広報部署が他部署にアドバイスをもらうメリットと注意点５選

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この記事では広報・PR担当者の皆さんに向けて、広報・PR部署が他部署にアドバイスをもらうことのメリットや注意点などについてお伝えしていきます。

特に「自分たちだけで考えても行き詰まることが多い」という方や、「他部署とのコミュニケーションが少なく、同じ企業にいる気がしないときさえある」とお悩みの方におすすめの内容となっています。

本記事では他部署アドバイスをもらうメリットや注意点、さらに「広報・PR部署と他部署の関係性の理想形」などに関してお話ししますので、ぜひ参考にしてください。

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広報担当者が他部署にアドバイスをもらうことの4つのメリット

それでは広報・PR担当者が他部署にアドバイスをもらうことの主なメリットを挙げていきます。どことなく好ましいこととは感じる方が多いでしょうが、具体的にどのような利点があるのでしょうか。

メリット①：広報・PR部署だけでは出にくいアイデアを聞かせてもらえる可能性が高い

やはり他部署ですので、広報・PR部署だけでは出にくいアイデアを聞かせてもらえる可能性が高いです。

それにも主に2種類あり、1つは先入観が少ないからこそのアイデア。例えば「広報・PR視点で考えるとこれは○○になるに決まっていて……」と凝り固まっているところに、「□□を取り入れれば別の結果になるのでは？」とこじ開けてくれるかもしれません。

もう1つは専門性が高いからこそのアイデア。広報・PR担当者が単独で考えようとすると、どうしても「広報・PRのノウハウ」だけを頼りにしがちですが、例えばデザイン部署を頼れば「このカラーリングには○○効果があるのでおすすめ」などと専門的なノウハウを教えてくれるかもしれませんよね。

メリット②：見逃しやすいネタ（情報）を見つけることにつながる

広報・PR担当者はプレスリリースなどのためにネタ（情報）を探す必要がありますが、社内ネットワークなどを使って、広報・PR部署に他部署のネタが流れてくるシステムを構築している企業も多いのではないでしょうか。

それは非常に好ましいことですが、その一方で実際に他部署社員と話さないとわからない細かなネタや、コミュニケーションを取ってこそわかる「熱量」があります。そのためアドバイスをもらうに際して会話をすることがとても重要といえます。

また、「アドバイス」の形式だからこそ役に立つ情報、建設的な情報である可能性が高いため、普通の雑談などよりも有力なネタを探しやすい傾向にあります。

メリット③：他部署の「広報・PR活動の当事者意識」を強めることができる

広報・PR部署が主導して広報・PR活動をするのは当然ですが、やはり同じ企業の社員である以上は他部署社員にも「広報・PR活動の当事者意識」を持ってもらうことが大事です。そうでないと「ネタ」を積極的に提供してくれないかもしれませんし、それどころか「広報・PR部署は何をしているかわからない得体の知れない部署」、「予算ばかり取っていく」などの認識で止まってしまう可能性もあります。

それでも他部署とアグレッシブにコミュニケーションを図れば意識を変えてくれる人もいるでしょうが、そうはならない人もいるはず。しかし、そこで「アドバイスをお願いします」と積極的・能動的な参加を促せば、当事者意識を持たせやすくなるのですね。

実際にアドバイスを取り入れたことがわかれば（取り入れたら報告するといいでしょう）、さらに「自分も広報・PRに参加している」という気持ちが強くなることでしょう。

メリット④：「炎上」や「誤情報発信」を防ぐことにもつながる

広報・PR部署だけで判断して発信活動などをしていると、気を付けていても「炎上」や「誤情報発信」などのリスクが上がるものです。

しかし積極的に他部署のアドバイスをもらうことで、「これは人によっては嫌な気持ちになる発信ですよ」、「ここは間違っています」などと指摘を受けられる可能性が高くなりますよね。

特に技術開発部などなら他部署が見抜きにくい技術系のミスを、法務部ならコンプライアンス関連の問題を発見してくれることでしょう。

広報担当者が他部署にアドバイスをもらう場合の5つの注意点

続いては広報・PR部署が他部署にアドバイスをもらうにあたっての主な注意点を挙げていきます。「アドバイスをもらう」のは一見いいことばかりに思えるでしょうが、気を付けるべきこともあります。

注意点①：最終的な判断は広報・PR担当者がする｜責任も持つ

企業のカラー、元々のコミュニケーションの雰囲気、広報・PR担当者側の積極性などによっては、他部署からかなり多くのアドバイスをもらえることでしょう。ただ、いずれにせよ最終的な判断は広報・PR部署が下さなければなりません。

「広報・PRのノウハウは、広報・PR部署にこそある」というのも理由の一つですが、これには「責任も広報・PR部署が持つ」という意味合いもあります。例えば「アドバイスをくれた部署が責任を（一部でも）持ってくださいね」というスタンスでは意見も出にくくなるでしょうし、不和につながってもおかしくありませんよね。

そのため「判断はこちらでしますし責任もすべて持つので、自由な発想でアドバイスをお願いしますね」という態度でいることをおすすめします。実際のところ多くのアドバイスはそのまま取り入れられるレベルではないはずです。

注意点②：広報・PR部署がアドバイスを加工して活用し、「ターゲット不在」を避ける

注意点1とつながりますが、他部署からもらったアドバイスは広報・PR部署がきちんと加工して「ターゲット不在」を避けましょう。あらゆる広報・PR施策には、以下の視点が必要ですよね。

