広報担当者が中心となりメールマガジンの施策を成功させる８ステップ

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この記事では広報・PR担当者の皆さんに向けて、広報・PRでメールマガジン施策を成功させるためのステップ解説などをしていきます。

特に「これからメールマガジン配信に挑戦したいが自信がない」という方や、「現在のメールマガジン施策があまりうまくいっていない」という方におすすめの内容となっています。

本記事ではメールマガジン配信のメリット、成功させるためのステップ、そして注意点などに関してお話ししますので、ぜひ参考にしてください。

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メールマガジン配信にはまだまだメリットがある

メールマガジン配信はテレビCM放映や「大量インターネット広告出稿」などよりも低コストですし、送られたメールは手元に残るので「その場でなくても読まれる得る」、「繰り返し読まれる場合もある」などの特有のメリットもあります。

さらにメールマガジン配信サービスを活用すれば簡単にメールを一斉配信できますし、多くのサービスは月額料金がそれほど高いわけではありません。また、LINE公式アカウントに比べると「登録」のハードルが高いですが、だからこそ「企業や商品・サービスに一定以上の興味を持つ登録者」が多く、戦略を練ればメールが開封されやすく、本文も読まれやすくしやすいともいえます。

「LINEに比べると時代遅れ」という印象もあるかもしれませんが、まだまだ現代の広報・PR施策として選択肢に入れるべきなのではないでしょうか。

広報・PR担当者が知るべきメールマガジン施策を成功させるための8ステップ

それでは広報・PR担当者の皆さんに向けて、メールマガジン施策を成功させるための流れをステップ分けして解説していきます。

ステップ①：目的を明確にする

メールマガジン配信の目的としては、見込み客の顧客化、リピーター化・ファン化、売上向上などが考えられます。特に「新しいお客様を増やしたい」のか「既存客をリピーター・ファンにしたい」のかによって、適切なやり方が大きく異なるので重要です。

ステップ②：数値目標を大まかに決める

目的や企業の方針などによって、開封率、添付URLのクリック率、メールマガジンからのアクセスによる売上金額などの目標を決めましょう。同じ（似ている）ジャンルの企業のメールマガジン運用や、自社の顧客データを参考にしながら設定しますが、このステップではまだ大まかに定めるだけで構いません（後で調整します）。

ステップ③：メールマガジンのメインターゲット層を決める｜年齢、性別、興味関心など

メールマガジンのメインターゲット層を決めましょう。「自社や主力商品・サービスのメインターゲット層」と同じでも構いませんが、メールマガジンの目的や数値目標によってはあえてズラすことも考えましょう。

例えば、新規ユーザーを増やしたい場合は「新しくアプローチしたい層」を。リピーター数やファン数を伸ばしたいなら「既存顧客の中でも一定以上の愛着を持ってくれている層（熱心に読んでくれる層）」をメインターゲットにするなどです。

メインターゲットが決まったら、その層の年齢、性別、興味関心、悩みなども固めます。そしてできればペルソナ設定（発信を届ける架空の一人の人物を作る）までするのがおすすめです。ペルソナ設定をすることで、メッセージに一貫性を持たせやすくなるためですね。

ステップ④：メールの内容を決める｜毎回調整するのが前提。ただし大まかなテーマを決める

メインターゲットのニーズに合うようにメールの内容を決めましょう。実際には毎回調整するべきですが、この段階で大まかなテーマや扱う内容を定めておいた方が後で困らなくて済みます。

ポイントは「自社が発信したい内容」よりも「読者が求めていそうな内容（具体的な行動につながりそうな内容）」を優先すること。

例えば新商品情報の場合、企業としては「開発で力を入れた部分」などを熱く語りたいかもしれませんが、ユーザーの多くは「その商品で具体的に何ができるか」に興味を持つので、それをメインの内容にして発信するなど。

ただ、メールマガジンの方針が「マニアックなユーザーにディープな情報をお届け」なら、あえて開発時の専門的な話を多めにするなどのやり方も考えられますよね。いずれにせよ、ユーザーが求めている情報を最優先しましょう。

ステップ⑤：メールマガジンの配信頻度を決める

メールマガジンの配信頻度は週1～2回がおすすめ。これくらいならネタ切れや内容の希薄化も起きにくいですし、ユーザーも鬱陶しく思わない傾向にあります。ただ、内容がどうしても薄くなりやすいなら月1～3回ほどにしても構いません。

ステップ⑥：メールマガジンの配信サービス（ツール）を選ぶ

メールマガジンの配信サービス（ツール）を選びましょう。一応自力で行う方法もありますが、セキュリティが心配ですし管理も非常に大変なので、基本的には有料サービスを使うことをおすすめします。

サービス選定のポイントは主に以下の通り。

• 大手のサービスを利用する（無名のサービスは少し心配です）
• セキュリティ面の信頼性が高い
• 効果測定や分析がしやすいサービスがおすすめ
• 配信方針に合う機能性があれば十分（過剰に多機能なサービスを選ぶ必要はない）

月額料金が高いサービスほど多機能な傾向にありますが、無意味に機能が多くても使いこなせない可能性があるので、メールマガジン配信の方針に合ったものをチョイスしましょう。

