ファクトブックの意味と効果的な作り方【広報担当なら必ず知っておきたい】
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2019.11.15

ファクトブックの意味と効果的な作り方【広報担当なら必ず知っておきたい】

広報担当者のイメージ

皆さんは、広報で使う「ファクトブック」をご存知ですか?

広報担当者やPR会社に入社して、プレスリリースの次に作る資料にファクトブックがあります。

ファクトブックというと、上場企業が公(おおおや)に発表するIR資料を連想する人も多いでしょう。しかし、広報を強化したい企業にとって、ファクトブックは非常に有効です。

1.自社のことをもっと詳しく知って欲しい
2.知名度を上げたい
3.特定の人物や商品をテレビに取り上げて欲しい

と感じている場合には、「メディア向けのファクトブック」は必ず作って欲しいツールです。
そこでこの記事では、メディア向けの「ファクトブックを作ってみよう」というタイトルでご紹介したいと思います。

具体的には、

●そもそもファクトブックとは?
●具体的な作り方5つのステップ
●掲載する情報の加工方法
●情報の選び方と磨き方

の順番で紹介していきます。非常に実践的な内容ですので、ぜひ参考にしてみてくださいね。

 

ファクトブックとは?

ファクトブック作成のイメージ

ファクトブックとは、そもそもなんでしょうか。
ファクトブックとは企業や大学などの団体が、メディア向けに自社の業績や歴史、自社製品やサービスを理解してもらうため事実をまとめた「報道向け資料」のことです。

企業の沿革や業績、トップの経歴、場合によっては開発者や利用者の声などのデータや写真を集めて構成します。

会社の経営内容や財務状況、業界におけるポジショニングなどの事実関係(ファクト)も図表などを使って客観的に記載していくと良いでしょう。

 

ファクトブックの形状や掲載する情報は?

資料を作成する女性

1:形状について

ファクトブックは通常、冊子状にになることがほとんどです。
パワーポイントやワードで作成しても大丈夫です。会社案内のような形式ですが、パンフレットではないので、事実だけを書いていきます。

2:掲載する情報について

ファクトブックにメディアが求めているあらゆる情報をまとめます。
たとえば、あなたが新聞記者やテレビのディレクターだったら、どのようなことを知りたいと思いますか。

マスコミ各社も取材前には、対象のホームページはチェックします。事前には、過去の露出記事などの補足資料にも目を通してくれます。しかしながら、取材をしてもらうきっかけとしては、プレスリリースだけでは足りない場合があります。

メディアに対しては、社会に発信すべき理由となる切り口や客観的データ、場合によっては競合他社との比較資料が、どうしても必要になるわけです。

そうしたメディアの欲しがる情報をコンパクトにまとめて、記者やディレクターの工数を減らしてあげるのが、いわばファクトブックになるわけです。

*参考リンク:元めざましテレビ放送作家が教える!基本的なプレスリリースの全知識を学ぶ

 

広報担当者がファクトブックを作るさいのポイント5つ

情報戦略を考える女性イメージ

広報などが「このような商品・サービスがあるので、ネタにしてもらえないでしょうか」とアピールするためのリリース文のことを「プレリリース」と言います。

ただ、広報担当者の中には「これまでも何度かプレリリースをメディアに送ったことがあるけれど、一回も取り上げてもらえたことがない」という人もいるのではないでしょうか。

それは、商品の魅力や取材する理由が、記者やディレクターがまだ腹落ちしていないから。そんなとき活躍するのがファクトブックです。

そこで、ここからは、実際にファクトブックを作成するときのコツを5つ紹介していきます。

戦略を考える女性

そもそも、記者は色々な企業などからプレリリースを山のように受け取っています。
ですから、どれほど素晴らしいサービスや商品であっても、「それ自体の魅力」だけをアピールするだけでは、相手にしてもらえない可能性が高いということを覚えておきましょう。

そこで必要となるのが、ファクトブックです。ファクトブックは通常、10枚以下にまとめるのが基本です。

 

■1:「なぜ今取り上げる必要があるのか」を伝える

真冬に冷房器具のプレリリースを送っても、あまり意味がありませんよね。
これは大げさな例だとしても、「今でないとダメな理由がない商品・サービス」の場合、それだけで注目してもらえる可能性が大きく下がってしまいます。

ですから、まずは「季節性」で関連付けることを考えましょう。

サマーシーズンに使う商品なのであれば、夏より少し前に。ウィンターシーズン用のサービスなのであれば、冬に入るより少し前にメディアにコンタクトを取る、というイメージです。
なぜ少し前なのか? というと、それは即座に新聞やテレビで特集できるわけではないからです。

では、季節感のない商品については、どうすれば良いのでしょうか。
1つには「直近の出来事や社会的な節目と合わせる」という方法があります。

・令和時代になった今だからこそ
・消費税が10パーセントになった今だからこそ
・「(歴史上の偉人)」の生誕500周年の今年だからこそ
・「(歴史上の出来事)」が起きて1200年後の今年だからこそ

