戦略的にプレスリリースを送る４つの方法とは【メディア獲得編】

戦略的にプレスリリースを送る４つの方法

現在、プレスリリースを送る場合、もっとも有益な方法として多用されているものは４つあります。その方法とはなんでしょうか？
それは、通信手段も含めると、郵送とFAX、電子メール、HPからのお問い合わせフォームなどです。

送り先のメディアによって送る方法を考える必要はあります。が、基本的にメディアは数多くのプレスリリースを毎日受け取っていると考えたほうが良いでしょう。そのように考えると、プレスリリースを送る方法ももちろんですが、いかに他のプレスリリースと「同じに見られないようにするのか」ということがとても重要です。

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メディアの担当者も数多くのプレスリリースを見ているので審美眼に長けています。いっぽうで、ポイントを押さえたプレスリリースでなければ、優良なものを見つけだす作業に時間がかかります。ですので、なるべくすんなりと目に留まってもらう必要があります。

送る側として便利なのは、電子メールです。しかしメディアの大手になればなるほど読まれる可能性は低くなるでしょう。なぜなら、メディアのプレスリリースの窓口になっているメールアドレスの場合、誰似でも見られていない可能性が高いからです。

したがって、送付する手法として効果があるのはFAX、もしくは郵送ということになります。

＊参考リンク：プロ直伝！誰も知らないプレスリリースの戦略的活用法を知る

媒体毎にプレスリリースを送る方法を戦略として考える

昔からの活字媒体である新聞や雑誌に対して、効果がある配信方法はFAXと郵送です。郵送のほうがFAXよりも効果があるという方もいます。写真などが多い場合は、郵送一択になりそうです。電子メールは、効果が薄いかもしれません。

テレビやラジオなどの電波媒体でのプレスリリースで有効なのもFAXか郵送です。地方の放送局とキー局でも反応は違いますから注意が必要です。

WEB媒体であれば電子メールでも可能です。というより、電子メールのほうが相手にとっても都合が良いことがあります。なぜならそのまま情報を引っ張ってくることができるからです。

■手紙でプレスリリースを送る方法

手紙でプレスリリースを送ると見てもらえる確率が高いといわれています。それはなぜでしょうか。多忙な担当者から見た場合、膨大に送られてくるプレスリリースは時間を割く理由はあまりありません。

一方、手紙は送られてくる人の顔が見えやすいので、好意的にとってもらいやすくなります。また、茶封筒の手紙の場合「たれこみ」情報が入っている場合も多く、担当者としても気になります。可能であれば、郵送で送る方法を検討してみると良いでしょう。

■FAXでプレスリリースを送る方法

FAXでプレスリリースを送る場合、A４一枚にまとめます。「送信日」「宛先」「発信者」などをまず書いていきます。この時、組織名・役職名などは正式な名前で書くことで担当差の負担が減ります。次に「見出し」「本文」を書いたあと、問い合わせ先も必ずいれます。担当者の名前や連絡先、電子メールアドレス、HPアドレスなどは忘れずに書きます。ここまで全てをA４一枚に収め、メディアに送付します。なぜ一枚にするかというと、➀複数枚だとバラバラになったとき誰の内容のものなのかメディア側が分からなくなる②たくさんの量を読んでいる時間がない、という理由です。

■電子メールでプレスリリースを送る方法

電子メールはプレスリリースを送付する手段として、もっとも気軽にできるものの一つです。気軽に送れてしまうがゆえにちょっとしたミスで内容を見てもらえなくなる可能性もあります。電子メールで送る場合の気を付けるポイントは3点です。

♥メールの本文にも内容を書こう

1つ目は、「メールの本文にも内容を書く」ということです。プレスリリースを送る際は、内容をメールに添付することが一般的です。しかし、受け取る側からするとよくわからない送信者からの添付ファイルを開くには抵抗があるものです。

そこで、メールの本文にもプレスリリースの内容を書いておきます。そうすることで、読み手は手間がかからず内容を理解することができるようになります。

♥BCC送信には注意しよう

2つ目は、「BCC送信には注意する」ということです。

一般的にメール配信する際、一斉に送ったと受信側にわかってしまうCCでは相手の心象はよくありません。同じ内容を他社に送る場合でも1通ずつ送る手間は惜します、行ったほうが無難です。

♥メディアの都合の良い時間帯を考慮する

３つめは「メディアの都合の良い時間帯を考慮する」です。メディアはつねに締め切りに追われています。

そのために、彼らにとって不快に思われない時間帯に提出することを意識するようにします。週刊誌の場合、発売日よりも２～3週間前に提出。月刊誌であれば、1ケ月前には提出しておかなければなりません。一方、新聞の朝刊であれば深夜1時半。夕刊が午後1時半。産業紙などは夕方が締め切りです。

プレスリリース配信の最強の方法は電話

ここまで配信ツールをあげてみましたが、最強だといわれているものが別にあります。

それは直接担当者と電話で連絡するというものです。上級者向けと言われそうですが、担当者が分かっており、連絡ができる状態にあるのであれば電話で連絡してみるのも一つの方法です。

