広報・PR活動を妨げる「３つのサイロ化」とは？言葉の意味と２つの解決方法も解説

「めざましテレビ」「王様のブランチ」「スーパーJチャンネル」元放送作家で広報スペシャリスト。テレビコメンテーター、MBA、多摩大学客員講師、経済産業省認定支援アドバイザー。ダイヤモンド、東洋経済、プレジデント、日経ヴェリタス等で経済記事連載中。より詳細なプロフィールはページ最後に。

この記事では広報・PR担当者の皆さんに向けて、広報・PR活動における「サイロ化」や、その解決方法などについて解説していきます。

特に「企業は一つの組織であるはずなのにまともに連携できていない」とお悩みの方や、「広報・PR部署から率先して解決のために動くしかない」とお考えの方におすすめの内容となっています。

本記事では広報・PR活動におけるサイロ化とは何か、サイロ化の悪影響、そしてサイロ化を解決するための方法などに関してお話ししますので、ぜひ参考にしてください。

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広報・PR活動における3つのサイロ化とは？

サイロ化とは一般的に「組織やシステムなどが悪い意味で独立してしまい、社員間・部署間などの円滑な協力や連携ができていない状態」を指します。

広報・PR活動においては主に以下の3つのサイロ化が発生し得ます。

サイロ化が進むと広報・PR活動に対して主に3つの悪影響が及びます。上の解説をお読みになって「ある程度該当するものの、それでも成立しているから問題はない」と感じたかもしれませんが、以下の問題が発生し続けている可能性があります。

例えば、組織構造がサイロ化していれば「社内取材」で情報を得るのが難しくなる、データのサイロ化ならプレスリリースなどの資料作成の際にデータ収集・チェックに長時間かかるなど、広報・PR業務全般の効率が下がる可能性が高いです。

システムやデータ面でサイロ化していれば各種業務の進行が遅れやすいです。また、組織構造がサイロ化していれば、一例として「この広報・PR施策を進めていいか」、さらには「この内容でSNS発信していいか」などの小さな行動さえ大きく遅れる可能性が高いです。

特に広報・PR活動については旬な情報をすぐに発信するスピード感や、メディアからのアプローチに即応える瞬発力なども欠かせません。しかしサイロ化しているといずれの要素も欠けやすく、そのせいで結果的にメディア露出を逃す場合さえあります。

ただでさえ広報・PR部署は「何をしているかわからない」、「予算だけ取っている」など、他部署からの理解が薄くなりやすい部署です。

その上でサイロ化も進んでいるとなれば、広報・PR部署社員はもはやストレス過多の状態になり、パフォーマンスが大きく落ちたり、離職率・異動率が上がったりしてもおかしくありません。

続いては広報・PR関連のサイロ化を解決するための主な方法を挙げていきます。基本的は「話して理解してもらう」しかありませんが他にもポイントがあります。

部署を超えた定期的なミーティングなどを行って、相互理解を深めましょう。そこで広報・PR業務の内容、目的、目的が果たされることのメリットなどを論理的に説明すれば、いかにサイロ化が好ましくないかをわかってもらえるはず。

また、あくまで「相互」理解ですので広報・PR部署としても他の部署の業務内容などを知り尽くしましょう。「こちらのことをわかってほしい！」という態度が強すぎると反発を招くだけなので注意してください。

いくら相互理解が進んでもデータ・情報を総合的に管理・利用できないのでは、物理的な意味でもサイロ化は解消されません。そのため各部署がスムーズに利用可能な「全社共通システム」を構築することをおすすめします。

もちろん広報・PR部署だけで実現することではないので、まずは上層部などに相談（必要性の説明など）をするといいでしょう。

「システムが構築される」→「円滑にコミュニケーションできるようになる」→「相互理解が進」ということも当然あります。そのため「人」の部分のサイロ化が十分に改善されてから、と思い込まずにシステム面の構築も早めに進めていくことをおすすめします。

広報・PR活動においては主に組織構造（人）のサイロ化、システムのサイロ化、データのサイロ化があり得ますが、それらは「部署を超えた定期的なミーティング」と「早めのシステム構築」によって改善へと向かっていくはずです。

前者も後者もすぐに完全解決とはいかないと思いますが、早めに手を打たないとどんどん状況が悪化していく可能性が高いので、まずは広報・PR部署が率先して動き出すことをおすすめします。