時前後からは会社に戻って記事を書くので捕まりやすくなります。記事は基本的に毎日書くので、平日であればほぼいつでもOKです。
ただし、午後8時くらいからはいわゆる「追い込み」の時間になるので、電話はしないほうがいいでしょう（そうでなくても夜ですし）。
◎2：雑誌編集者/校了日直後
校了日、つまりは締め切りのことです。
校了日の直後は普段と比べると忙しくありません。また、「今号も乗り切った!」ということで機嫌がよくなっている可能性があるので狙い目です。
逆に校了日直前に電話してしまうと、それだけで二度とやり取りができなくなるかもしれない……というレベルで嫌われます。（新聞社の比ではありません）
この校了日ですが、「雑誌名 校了日」で検索すると分かる可能性があります。なぜなら、「雑誌に広告を載せたい」と考えている人にとって重要な情報だからです。
それで分からなければ、広告担当部署などに直接電話をかけて、「今度広告を載せていただきたいのですが、校了日をお教えいただけますか?」などと直接聞いてしまいましょう。（これくらいのウソなら許容範囲のはず）
◎3：テレビ関係者/番組放送終了の2時間後
生放送の番組の場合、放送終了まで関係者が忙しく動き回ることになります。ですから絶対に電話をしてはいけません。
放送終了後、1～2時間ほど反省会を行う場合が多いので、そのタイミングを見計らって電話をしましょう。取材で不在になりやすいスタッフも、反省会にだけは出席する可能性が高いです。
メディア関係者と直接電話でアポイントするための裏技
最後にメディア関係者と直接話すためのテクニックを紹介します。それは、今回紹介したコールドコールを、新聞社、出版社、テレビ局などのすぐそばの場所でかけるというものです。
コールドコールで相手に興味を持ってもらうことが大前提ですが、最後に、
「ちょうどテレビ局の近くにいるのでお会いできないでしょうか?5分ほどで到着します」などと声をかけるのです。
こうすると、相手からの印象が「ああどうしようかなあ、会おうかなあ」くらいだったとしても、「せっかくだし会ってから決めるか」と考えてくれる可能性があります。
ただし、いわゆる「出待ち」はしないようにしましょう。
怖がられてしまう恐れがあります。やはり「5～10分くらい着きます」と言っておくのが無難です。
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