メディアキャラバンとは？手順やコツを広報PR担当者向けに解説

メディアキャラバンとは製品やサービスのサンプル、あるいはプレスリリースを持参して各メディアをまわり訪問する人的PR営業のこと。

直接訪問することによって、より効果的に各メディアにアピールすることができます。同時に記者やディレクターとの人間関係も構築できるため、メディア掲載の可能性も高まります。

つまり、プレスリリース配信後のメディアキャラバンが、広報活動の生命線となるのです。

広報活動はプレスリリースを配信するのが基本になりますが、記者に商品を目で見て触って体感してもらえ、かつ商品開発者から開発秘話や今後展望なども聞ければ、記者にイメージをより具体的に共有できるからです。また、掲載記事にボリュームをもたせることができます。

ここでは、そんなメディアキャラバンの方法や手順をどこよりもわかりやすく、詳しく解説していきます。

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メディアキャラバンとは

メディアキャラバンとは、企業や団体が複数のメディアを対象に、一括でプレスリリースや広報活動を行う取り組みのことを指します。複数のメディアに一度に接触することで、情報の一斉配信やメッセージの統一性を確保することができるというわけです。

また、現地での取材や対話を通じてメディアとの関係を強化し、信頼関係を築くことも重要な目的となります。

メディアキャラバンの実施には慎重な計画と準備が必要です。メディアのスケジュールや関心事に合わせて調整し、効果的な情報提供や取材対応を行うことが求められます。また、メディアキャラバンは時間と費用の面でも負担が大きいため、十分なリソースを確保することが重要です。

メディアキャラバンの3つの効果・メリット

メディアキャラバンの実施には、企業や団体が複数のメディアとの関係を構築し、効果的な情報発信を行うことが求められます。

ここでは、メディアキャラバンの3つの効果とメリットをご紹介します。

1. メディアリレーションの構築につながる

メディアキャラバンでは、メディアとの関係を築き、信頼関係を構築することができます。メディアの担当者との対話を通じて、企業や団体の姿勢やメッセージを伝えるだけでなく、メディアのニーズや取材の方向性を理解し、双方の利益を考慮した情報提供が可能となります。

メディアリレーションの構築には時間と努力が必要ですが、メディアキャラバンを通じて関係を深めることで、メディアの取材や報道の機会が増え、企業や団体の露出や認知度を向上させることができます。また、良好なメディアリレーションが築かれれば、危機管理や重要なニュース発信時にもメディアの信頼を得ることができ、適切な情報伝達を行うことができます。

2. 自社の商品やサービス、業界を知ってもらうきっかけになる

メディアキャラバンでは、メディアの取材や報道を通じて、広く一般の人々に自社の存在や取り組みを知ってもらうことができます。

自社の商品やサービスについてメディアが取材・報道することで、より広範な視聴者や読者に情報が届くことも期待できます。メディアの情報発信力を活用することで、自社の商品やサービスの認知度やブランドイメージを向上させることができます。

さらに、メディアキャラバンを通じて業界全体に対する情報発信も行うことができます。自社が所属する業界のトレンドや最新の動向、取り組みなどをメディアに提供することで、業界全体の関心を引きつけることができます。

3. メディアがどんな情報を求めているのかニーズを把握できる

メディアキャラバンでは、記者や編集者とのコミュニケーションを図ることができます。メディアの代表者から質問や意見を受けたり、関心事や取材の要望を聞くことができるわけです。

メディアは常に最新のニュースやトピックを求めており、読者や視聴者に価値のある情報を提供することを目指しています。この対話の中で、メディアがどんな情報を求めているのかを把握することができます。

また、メディアのニーズや要望に対応することで、メディアとの信頼関係を構築し、メディア露出の機会を増やすことができます。

メディアキャラバンの6つの手順・方法

では、メディアキャラバンは具体的にどのように行っていくのが効果的なのでしょうか。

ここからは、メディアキャラバンの6つの手順と方法について、詳しく見ていきましょう。

1. メディアキャラバンで何を伝えるか「企画づくり」

まずは、メディアキャラバンの目的と伝えたいメッセージを明確にし、要点を整理します。メディアキャラバンでは、短時間で効果的に伝えることが求められますので、シンプルで分かりやすいメッセージを作りましょう。

