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この記事では広報・PR担当者の皆さんに向けて、メール以外でのプレリリースの送付方法の種類や選び方などについてお伝えしていきます。
プレリリースは基本的にメールで送るべきなのですが、それ以外の方法で送ることがNGというわけではありません。
本記事ではプレリリースは原則としてメールで送付するべきということ、そしてメール以外でのプレリリースの送付方法の種類や選び方などに関して解説しますので、広報・PR担当者の皆さんはぜひ参考にしてください。
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プレリリースは基本的にメールで送る
プレリリースは基本的にメールで送りましょう。インターネットメディアなどの「いかにも」なメディアだけでなく、他のタイプのメディアでもメールをメインにしている場合が多いです。
メールならプレリリースを素早く送りやすいですし、相手メディアから質問があったときなどにもスムーズに対応しやすいです。
メールの件名で引き付けないと読んでもらえない可能性がある
ただし特にメールの場合は「開かない」という選択肢があるため、メールの件名で引き付けることが大事です。メディアには日々大量のプレリリースが届いていますから工夫が必要です。
例えば以下のように内容をイメージしやすい件名にしましょう。
- 新商品に関するプレリリース→日本初○○の新商品に関するご案内
- ○○イベントのご案内→□□向けの○○の体験会を実施します
- 新サービスに関するご案内→【○月○日 □時解禁】新サービスに関するご案内
特に情報解禁日などがある場合は、一番下のように目立たせるとメディア関係者の反応が良くなるかもしれません。メディアは「どこよりも早く情報を伝えたい」と考えているため、「解禁」というワードが好きな傾向にあります。
メール以外でプレリリースを送る方法4種類と向いているメディア&状況|広報・PR
メールでプレリリースを送ることが主流ではあるものの、他にも送付方法があるので解説していきます。特に「メールだけ」とこだわってきてなかなか成果が出ていない広報・PR担当者の皆さんは参考にしてください。
方法①:郵送が向いているメディア・状況
メールアドレスや電話番号がどうしても特定できないメディアに対しては、郵送でプレリリースを送るのもいいでしょう。
プレリリースには送付状を添えて、そこに広報・PR担当者のメールアドレス・電話番号も記載しておけば、そこからコネクションができるかもしれません。
✅郵送でプレリリース送る場合のポイント
郵送でプレリリースを送る場合の主なポイントは以下の通りです。
- 送付状をつける(社名、広報・PR担当者の連絡先、あいさつなどを書く)
- プレリリースは3枚まででまとめる(送付状とは別カウントでOK)
- クリアファイルに入れた状態で封筒に入れるなど、雨濡れ対策をしておく
方法②:ファックスが向いているメディア・状況
ファックスでのプレリリース送付が向いている主なメディア・状況は以下の通りです。
- 歴史の長い紙媒体メディア、出版社、地方新聞、地方テレビ局など
- 一部の記者クラブなど、ファックスでしか受け付けていないところに送る場合
- メールでプレリリース送ったことがあるが反応されない
✅ファックスでプレリリースを送る場合のポイント
ファックスでプレリリースを送る場合の主なポイントは以下の通りです。
- 事前に社内のファックスでテストしておく(文字崩れ・潰れ、その他レイアウトの問題が起き得る)
- 送付状をつける
- 「企業名 ファックス」などですぐに分かる番号が、「プレリリースを受け付けている番号」ではない可能性も
プレリリースを受け付けているファックス番号がわからない場合は、その企業が運営しているインターネットメディアの問い合わせ先や、電話番号を調べてから、「ファックスでプレリリースを送りたい」と伝えるといいでしょう。
方法③:電話が向いているメディア・状況
電話でプレリリースの内容そのものを送るのはほぼ不可能です。ですが、プレリリースの修正・訂正バージョンを送る場合は電話も便利です。
例えば「○時にプレリリースをメールでお送りましたが、修正点がございました」「△時に修正版のプレリリースをお送りしましたので、大変申し訳ございませんがそちらをご覧いただくようお願いいたします」など。
いきなり修正・訂正バージョンのプレリリースをメールで送り、別のメールで「修正版を送りました」と伝える方法もあります。しかしメールの数が増えて煩わしくなる可能性があるので、相手の電話番号がわかる場合は電話をかけることも検討しましょう。
方法④:SNSのDMが向いているメディア・状況
失礼に思えるかもしれませんがSNSのDMでメディア関係者にプレリリースを送り、そこからメディア露出につながるケースも少なくありません。特に以下のメディア・状況では、SNSのDMで送ることも検討しましょう。
- インターネットメディアなど比較的ライトでフットワークが軽いメディアが相手
- 1回以上そのメディア関係者と対面したことがあり関係性を構築できている
- そうでなくても互いに「いいね」を付け合ったことがあるなど最低限の信頼関係がある
✅SNSのDMからプレリリースを送る場合のポイント
SNSのDMからプレリリースを送る場合の主なポイントは以下の通りです。
- DMでは軽い情報提供だけ行い、反応が良ければメールアドレスなどを聞きプレリリースを送る方法も
- 図、表、グラフ、写真などは別サイトなどに誘導して見せることも考える
- リプライなどには絶対にプレリリースの内容の一部・全部を書かない(DM以外の場に書くと他人に見られる)
相手がDMを開放していない場合に「株式会社○○の広報担当□□と申します。」「DMで情報提供をさせていただきたいのでDMを開放していただいてもよろしいでしょうか」などと依頼するのはOKです。ただ、それ以外の情報は書かないようにしましょう。
例えば「新商品の情報です」だけ書くレベルでも、他のメディア関係者などがそのリプライを見れば悪い印象を抱く可能性がないわけではありません。
メール以外のプレリリースの送付方法まとめ
プレリリースは基本的にメールで送るべきですが、他の手段で送付するべき・送付してもいいケースもあるので広報・PR担当者の皆さんは柔軟に考えていただければと思います。
大切なのは「最低限の礼儀を守ること」と「質の高い情報を送ること」であり、それを度外視して過剰なマナー厳守などを求めてくるメディア・メディア関係者はほとんど存在しないのでご安心ください。
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