取材現場のマナーや心得はある？広報担当者が取材当日から翌日までにすべきこと6選

広報として取材を獲得。

しかし特に「広報として初めてこぎつけた取材」において多いことですが、「ただただ怒涛のように流れていき、何もできない」という事があり得ます。

そうならないように、最低限、取材当日の現場でのマナーと心得として、以下の6つのことに気を付けましょう。

広報担当者が取材当日～取材フォローにすべきこと6選

○1：取材のメモ・録音

取材の内容を覚えきれるはずがありません。

また、「どのような取材を受けたか」が、今後の広報担当としての仕事の方針を決めるために必要になるかもしれません。
そして、「同じ記者に再び取材を受けるための聞く力や現場対応力を練る」ために役立つ事もあるので、「どうせ記事になるのだから記録などしなくていい」という考え方は間違っています。

それからあまりないケースですが、「取材と全く違う記事になってしまったとき」に記者と交渉するために使う事になる場合もあります。

取材の記録をするにはボイスレコーダーなどで録音すると良いでしょう。

メモだけで何とかするのはほぼ無理です。ただし、「ボイスレコーダーに丸投げ」という気持ちになるのは好ましくありません。
また、そもそも「録音したもの」を再生するにも時間がかかりますから、「録音をしつつ、要点はメモする」という方針にすることをおすすめします。

ちなみに、「相手の許可を取らずに会話を録音すること」は合法です。ただし、一応事前に「録音してよいでしょうか?」などと聞いておきましょう。

○2：取材現場に必ず立ち会う

スケジュール調整を怠っていると、「広報担当者なのに取材現場に立ち会えない」という事態になるかもしれません。しかし、このあと後述する「3」を行うためにも、「取材」を最優先に考えてスケジュールを組みましょう。

○3：「取材を受ける人」の発言を聞き、必要に応じてフォローする

絶対に取材に立ち会わなければならないのは、「取材を受ける人のフォローをする必要があるから」です。

取材を受ける人が、

・間違ったことを言ったら訂正する
・言葉足らずであればフォローする
・過剰な発言をした場合もフォローする

などの対処が必要です。

「取材を受ける人」は、広報担当者以上に気持ちが舞い上がっている可能性があるので、上記のようなフォローがないと、「絶対に載せてはいけない内容」が記事の一部に入る恐れがあります。

ただし、フォローの仕方にも気を付けてください。例えば、「今、言ったことは間違いです」では、相手の記者から印象が悪くなりますが、「今の発言には、実はこういった意味があるのです」などと言えば、イメージを保てるはずです。

例を挙げればキリがないので省きますが、「『記者』と、『取材を受ける人』から好印象を持たれる発言」を心掛けましょう。

また、ロクに準備もせずに取材当日になってしまうと「『取材を受ける人』が何を言い出すか分からない」「フォローだらけで、取材が途切れ途切れになる」という事になりかねません。

そういった事態を避けるためにも、取材が決まったら、広報担当者はすぐに「想定の受け答え集」を作り始めます。これはもちろん、取材を受ける人と協力して作成します。実際には、「取材は全部コントロールしたい」というのが広報の本音かもしれません。しかし、そんなことをしては記者やライターなどの「取材を受ける側」からの印象が悪くなります。

想定の受け答え集を作りつつ、自然の流れで「取材で言うこと」「言わないこと」など、細かく打ち合わせをしましょう。
そうすれば、広報も取材を受ける人も堂々と取材に臨むことができます。

○4：求められた追加資料・写真などの送付

取材が終わったら、記者に

・会社のロゴマーク等のデータ
・代表者の宣伝写真
・スタッフや社員の様子がうかがえる写真
・商材写真

などを求められることがあります。また、「取材時には答えられなかった質問への回答」も用意する必要があります。

いずれも、記者からの質問の回答を含め可能な限りその日のうちにメールなどで送付しましょう。
そのほうが記者からの印象が良くなって、次の取材に繋げるための話などもしやすくなります。

当日中にこれらの追加情報・資料を送るためにも、「質問への回答」以外はあらかじめ用意しておきましょう。

○5：記者にお礼のメールを送る

あえて「4」と分けたのはそれだけ重要だからです。

4のメールを送る際は、以下に気を付けましょう。

件名：株式会社○○の広報担当○○でございます。

～～メール本文～～

本日は誠にありがとうございました。

（追加資料・写真）
（保留にしていた質問に対する回答）

改めて本日は本当にありがとうございました。
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また是非ともよろしくお願いいたします。

 

メール本文を上記のように仕上げましょう。記者は「すぐにデータが欲しい」と思っていますので、「メール本文冒頭」の挨拶は一文で簡単に済ませます。
そして、「メールの最後」で改めてお礼を言いつつ、伝えたいことがあれば伝えます。

また、メールに対してさらに質問が来る場合も当然あります。できるだけ早く回答しましょう。

○6：記者の担当ジャンル・興味についてヒアリングする

「取材を受けること」も大事ですが、それ以上に重要なのが「次の取材に繋げること」です。ですから、取材の立ち会い時などに、その記者の「担当ジャンル」や「（記者として）興味を持っていること」などをヒアリングしておきましょう。

ただし、あくまでメインは「取材」ですから、短時間かつわざとらしくなく済ませます。

そのためにも、

・記者の担当分野を事前に把握する（取材当日は確認程度のつもりで聞く）
・記者が書いた過去記事を読み、傾向を掴んでおく

という2点は必ずこなしておきましょう。
そして、取材当日さらに深掘りしてヒアリングするわけです。

そうすれば記者が、「自分のことを詳しく知っている広報のようだし、協力しておけばメリット（プレリリース、ネタ提供など）があるかも」と考えてくれるかもしれません。

できそうな流れなのであれば、「4～5」のメールの際に、さらにヒアリングをしましょう。