プレスリリース先を調べる４つの方法

プレスリリース先はどのように調べればいいのでしょうか。いくつかの方法がありますので、ここでは調べ方をお伝えしていきます。プレスリリース先を調べる方法は、大きく分けて４つあります。

■市販されているPR手帳やマスコミ電話帳で調べる方法

1つ目は、「市販されているPR手帳やマスコミ電話帳で調べる」です。

実は、テレビ局や新聞社、雑誌、もろもろの雑誌など、いわゆるメディアは所在地や電話番号、メールアドレスなどは市販されている本に載っています。しかも、毎年改定されています。その本を利用して送付先を探していきます。

■WEBで探す方法

2番目にあげられるのが、「WEBで探す」です。さきほどあげた、市販されている本だけでは比較的小さい会社のものや地方の会社だと載っていない場合があります。そのためにも、WEBで調べることができるので重宝します。ネット上には「メディアのプレスリリース受付先のまとめ記事」が載っていることも多いので調べておきます。

■図書館で調べる方法

3番目は、「図書館で調べる」です。図書館には過去の雑誌や新聞などが置かれています。対象となる新聞の紙面を見て、どこのエリアに取り上げてほしいのかを検討します。社会面、経済面、生活面、教育面、それぞれで違います。その枠の中に、所在地や電話番号、電子メールアドレスが記入されていることもあるので、書き留めておきます。

雑誌も同じようにコーナーがあるので、自分が取り上げてほしいコーナーがあるかを確認して、編集部などの住所や連絡先を雑誌から収集して送ることができます。

■自分の知人にマスコミの方を紹介してもらう方法

4番目は、「自分の知人にマスコミの方を紹介してもらう」方法です。知人の中に、マスコミと繋がっている人がいれば紹介してもらうことも可能です。しかし、安易に紹介を迫ると知人との関係も悪くなることもありますので注意が必要です。

プレスリリースを送る記者や担当者の名前まで特定する方法

プレスリリースを送り始めた時は、「どこのメディアのどの部分に掲載してもらうか」ということに注力を注いでしまうことも多いでしょう。しかし、慣れてくれば、もう一歩踏み込む努力を心がけます。その努力とは、「プレスリリースを送付する記者や担当者の名前まで特定」することです。メディア側でも沢山の人で構成されています。

メディア内に送られてきたプレスリリースよりも、特定の人物に送られてきたプレスリリースのほうが採用される可能性は高まります。そのためには、担当者を特定していく必要があります。

多くのメディアの場合、記事の担当者や編集者の名前が記載されていることも多いものです。名前しかない場合でも、名前とメディアで検索すると連絡先が分かる場合もあります。最初はこのような情報から名前を特定していきます。

次に考えることは、何度かメディアとやり取りした後であれば「一度やり取りをした人の名前を把握しておく」や「一度会った時に、内部の情報を聞き出しておく」などもあります。少しずつ担当者と仲良くなることを意識しながらメディアの人たちとの関係を繋ぐことが重要です。

地方記者クラブにプレスリリースを送る方法は効果的

東京23区では難しいかもしれませんが、地方の記者クラブであればプレスリリースを送っても読んでもらえる可能性があります。記者クラブとは、業界団体や官公庁などの情報を継続的に取材するために、大手メディアが中心になって作られている組織です。

彼らは担当する業界の情報を逐次入手するためにあらゆる情報を探しています。

しかし、これは東京の話。地方であれば、そこまで情報に追われていないので採用される可能性があるということなのです。地方の記者クラブとはいえ、暇ではありません。一方的な宣伝色の強いプレスリリースを持ち込むと、ブラックリストに入れられ、その後受け付けてもらえない可能性もありますので注意が必要です。

■地方記者クラブにプレスリリースを送る手順

記者クラブの場合、その場所に行ってプレスリリースをマスコミ各社に渡すことができます。直接渡すことができますので、確実に受け取ってもらえるという意味では効果的な方法です。一方、記者クラブに対してプレスリリースを持ち込む場合、注意点があります。ここでは注意点と手順を開設していきます。

■地方記者クラブにプレスリリースを送る場合は電話で連絡を入れる

地方記者クラブは、ほとんどの場合道府県庁や県庁所在地の市役所にあります。その場所を調べて連絡先を確保し、プレスリリースを送りたい旨を記者クラブに電話で伝えて了承してもらうことが最初のステップになります。

次に、持ち込む部数と日時の確認です。それぞれの場所によって違うので確認して持ち込みます。

まとめ　広報活動は重要な仕事

自社のサービスや商品を広く世間に伝えるためには「広報活動」は重要な経営課題です。広報が強い会社は、低コストで存在を認識してもらえますので、競合他社よりも優位に立ちやすくなります。

メディアから報道してもらう可能性は、メディアの意向に左右されてしまいますが、コストは限りなく低く、報道してもらった後の効果は計り知れなくなる場合も多々あります。

同じプレスリリース内容であってもメディアによって反応が違う場合もあります。
いろいろなパターンを試しながら、あなたの会社の成功パターンを作り出すのがポイントです。

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