広報PRの引き継ぎ業務と方法｜引き継ぐべき意外なものとは？

「めざましテレビ」「王様のブランチ」「スーパーJチャンネル」元放送作家で広報スペシャリスト。テレビコメンテーター、MBA、多摩大学客員講師、経済産業省認定支援アドバイザー。ダイヤモンド、東洋経済、プレジデント、日経ヴェリタス等で経済記事連載中。より詳細なプロフィールはページ最後に。

大きな企業の場合は、異動によって広報の仕事からあっさり離れる事になる日がいずれ来るかもしれません。
その際は半月～1カ月ほどかけて、引き継ぎ作業をするかと思います。この引継ぎ作業で気を付けるべき事はあるのでしょうか。

引き継ぐべきなのは精神性！具体的には5つある

最も継承されるべきなのは「広報としての精神性」です。
誤解を恐れずに言いますが、他の部署と違って「日々を何となくやり過ごす」という姿勢では絶対に成り立ちません（それでは成果が出ないため）。

ですから、「広報に必要なのはこういう気持ちです」とハッキリ伝えましょう。

メディア関係者と関わり現場で戦っていくと、そのうち「腹芸」「駆け引き」を覚えるようになります。それももちろん必要でしょう。

ですが、最後にものを言うのは「誠実さ」です。誠実であれば人はついていきます。
誠実な人間に「ぜひ取材してほしい」と言われれば、相手も考えてくれる可能性が高いです。

「得体の知れないものであっても、目の前のチャンスには全部飛び込む」というくらいの積極性が必要です。
「放っておいてもメディア露出できる大企業」以外は、広報担当が「守り」に入ったら終わりだと考えてください。

「自社のアピール」をするわけですから、自社愛がなくては成り立ちません。
それも、「悪いところが全く見えなくなる愛」ではなく、「良いところも悪いところも知り尽くした上でも、それでも世に広げるべきという愛」が必要です。

基本的には協力体制を築くべきである「他社広報」「メディア関係者」「自社社員」などとも、ときには戦う必要があるかもしれません。すべてにおいて遠慮してしまったり、押しが弱いようではダメです。

「精神性」とは少し違うかもしれませんが、イベントや記者会見前には「同時タスクや仕事を次々早くこなす」というスピード感が大事です。

メディア関係者は多忙ですから、5秒返答に詰まるだけで「あ～、他あたりますね」という流れになってしまうかもしれません。
最初のうちは難しいかもしれませんが、とにかく常に迅速さを意識しましょう。

これらを例えば、

・誠実
・積極性
・自社愛
・闘争心
・スピード感

などと、紙で書いて張り出しておくと良いかもしれませんね。具体的な説明も入れてしまうとインパクトが薄れるのでおすすめしません。
「野球部の部室に貼り出してあるスローガン」をイメージしてください。

引き継ぎは直接的に成果に繋がる作業ではありませんから、できる限り迅速に進めたいところです。実際、それほど日数が与えられない事もあるはず。
とくに広報の仕事は属人的な内容が多いもの。引き継ぎしたところで、あとは本人が自分で学んで、失敗しながら成果を出していくしかありません。

ですから、「省いていい仕事」「簡略化していい仕事」には労力をあまり注がないようにしましょう。

いざ「引き続き資料」を作ろうとすると、「別に次の人に当てはまるかは分からないな……」という事ばかり出てくるはずです。

ですから、最低限の情報だけまとめておけば十分です。それもいらないと感じるのであれば、引き続き資料自体を作らなくて大丈夫です。
むしろ、あまり詳細に書き過ぎると、後任の方の自立心を損なう事になるかもしれません。

自身が築いてきた「記者リスト」などを全部引き継ぐ必要はありません。なぜなら、メディア関係者は「人間」と交流するよりも、「会社」と交流したいと考えているからです。

ですから、特に濃く関わってきた数名と顔を合わせて挨拶。他の人に関してはメールで挨拶する程度で十分です。
そして、「ゼロから人脈を作る」くらいの気持ちを作らせてください。