などです。
高野山開山1000年や長崎出島開港400年などは、これらに当てはまります。

もちろん、事実では無くてはなりません。逆に事実であるのなら、記者やメディアに「ああ、だから今取材するべき」と思ってもらえるストーリーを考えましょう。

■2:「なぜ我が社なのか」を明確にする

他社の商品・サービスについても、同じようなことが言える。
もっと言えば、「他社の商品・サービスを記事にしたとしても、ほぼ同じ内容になる」という場合は、メディアに取材される難度は一気に上がってしまいます。

そうならないためにも、「我が社だけの特徴」をハッキリと伝えてください。

このさい「ウチの商品には、こういうユニークな部分があるんですよ」と伝えるだけでは説得力がありません。
他社商品の性能をまとめたり、データを集めたりして「比較・検証」をしながらアピールしていく必要があります。

たとえば、
・大手3社の平均電力消費量の、半分以下で使えます
・業界常識のネットワークより、10倍の通信速度を誇ります

などがそれに当たります。

しかし、これについても、
「そうは言っても、ウチの会社の商品が、業界でナンバーワンというわけではないんだよな……」という場合があるかもしれません。
その場合、PRプランナーの目線に立って、他者との相違点を見つけてください。

また、元も子もない話ですが、「すべての商品・サービスの広報をしなければならない」などということはありません。
ですから、「これは流石にアピールポイントがないな」と感じるのであれば、スルーしてより相違点のある商品にフォーカスすることも検討しましょう。

ポジショニングマップなどで、相関図を明確にできるのもファクトブックならでは。
ただし、商品数が少ない企業の場合は、そうはいきません。あくまで臨機応変に考えるようにしてください。

■3:同ジャンルの商品・サービスがあるか

「同種の商品・サービスがないからこそ、取り上げてもらいやすいのでは?」と感じるかもしれませんが、実はそうでもありません。

なぜなら、

・前例がないのでどのような記事にすれば良いのか判断しにくい
・「他にないということは、世の中に必要ない」と思われやすい

からです。

「記事にしにくい~」という問題については相手もプロですから何とかなるかもしれません。
ですが、「未知のジャンル」を取り扱うというのは、なかなか勇気がいることです。

ですから、先程の実例とも繋がりますが、
「同ジャンルの商品としては、業界には平成からこのようなタイプありました。しかし、我が社の新商品にはAIに対応するなど、他にはない特徴があり……」
と新旧を対比させてアピールするのもポイントです。

しかし、「いや、本当に似たような商品も、同ジャンルの商品もない……」ということもあるかもしれません。
こういったケースでは、他業界に合わせるのもひとつの手です。

「暇つぶしができる、手軽な商品・サービス」なのであれば、「スマホゲーム」などを比較することもできます。
「ネット上で何かを売り買いできるサービス」なのであれば、ブックオフなどを関連付けることも可能です。

■4:誰に取材できるか

「その企業の経営者からしか話を聞けないようでは、説得力のある記事を作ることはできない」と記者は考えることがあります。
やはり開発者などにスポットを当てて、「私たちの会社のパートさんが母親の知恵で開発」としたほうが記事の魅力もリアルさもグッと高まります。

とくにテレビの場合は、絵になる演出を欲しがります。そのため、「サービスや商品について開発秘話や感想を言ってくれる人」も考えておきましょう。

これについては、普段から地道に活動して、「出演者候補」を集めておくことが大事です。「メディアに出られるチャンスだ。さあ、人を探そう!」という順番では絶対に間に合いません。

くわえて、「商品・サービスについて語ってくれる権威者(プロフェッショナル)」を確保しておくのも良いでしょう。研究者・学者・大学教授などでもOKです。

■5:未来の予想を入れる

未来を示すとは、「この商品やサービスによって、人の暮らしや世の中はこのように変わっていく」ということを明記・暗示することです。

テレビ番組や新聞の記事などを読んでいると、見識者やコメンテーターが、
「今後このようになっていくでしょう」という未来への見解が最後に入っている場合がほとんどです。
また、そこまで露骨に含まれてはいなくても、「今後ブームになるかも!?」などとチラッとナレーションが入ることもあります。

これは、人の関心が現在より、未来により向いているためです。そのため、広報担当者としてプレスリリースにはできるかぎり「未来予想」を入れるようにしましょう。広報担当である以上、色々なデータが頭に入っているはずですし、新たにデータを収集することもできるはずです。

まずは、難しく考えずに、「過去に同ジャンルの新商品・新サービスが登場したときに、世の中がどのように変化したのか」を調べるところからはじめると良いヒントが見つかるかもしれません。

その上で、「当時の世の中の状態」と「今の世の中の状態」を比較して、自社の新商品・新サービスのデータをアレンジしていくと良いでしょう。

 

以上、ファクトブックの戦略的な作成方法でした。
プレスリリースという武器を磨く「ファクトブック」について網羅的に紹介してきました。
皆さんの広報力が向上するはずです。ぜひ、このノウハウを現場で活用してみてください。

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