アウトソーシングでプレリリースを作成・配信する１０ステップと外注先選びの注意点

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この記事では広報・PR担当者の皆さんに向けて、外注先を上手に活用して、アウトソーシングでプレリリースを作成・配信する方法をステップ分けして解説していきます。

特に「プレリリースを作成するリリースがない」という広報・PR担当者におすすめの内容となっています。

本記事では、プレリリース作成・配信を外注することの意味、アウトソーシングで作成・配信するステップ、そしてアウトソーシング費用の目安などに関して解説しますので、ぜひ参考にしてください。

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プレリリース作成・配信のアウトソーシングでより良い広報・PR活動ができる可能性も

プレリリース作成・配信のアウトソーシングをすることにより、現在よりも良い広報・PR活動ができるようになる可能性があります。

特に今、「プレリリース作成ばかりで他の広報・PR活動があまりできていない」、「自力で作るプレリリースの質に自信がないので一度プロが作成したプレリリースを見てみたい」という方は検討してみてはいかがでしょうか。

中には、重要なプレリリースを他人に作ってもらうことに抵抗がある方もいるかもしれません。ですが本当に大切なのは「広報・PR活動で自社の情報を広く発信すること」であって、プレリリースを作ること自体ではないはずです。

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アウトソーシングでプレリリースを作成・配信するまでの10のステップ

それではアウトソーシングによってプレリリースを作成・配信するまでの流れをステップ分けして解説していきます。もちろん基本的に丸投げするわけにはいかないので、広報・PR担当者の皆さんは流れを理解しましょう。

ステップ①：プレリリースの内容をおおまかに決める｜情報収集・整理

まずはプレリリースの内容をおおまかに決めます。おおまかで良い理由は、アウトソーシング先に相談すれば内容も決めてくれるからです。ただ、下で解説しますが、プレリリースの大部分を自力で作る場合は、内容もほとんど自分で決めなければなりません。

また、以降の流れをスムーズにするためにもプレリリースを作成するための情報を収集・整理しておくことをおすすめします。例えば商品のプレリリースなら、商品の基本情報、すでにある場合は商品へのレビュー、商品開発担当者のコメントなどです。

ステップ②：できる・作りたい部分までプレリリースを作成する

プレリリースの大半をアウトソーシング先に作ってもらうこともできますが、費用を抑えたい、大事な部分は自分で作成したいという場合もあると思います。そういったケースでは、できる部分・作りたい部分まで自力で作成しましょう。

ステップ③：アウトソーシング先への依頼内容・依頼範囲を決める

自力で作りたいところまでプレリリースを作成したら、アウトソーシング先への依頼内容・依頼範囲を決めます。つまり「どこまでプレリリースを作成してもらうか」ですが、文章校正のみ、誤字脱字チェックのみ、などの依頼もできるので選択肢に入れておきましょう。

さらにプレリリースの「配信」の部分まで任せるかどうかも決定しておきます。アウトソーシング先によってはメディア関係者とのコネクションがあり、広報・PR担当者が普通に配信するよりもメディア露出につながりやすいケースもあります。

ステップ④：アウトソーシング先を決める

次にアウトソーシング先を決めます。候補としてはPR業者、広告代理店、プレリリース配信プラットフォームのサービスなどがあります。さらに一般的なクラウドソーシングサイトなどで、プレリリース作成を引き受けてくれる一般のフリーランスを探す方法も。

ただ、一般のフリーランスは人に当たり外れが大きいですし、メディア関係者とのつながりもない可能性が高いです。そのため「文章校正のみ」や「誤字脱字チェックのみ」以外で依頼するのはあまりおすすめしません。

また、業者に依頼する場合に関しても、業者によって得意分野（得意業界）などに違いがあるので、そちらもしっかりとチェックしましょう。価格だけで選ぶと失敗するかもしれません。

ステップ⑤：依頼する、取材を受ける

アウトソーシング先を決めたら正式に依頼を出します。するとプレリリース作成のための取材を受けることになるかもしれません。所要時間は1時間くらいと考えてください。

主に伝えるべきことは、プレリリース配信をしたい理由、プレリリースでアピールしたい内容、プレリリースを読んだ一般消費者やメディア関係者にどのようなアクションを取ってほしいか、など。