• 誰に（ターゲット）
• 何を発信して
• どう変化してほしいか

企業全体の「広報・PRやマーケティングへの意識」にもよりますが、多くの他部署は「特定の層に届けるために」という気持ちを強くは持っていないと考えるべきでしょう。

例えば「普段のSNS発信に○○を含めたらどうですか？」という良さそうなアドバイスがあっても、そのまま何も考えずに○○を含めるのではなく、「ターゲット層に届けるにはどのように○○を含めるか」や「含めるなら○○の一部に留める方がターゲットに届くのでは」などと丁寧に考えるのが大事です。

注意点③：「プレスリリース作成代行部署」にならないようにする

企業全体に「広報・PR意識」が行き届くのは素晴らしいことですが、それで方向性を間違えると広報・PR部署が「プレスリリース作成代行部署」のようになってしまう可能性があるので気を付けてください。

つまり他部署に「新商品が出るからプレスリリース作っておいてくださいね（最低限の資料を渡される）」と雑にお願いをされるなど。そして取捨選択の結果としてプレスリリース作成を見送ると文句を言われる、などとなったら環境としては最悪ですよね。

よってまずはコミュニケーションを通して「情報共有をして共に取り組む対等な部署」という関係性を作りましょう。そのための主なポイントは以下の通り。

• 目的を明確にする：プレスリリースを出す理由。出して何を狙うのかを共有する
• 主導権を握る：ネタを積極的にもらいつつもプレスリリース作成等の主導権は握る
• アドバイスなしでも施策を行う：アドバイスがない場合でも広報・PR部署は積極的に動く

一番下ですが「アドバイスがないと何もできない部署」などと思われると、さらに関係性が悪化します。そのため「ネタがあれば活用しますが、なくてもプレスリリース作成などの施策はできます」という実力と積極性を見せておくことも大事です。

注意点④：アドバイスを求めすぎる・求め方が悪いと業務の進行が滞りやすい

広報・PR部署が主導権を握れていても、他部署にアドバイスを求めすぎれば、もしくは求め方が悪いと、やはり業務の進行が滞りやすくなるので注意が必要です。

それを避けるためには、例えば「いつでもどんどんアドバイスをください」など大雑把にせず、業務時間内に「アドバイスをもらう時間」を明確に設けるという方法があります。また、原則として社内ネットワークにアドバイスを投じてもらうルールにしつつ、「これは」と思ったものに対してのみ、該当部署に直接話を聞きに行くなどのやり方もありますね。

注意点⑤：オープンにしていないとアドバイスももらえない｜ただし線引きは必要

また、意外と見落としがちですが「広報・PR部署は今こういうことをしています」とオープンにしていないとアドバイスももらえません。逆の立場で考えると、例えばデザイン部署から、広報・PR部署が「（情報を何も明かしていない状態で）広報・PR視点で何かアドバイスをください」と言われても困りますよね。

そのため定期ミーティングや社内ネットワークを利用して、きちんと情報開示・共有をするのが大事です。例えばプレスリリース作成をするなら大まかな内容が決まったら開示し、アドバイスをもらい始めるなど。そして作成が進捗するごとに報告できるといいですね。

✅ただし伏せておくべき情報もあるはず｜情報管理にも注意

ただし、場合によっては広報・PR部署内だけに留めておきたい情報や、「これに対してアドバイスをもらおうとかえって混乱するだけ」という情報もあるはずです。そういったものまで無理に明かす必要はありません。

また、情報管理にも注意しましょう。広報・PR部署内で完結するなら「これは伏せる」、「これは○日に公式SNSで初解禁」などルールを決めて簡単に厳守できるでしょう。他部署にまでそのレベルの意識があるかわからないので、正式に「社内全体告知」をしましょう。

さらに必要と感じるなら、情報管理やセキュリティ関連の社内研修をすることもおすすめします。

「広報・PR部署が主導権と責任を持ちつつ、全社員に広報・PR意識がある企業」が理想

ここまで解説してきましたが、やはり理想は「広報・PR部署が主導権と責任を持ちつつ、全社員に広報・PR意識がある企業」です。これなら当たり前のように、他部署が広報・PR部署に対してアドバイスをしてくれますよね。また、その逆で、他の各部署も必要性を感じれば「広報・PR目線で何かアドバイスはありませんか？」と、広報・PRに相談してくれるかもしれません。

また、企業全体で考えても「各部署が主導権と責任を持ちつつ、全社員がその部署にアドバイスや協力をする意識がある組織」は強いですよね。そうでないと特に競合他社も多い企業は負けていくことでしょう。

広報部署は常に当事者意識を！（まとめ）

広報・PR部署は積極的に他部署のアドバイスを求め、「広報・PR部署でないからこその視点」と「その部署として専門性が高いからこその視点」を取り入れることをおすすめします。これには、アドバイスをさせることで広報・PR活動への当事者意識を持たせるという狙いもあります。

ただし行き過ぎると、広報・PR部署が単なる「プレスリリース作成係」になりかねないので注意が必要です。常に主導権を握りつつその上で責任を持つ部署になりましょう。だからこそ他部署もアドバイスをくれますし、良い距離感を保つことができます。

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