ここでは単なる情報の発信ではなく、ストーリーを通じて魅力的なメッセージを伝えることが重要です。メッセージを伝えるための形式においても、プレゼンテーションやデモンストレーション、インタビューセッションなど、効果的な形式を選びましょう。

2. メディアキャラバン向けの資料・サンプル準備

メディアキャラバンに参加するメディアに対して、プレスリリースや、製品・サービス資料などを提供しましょう。これらは、イベント概要や製品の特徴や機能、競合との比較など、企業の価値をまとめた資料です。魅力的な見出しや要点を盛り込み、メディアの興味を引くように作成しましょう。

もちろん、製品やサービスの実物をメディアに体験してもらうことも有効です。サンプル品やデモ機を準備し、実際に触れて試す機会を提供しましょう。メディアが直接体験することで、より具体的な記事やレビューを作成する可能性が高まります。

3. メディアキャラバンで訪問するメディアの選定

自社の製品やサービスに関心を持つ可能性のあるメディアを特定するのは当然ですが、メディアの発行部数やウェブサイトのPV数、ソーシャルメディアのフォロワー数などを確認し、自社の情報を効果的に広めることができるメディアを選ぶことが重要です。

また、過去の記事や特集内容も調査し、メディアがどのようなトピックに関心を持っているかを把握します。自社の情報がメディアの関心を引きやすいテーマと一致するかを確認しましょう。

さらに、フォーマットや形式も考慮するといいでしょう。新聞社やテレビ局、オンラインメディアなど、メディアごとに記事や取材の形式が異なりますので、訪問するメディアの特徴や要求に合わせて、自社の情報を適切に伝える方法を検討しましょう。

4. メディアキャラバンのアポイントを取る

メディアとのアポイントを取る方法は、電話やメール、フォームなど、さまざまです。メディアごとに適切な方法を選択しましょう。一部のメディアは、公式のアポイント申し込みフォームを設置している場合もありますので、それを利用することも考えてください。

メディアキャラバンの訪問予定日や時間に合わせて、アポイントを取るタイミングを考慮しましょう。メディアが取材や記事の制作に集中している時間帯や期間は避け、積極的に対応可能なタイミングを選びます。また、メディアとのアポイントを取る際には、余裕を持ったスケジュールを組みましょう。

5. アポイントが取れたメディアへメディアキャラバンに行く

事前にメディアとの打ち合わせや調整を行い、相手の都合に合わせたスケジュールを組みます。また、訪問の前日には再度確認の連絡を入れることも忘れずに。

訪問時には、マナーや振る舞いにも注意してください。メディアの担当者や記者とのコミュニケーションを大切にし、丁寧な態度で接します。

また、プレゼンテーションやデモンストレーションを行うこともあるでしょう。自社の商品やサービスの特徴や利点を分かりやすく伝えるために、魅力的なプレゼンテーションを準備し、実際の動作や効果を体感してもらうことで、メディアの興味を引き付けましょう。

6. メディアキャラバン後はアフターフォローを行う

メディアキャラバンの訪問後は、訪問先のメディアに感謝の意を伝えると共に、訪問の報告を行います。訪問の成果やプレゼンテーションのフィードバックなどをまとめ、報告書やメールで送付しましょう。感謝の気持ちを忘れずに伝えることで、相手との信頼関係を深めることができます。

また、訪問後に訪問先のメディアからの質問や追加情報の要望があった場合は、迅速に対応しましょう。必要な情報や資料を提供することで、メディアの記事制作や報道活動をサポートします。