これらの内容を事前にまとめておくべきなのですが、特に大手の場合は「こちらの本当の考え」を引き出すようなヒアリングをしてくれる可能性が高いです。そのため、できる範囲で整理しておけば十分です。

ステップ⑥：必要な画像や動画などを渡す

プレリリースに載せたい画像や動画などを渡します。

ただし、準備しなくてもアウトソーシング先がふさわしい画像・動画を用意してくれる場合もあります。しかしそのケースでは画像や動画の権利がアウトソーシング先に残り、プレリリースの二次利用に一部制限がかかる可能性があるので事前に確認を取ってください。

ステップ⑦：プレリリースの仮完成を待つ

画像や動画を渡したらプレリリースの仮完成を待ちます。

事前に決めた納期から遅れた場合は、遠慮せずにアウトソーシング先に連絡を入れて催促しましょう。特に個人に任せるケースでは、早めに連絡をしないとそのまま音信不通になる恐れがあるので油断は禁物です。

ステップ⑧：仮完成したプレリリースの修正・校正｜方針によっては本完成前に受け取る

アウトソーシング先から原稿が納品されたら、内容をチェックして、必要に応じて修正・校正のやり取りをします。

ただ、修正・校正を受け付けている回数に上限があったり、追加料金が発生したりするケースが多いので事前に確認しておきましょう。

また、修正・校正などを広報・PR担当者自身で行う場合は、アウトソーシング先とのやり取りを途中で切り上げても構いません。コストを抑えたいのであれば検討してみてはいかがでしょうか。

ステップ⑨：正式な納品

修正・校正が完了したらアウトソーシング先から正式な納品を受けます。PDF、Word、Google Docs、PowerPointなどの形式での納品を受け付けている場合が多いですが、もちろん事前に確認・決定しておく必要があります。

なお特に個人の場合は、受け取ったファイルを開くことができないなどのトラブルが起きることが稀にあります。そのため依頼の段階で、「適当な短文・画像・動画を入れたテスト用納品物」を送ってもらうことをおすすめします。

テスト用納品物を開くことができず、しばらく調整しても解決しない場合は、他の形式のファイルでプレリリース作成をしてもらいましょう。ただ、「そのファイル形式以外でないと困る」という場合は、残念ながら他のアウトソーシング先を探すしかありません。

ステップ⑩：プレリリースを配信する

本完成したプレリリースを配信します。先ほどもお伝えしましたが、この配信の工程についてもPR TIMESなどの大手業者に任せることでより効果的に行える場合が多いので検討してみてはいかがでしょうか。

ただ、すでにプレリリースを送るメディア関係者が決まっていたり、「配信外注費用」をカットしたかったりする場合は自分で配信しましょう。

プレリリースの外注先選びの注意点やアウトソーシング費用の目安は？

プレリリースのアウトソーシング費用の目安ですが、通常のプレリリース1作で4～6万円程度といったところです。そして「送付先メディア選定+配信」まで任せる場合は、ここにプラス1～3万円ほどすると考えましょう。

また、完成したプレリリースの文章校正のみなら1万円ほど、誤字脱字チェックのみであれば数千円で済むことが多いです。先ほどもお伝えした通り、これらは個人のフリーランスに任せてもいいですが、人によって料金がかなり違うので注意してください。

なお、特に個人のフリーランスに関しては、「価格が高い＝質が高い」とは言い切れません。料金設定は個人の裁量によるところが大きいからです。そのため価格だけでなく、実績や他利用者からの評価コメントなどもチェックして、依頼するかどうか決めることをおすすめします。

アウトソーシングでプレリリースを作成・配信する注意点まとめ

プレリリース作成・配信をアウトソーシングすることで、全体的に見てより良い広報・PR活動ができるようになる可能性があります。特に「リソース不足」や「プレリリースの質への不安」を感じている広報・PR担当者は検討してみてはいかがでしょうか。

ただ、アウトソーシングすればすべて成功するとは限りませんし、広報・PR担当者側がするべきこともあります。そのため丸投げはせずに、「アウトソーシングも広報・PR業務の一環」と考えて臨むことをおすすめします。

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