「気合い」だけではどうにもならない|兼任広報担当者の立ち振る舞い方
コラム
女性視点×PR
2020.01.27

「気合い」だけではどうにもならない|兼任広報担当者の立ち振る舞い方

引用画像_広報の仕事のイメージ

「広報専任」ではなく、他の業務の兼任している人が少なくありません。
特に目立つのは「広報+人事」「広報+秘書」「広報+営業」などです。

色々な仕事を両立するにはどうすればいいのでしょうか

 

まずは兼任することのメリットを理解する事例3つ

すぐ思いつくのは、
・兼任のせいで時間がない
・どうしても広報の仕事がおろそかになる

などだと思います。誤解を恐れず言えば、人事・秘書・営業などと違って、広報の仕事は「しなければしないで何とかなる」ものですから仕方ありません。ですが、実は兼任することで楽になる部分もあります。

3つの例を見ていきましょう。

○1:広報+秘書

広報は社長の話を聞きたい。秘書は社長をおいそれと表に出したくない。

という気持ちがあるので、両者は対立しがちです。
ですが、兼任してしまえば争いようがありません。この部分の「労力」「時間」「精神力」の負担が減るのは相当大きいはずです。

○2:広報+人事

「『採用活動』のための『広報活動』」、つまり「採用広報」が非常にやりやすくなります。
特にベンチャー企業の場合は、「まずは人材集めが第一」というケースもあるでしょうから、むしろ「広報人事」という役職を作るべきだと感じます。

○3:営業+人事

専任広報が現場の情報を拾おうと思ったら、営業職の人にアプローチするのが一番です。
しかし快く協力してくれるとは限りませんし、時間もかかります。ですが、これも兼任していれば非常にスムーズに事が進みます。

以上のように、兼任広報がいると作業の効率が上がるかもしれません。
ある程度の規模の企業なのであれば、「広報人事」「広報営業」「広報秘書」という役職をあえて作ってみるのも良いでしょう。

*参考リンク:どんなときも絶対必要なプレスリリースの戦略と知識

 

あとは現実を見て作業の「切り捨て」を!

しかし現実的に考えれば、兼任する人が「それぞれの仕事を兼業の人レベルでこなす」ということはできませんよね。

だからこそ、ある程度削っていく必要があります。
削るための手順を見ていきましょう。

○1:「目標」を改めて見直す

営業、人事、秘書、広報などなど、受け持っている仕事の「目標」をもう一度ハッキリさせます。やみくもにアレもコレもと仕事をしても意味がありません。

○2:作業を「順位付け」する

各作業を「目標への貢献度が高い順」に順位付けしていきます。

○3:順位が低いものから切り捨てていく

そして順位が下の作業から切り捨てていきます。

これで、兼任広報の仕事量は適切なものになるでしょう。
と言いたいところですが……。

 

「目標への貢献度が低い」のに切り捨てられない仕事がある。どうする?

上記の1~3の手順を踏んでみて分かるのが、「切り捨てたいのに、そういうわけにもいかない仕事」が少なくないという事です。
「そんなものはなかったけど?」というのであれば、相当恵まれています。

しかしとにかく不要であることは確かですから、上司や社長などに直談判して、「仕事を他部署に回す」か、「その仕事自体を消滅させる」かしてもらいましょう。特に「伝統だから」という理由で存在する仕事は消しても良いかもしれません。

上司や社長さんはすぐには納得しないかもしれません。ですが、その場合は、「広報の仕事にさける時間が週10時間しかなく、この作業はやり切れません」と、具体的な時間を出すと話が通る可能性が高いです。

場合によっては、「週の仕事時間の詳細な内訳」を見せるのも良いでしょう。
また、「これらの作業は目標に直結しますが、この作業は目標とは無関係です」などと、具体的な図式で示すのもおすすめです。

特に「消滅させるべき仕事」に関しては、「消滅させるべき理由」と「消滅させることで、時間を割くことができて、このようなメリットが増える」などと生産時間とリストを交えて言えば、納得してもらいやすいはずです。