メディアキャラバンで広報PR担当者が抑えたいコツ・ポイント

メディアキャラバンは広報PR担当者にとって重要な活動です。効果的なメディアキャラバンを実施するためには、いくつかのコツやポイントを抑える必要があります。

ここからは、メディアキャラバンで抑えたいコツ・ポイントについて見ていきましょう。

1. 最低でも2日で7社は回る気持ちで

地方の企業の場合、予算の関係上そうそう頻繁に東京に出向くことはできないですよね。

それにそもそも疲れますので、「5～7社」を目標にメディアキャラバンを行いましょう。

ただ、そのためには各メディアとの打ち合わせを綿密に行い、ガチガチにスケジュールを固めておく必要があります。

また、相手に「待ち合わせの時間に大きく遅れることは絶対にしません」と言わせるだけの信頼関係を築いておく事も欠かせません。

2. あくまで「必要な情報」を提供する

メディア側の立場になって考えると分かりますが、不要な情報をもらっても困るだけです。
電話などの売り込みと違って相手をある程度の時間拘束する事になるので、提供する情報はきちんと絞ってください。

「このメディアならどんな情報を欲するのか」もきちんと考えましょう。

雑誌なら、バックナンバーを読んで傾向を知っておく。テレビ番組の場合は、「公式サイト等を確認して最近の放送内容を把握しておく」などの事をしておくと、だいたいの事が見えてきます。

また、事前相談で「このような情報をお伝えします」と簡単に知らせておくことも大事です。

広報担当にとっても手間がかかるメディアキャラバンですから、「あの情報もこの情報も」と欲張りたくなるかもしれません。ですが、本当に相手のことを考慮していればそんな行動は取らないはずです。

3. むしろ聞き手に回るつもりで！

特にベテランのメディア関係者であれば、「はいはい、またメディアキャラバンね……」と内心うんざりしている可能性さえあります。

ですから「2. あくまで必要な情報を提供する」でも解説しましたが、多く語り過ぎないようにしましょう。相手もプロですから、必要な情報があれば聞いてくるものです。

自分より相手にその2倍を話させ、初対面の相手の場合は、その人の情報をきちんと聞きましょう。そうすれば、メディアキャラバン後も交流を続けていくことができるかもしれません。

新聞記者が相手だとすると、最低でも担当分野、担当コーナー、配属されている部署の組織形態などは聞いてください。

後は様子を見ながら、

• 記者の経歴
• 関心のあるテーマ（次に取り上げようとしているテーマ）
• 連絡がつきやすい時間帯

などについても質問してみましょう。

4. 可能であれば「飛び込み」もしてみる

「地方企業の広報が→東京に」というメディアキャラバンだとハードルが厳しいですが、反対の「東京の企業の広報が→地方に」という場合は、飛び込み営業も検討してみてください。

地方であれば、それこそ「町で新聞社を見つけたら、アポなしで売り込みをする」という事をしても大丈夫な場合があります。

新聞社の規模によっては、社員が少な過ぎてなかなか対応できないという可能性さえあるので、ドアのチャイムを鳴らしたらしばらく待機しましょう。

ただし、やや非常識な行為である事に変わりはないので、限界まで礼儀正しくしてください。まさかいるとは思いませんが「東京の大企業わざわざ来てやった」というレベルの態度を見せる人、それでは絶対にダメです。

5. メディアキャラバン「後」こそ大事！

メディアキャラバンをしたからと言って、必ずしも取材に繋がるわけではありません。

そしてそのまま「それっきり」にしてしまう広報担当が少なくありません。冒頭でもお伝えしましたが「取材してもらう」ことよりも、むしろ「企業（メディア）や記者との良好な関係を作る」ことが大事です。

ですから「4. 相手から聞き出すべき情報は？」で記者から聞き出したことを踏まえて、その記者が求める情報を提供し続けましょう。

ここでいう「情報」は「自分自身が関わっているもの」に限りません。全く無関係の分野の情報であっても惜しみなく伝え続けてください。そういう「自分自身のメリットを求めない姿勢」こそが、記者の心を打ちます。