ステップ⑦：配信体制や担当者を決める｜数値目標をできる限り確定させる

メールマガジンの配信体制や担当者を決めましょう。基本的には広報・PR部署が受け持てばいいですが、テキスト作成、画像選定・添付、校正（ダブルチェック）、配信設定、配信後の分析などがあるので、必要に応じて他部署社員にも協力してもらいましょう。

テキスト作成や画像選定などの「文芸面」は広報・PR部署が担当するのが無難ですが、配信設定などの技術的な部分は、それを得意としている部署や社員に頼むといいかもしれません。

ただし特に複数部署で取り組む場合は、スケジュール共有、内容共有、チェックフローなどを事前に決めておくのがおすすめです。そうでないと他部署社員が遅延する可能性が高くなってしまいます（最初のうちは特に）。

✅この段階でメールマガジン配信に関する数値目標を可能な限り確定させる

早い段階でメールマガジンの配信の数値目標を大まかに決めたはずですが、いよいよ実際に配信するステップですので、そろそろ可能な限り確定させましょう。ここまでのステップで見えてきたものも反映させながら決めます。

ただ、実際にはある程度「幅」が出るのは仕方がないことですし、配信を続ける中で調整していくことも必要です。そのためここで無理にリソースを割いてまで厳密に決めなくても構いません。

ステップ⑧：PDCAサイクルを回しながら配信を継続していく

いよいよメールマガジンを実際に配信するステップです。事前に決めたスケジュールに合わせつつ、「全体テーマ」に沿って毎回のタイトルと内容を決めて配信し続ければいいですが、継続するうちに改善点が見えてくるはずなので、怠らずPDCAサイクルを回しましょう。

なお改善点や「うまくいっている部分」は常に（メールマガジンに関わる社員の中で）全体共有することが重要です。そうでないと、いつの間にか「理解している社員」だけで取り組むことになり、最終的には1～2人くらいで配信することになってもおかしくありません。

広報部署でのメールマガジン配信に関する3つの注意点

続いて広報・PR担当者の皆さんに向けて、メールマガジン配信に関する注意点をいくつか挙げていきます。

注意点①：特定電子メール法をチェックしておく

メールマガジンの配信には「特定電子メール法」が深く関わっているので一通りチェックしておきましょう。特に重要なのは以下の通り。

• 事前同意を得てからメールマガジン配信をする（オプトイン）
• 毎回のメールから簡単に配信停止できるようにする
• 配信停止処理後にメールを送り続けるのはNG

信頼できるメールマガジン配信サービスを利用すればこれらは自動的にクリアできる場合が大半ですが、それでも法律を理解しておくのは大切です。

注意点②：本文だけでなくタイトルにも力を入れる｜むしろタイトルが重要！？

メールマガジンの本文はもちろん重要ですが、それだけでなくタイトルにも力を入れましょう。読者が「開封するか」を判断する材料はほぼタイトルだけですので、むしろタイトルの方が大切なくらいかもしれません。

タイトルのポイントは主に以下。

• 最初の15文字が重要（タイトル前半で判断される）
• 全体で30文字くらいまで
• 「キャンペーン情報」などのメリットや、「3つのポイント」などの数値を入れる（できるだけ15文字までに）
• 大げさなタイトルで釣らない

「タイトル釣り」をすればそのメールの開封率は上がるかもしれませんが、次回から「どうせ大した内容ではない」と判断されて開封率が下がる可能性があるので絶対にNG。そもそも企業としての信頼も失いますし、もしも「○○社のメールマガジンが酷い」などと拡散されたら炎上しかねません。

注意点③：効果測定・分析で得たデータは他の広報・PR施策にも活用しないともったいない

メールマガジンの効果測定・分析で得たデータを、そのものずばりメールマガジン施策にしか使わない広報・PR担当者も少なくないようです。しかしせっかく取得したデータなので他の広報・PR施策にも利用することをおすすめします。

例えば「こういうタイトルだと開封率が上がる」とわかれば、企業公式ウェブサイトの記事タイトル作成時にも参考になるでしょうし、SNS投稿文の冒頭を考える際にも役立つ可能性があります。

また「こういう本文に載せた場合のURLはクリックされやすい」なども、LINE公式アカウントの本文作成時、SNS投稿におけるURL添付時などに参考になる可能性があります。

✅あらゆる広報・PR施策は関連している｜ただし注意は必要

メールマガジンなどに限らず、あらゆる広報・PR施策は関連していることを意識しましょう。

「ある施策で得たノウハウやデータは、他の施策にも役立つ」のもそうですが、すべての広報・PR施策のメッセージ性などが一貫していることも重要ですので、言い換えるとあらゆる広報・PR施策は関連「させるべき」なのですね。

ただしシチュエーションによるトーン＆マナーの調整は必要ですので気を付けてください。例えば「メールマガジン向けの本文のフランクな雰囲気」を、基本的にある程度硬い態度が求められる「メディア関係者へのメールの本文」にそのまま流用することはできないなど。

まとめ

メールマガジンによる広報・PRには特有のメリットがあるので、今回紹介したステップを参考に挑戦してみてはいかがでしょうか。効果測定・分析が比較的簡単なため、PDCAサイクルも回しやすい傾向にあります。

ただし「開封率主義」が過剰になって「釣りタイトル」をすると逆効果になる可能性が高いので厳禁です。これに限らず「人を騙すような広報・PR施策」はあらゆる場面においてNGです。

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