プレゼンの資料作成を上手に時短するコツをまとめてみたよ

あなたは一日の何%をPCとともに過ごしていますか？
そして、生涯の何%をプレゼン資料作成の時間に捧げているでしょうか。

「今日もプレゼン資料の作成で定時に帰れない……」
長い時間をかけてプレゼン資料を作成・発表したのに「内容がわかりくい」「見にくい」などの理由で却下されてしまったりしたことはありませんか？

資料作成を時短しよう！2016年に始動した「働き方改革」

そもそも、ある企業では、業務ごとにかかる時間の約3分の1が「会議や資料作成」だというデータがあります。

また、残業の減らない大きな要因は「非効率的な会議や資料作成」にあると感じている人が多いようです。つまり、会議で使用する社内プレゼン資料の作成や発表を効率化することが、残業時間の削減のカギになりそうです。

◎そもそも日本人はなぜプレゼンが苦手なのか？

その一番の理由は、教育システムが不十分だったことにあります。欧米では、幼少期からプレゼンテーションの授業があるのは当たり前で、大学の授業にもプレゼンを専門に学べる講座があります。一方で日本の大学のシラバスでは、そのような科目はほとんど存在しません。

◎みなさんはどれだけ資料作成に時間を費やしていますか？

先進国の中で、最も労働生産性が低いと言われる日本。加えて、直近では資料作成による時間外労働の問題が社会問題にも発展しています。にもかかわらず、この課題の解決策はこれまで皆無でした。そこでここからは、プレゼン資料を効率化する方法をご紹介していきます！

プレゼン用のフォーマットを作成しよう！

資料作成の効率化を図るために最も効果的なのは、資料の構成やレイアウトをフォーマット化することです。フォーマット化することで、個々人が毎回ゼロから資料作成を行う手間を省き、かつ一定レベルの品質を保つことができます。

資料作成を行う際、まず時間をとるのが「考える作業」です。どの情報をどこに配置するのか、どのようなデザインでスライドを作り、どのようにして伝えるか……。こうした考える作業は、あらかじめ考えるべき事柄やレイアウトを定めておくことで効率化できます。
ゼロから考えたり類似の資料を探して調べたりする必要がなくなるので、大幅に作業時間を圧縮できます。

◎わかりやすさを追求するためポイント

プレゼンテーション資料とはそもそも何のために、存在しているのでしようか？

目的は、「相手にわかりやすく伝える」ことです。つまり、究極のプレゼン資料は超シンプルでいいんです！　プレゼンを終えた後に、相手にどんな「気づき」を与えたいのか、独りよがりの分厚いだけの企画書になっていないか。プレゼン資料作成に入る前段として、本質をまずは見直す必要があります。

米国の心理学者アルバート・メラビアンによると、話し手が聞き手に与える影響は
「言語情報」7%
「聴覚情報」38%
「視覚情報」55%
の3つから構成されています。プレゼンの場において、視覚情報であるプレゼン資料をきれいに仕上げることで、伝わり方は大きく変わるのです。

まとめ　資料作成はわかりやすいフォーマットから

「わかりやすい・見やすい資料」を効率的に作れれば、作業時間の短縮や手戻りの削減につながるだけでなく、それを用いたプレゼンテーションも効果的かつスムーズに行えるようになるでしょう。

ゴールは「作成手順や見せ方を標準化し、誰もが簡単にわかりやすいプレゼン資料を作れるようにする」ことです。
ぜひ参考にしてみてください。