そしてある程度関係性が深まったり、相手のほうから「何かネタはないですか?」と聞いてきたりしたときがチャンスです。「実はこういう取材を行って欲しいのですが……」と、自身と関係のあるネタを提供してみましょう。

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メディアキャラバン戦略で外部ライターへのアプローチも検討してみよう

新聞の署名記事の名前を調べてみると、ジャーナリストや外部ライターだったというケースもあります。彼らは出版社や新聞社に直接的に在籍しているわけではないのです。

色々な媒体で記事を書いていることが多いですが、特化分野はおおよそ決まっています。

ですから、その外部ライターやジャーナリストが気に入るネタを提供することができれば、どこかの媒体で記事にしてもらえるかもしれません。

専属の外部ライターが狙い目

だいたいのケースで上記のような仕組みになっていますから、広報担当者が狙った媒体で記事を作ってもらうのは困難です。

しかし、出版社や新聞社の専属ライターにアプローチする場合に比べれば取り扱ってもらいやすくなる場合が多いです。

なぜなら出版社や新聞社に対して、直接「こういうネタがあるので～」と話をもちかけても、新聞社からすれば「自分の会社だから、良く見せようとして話を盛っている」と思われてしまう可能性があります。

ですが、外部ライターに話をもちかけた場合は、「『その会社とは直接関係のないライター』」が『ネタにする価値があります!』と新聞社に対して言う」ことになります。そのため、信頼されやすくなります。

本人に「僕は良い人です」と言われるよりも、他人に「アイツは良いやつだよ」と言われた方が説得力がありますよね。それと同じです。

外部ライターに連絡を入れる方法

まずは、フェイスブックやツイッターなどで「記者名」で検索してみましょう。それだけで見つかる可能性があります。発見できたら、先ほどお伝えしたとおりの方法で話を持ち掛けてみてください。

最初のうちは、ツイッターのダイレクトメッセージなど、ネット上でのやり取りになるかもしれません。しかし、ある程度話を続けていくと、メールアドレスや携帯電話の番号を教えてもらえる場合もあります。

そうなったら、相手からかなり信頼されたと考えて良いです。ただし、広報担当側から携帯電話の番号を聞き出そうとすると「結局、記事にしてもらうことしか考えていないんじゃないか……」と思われてしまう可能性が高いので避けましょう。

SNSで見つからないのであれば、ネット検索をかけてみます。ブログなどを運営している場合はそれで発見できるでしょう。

ブログに関してはメールフォームなど話を持ち掛けることができますが、ツイッターやフェイスブックでアプローチする時とやり方は全く同じです。

ただ、あくまで個人情報の範囲。公にされているSNS上のでやりとりはまだしも、礼儀と個人情報の取り扱いには十分気をつけてください。

新聞社・出版社に連絡先を聞くのは最後の手段

インターネット上で探しても発見できない場合は、新聞社や出版社に目当ての外部ライターの連絡先を聞いてみましょう。ただ、それで答えてもらえることはほとんどありませんので、あまり期待しない方が良いです。

新聞社の視点で考えてみると「得体の知れない会社のスタッフに、大事な外部ライターの情報を伝えるなんて……」という事になりますから当然ですよね。

最悪の場合、新聞社や出版社からの印象が悪くなってしまうかもしれません。（ただ、新聞社はこういったアプローチは数えきれないほど受けていますので、実際には問題ないケースが大半です）

メディアキャラバンで独自の取材スパイラルをつくろう

広報活動を具体的におこなうには非常にマンパワーがかかります。そのため、きめ細やかなメディアキャラバンを実際に取り組めるのは、大企業が中心となります。

メディアキャラバンで情報連鎖を起こせ！

いっぽうで、中小企業でもプレスリリースの効果を高める、マンパワーに頼らない手法が求められます。

メディアキャラバンの最終目的でもあり、もっとも広報効果を高める方法は、「取材スパイラル」を作ることです。

「取材スパイラル」とは、他のメディアの記事を見た記者が取材を申し込み、それが記事になり新しいメディア取材を呼び込む、広報活動の最終目標とも言うべき連鎖現象のことを指します。

このような「取材スパイラル」を引き起こし、自社を次々にメディアで露出させるには工夫が必要になります。それは、プレスリリースとメディアキャラバンの頻度を高めることです。

メディアキャラバンを1年に2・3回しかうたないという企業には、なかなかスパイラルは起きません。

最低でも月1回はプレスリリースを出すようにしなければ、会社名や商品名、広報担当者の名前と顔を覚えてもらうことは難しいと思います。

しかしながら、月に1回もプレスリリースを書く「ネタ」がないという悩みも良く聞きます。その場合は、ひとつのネタを切り口を変えて、難度もリリースしてみることをお勧めします。

ベンチャー企業にとって「広報」は魔法の杖！？

他にも広報戦略の応用編として、掲載された記事やリリースを自社サイトにクリッピング、一部をアーカイブ化することは、SEO対策やステイクホルダーに対する信頼性向上などにもつながります。また、著作権を守りながら経営者を積極的に売り込むために社長ブログをサイトに掲載したり、時間があるさいには記者と情報交換などが挙げられます。

広報は華やかなイメージが強いのですが、日々の業務はこのように泥臭い地味なことが多いのが実情です。

しかし、この広報活動への取り組み方こそが、ベンチャー・中小業の経営に差をもたらす“魔法”であることは言うまでもありません。

そのために、わたしたちフロンティアコンサルティングは、最大限の広報効果を引き出すリリース配信と、それを活用した新しいPR営業スタイルをご提案します。

＊参考サイト⇒中小企業経営者が知りたいいまどきの広報戦略（出典：戦略経営者）

【Q&A】メディアキャラバンについて多い質問

以下では、メディアキャラバンについて多い質問・疑問に回答します。

Q. メディアキャラバンとは簡単に言うと何のこと？

メディアキャラバンとは、企業や団体がメディア関係者を対象に訪問し、製品やサービスに関する情報を提供する活動のことです。

広報担当者やPRチームがメディアを訪問し、直接対話やプレゼンテーションを通じてメディアに情報を伝えることで、メディア露出や報道機会を創出していく機会を得ます。

メディアキャラバンは、企業や団体の知名度向上や製品の認知度向上に役立つ重要な広報活動の一つとされています。

Q. メディアキャラバンを行う目的は？

メディア関係者との対話や交流の場としてコミュニケーションを取ることで、信頼関係を築き、将来的な報道機会や取材依頼へのアクセスを得ることが主な目的です。

また、メディアの注目を集めることで、企業や団体の知名度向上やブランドイメージの向上に寄与します。直接メディアに対して製品やサービスの特徴や価値を説明することができるので、メッセージがより明確に伝わりやすくなり、メディアを通じた広報効果が高まると期待されます。

Q. 「メディアプロモート」との違いは？

メディアプロモートは、メディアを通じて製品やサービスの宣伝や広告を行う活動です。広告枠の購入やタイアップ企画などを通じて、特定のメディアを利用して広告効果やプロモーション効果を追求します。

つまり、メディアキャラバンはメディアとの対話や関係構築に焦点を当て、情報の提供とメディア露出の増加を目指しますが、メディアプロモートは広告やプロモーションの手法を用いて、メディアを通じた宣伝や広報活動を行うことを指しています。

メディアキャラバンについておさらい

メディアキャラバンは、企業や団体がメディアに直接情報を提供し、関係構築やメディア露出の増加を図る活動であり、効果的な広報戦略の一環として非常に重要な役割を担っています。

メディアは情報発信の重要な役割を果たしており、その信頼を得ることは企業や団体にとって大きな価値があります。また、メディアキャラバンを通じて、製品やサービスに関する情報が広く伝わり、企業の知名度やブランドイメージ向上にも寄与できるのです。

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