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この記事では広報・PR担当者の皆さんに向けて、プレリリース作成をアウトソーシングすることのメリットなどについてお伝えしていきます。
「アウトソーシングすることに抵抗がある」という広報・PR担当者もいるかもしれませんが、それによって道が開ける部分も多いかもしれません。
本記事ではプレリリース作成をアウトソーシングするメリット、アウトソーシングするにあたっての注意点、そしてアウトソーシング先を選ぶ際のチェックポイントなどに関して解説しますので、ぜひ参考にしてください。
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プレリリース作成をアウトソーシングするメリット5選
それではプレリリース作成をアウトソーシングすることの主なメリットを紹介していきますので、広報・PR担当者の皆さんはぜひ参考にしてください。
メリット①：他の広報・PR活動に手を回すことができる
プレリリース作成・配信は重要な広報・PR業務ですが、ライティング能力、リサーチ能力、企画力など様々なノウハウが必要です。そのため本気でプレリリース作成に取り組むとリソース不足になるかもしれません。
そのためプレリリース作成をアウトソーシングして、他の広報・PR活動に手を回す方が結果的にうまく企業も少なくないといえます。
メリット②：一定以上のクオリティがほぼ約束されている
信頼性の高い業者・企業にアウトソーシングすれば、一定以上のクオリティのプレリリースが作成されることはほぼ約束されています。
そのため特にプレリリース作成に自信がない、何回か自力で作成・配信したことがあるもののメディア露出に結びついていないなどの場合は特に効果的かもしれません。
メリット③：アウトソーシングで完成したプレリリースを見て勉強できる
上で解説している通り、アウトソーシングで完成したプレリリースは基本的にクオリティの高いものですので、それを見て勉強することができます。文章面やデザイン面はもちろんですが、ネタの切り口や着眼点についても参考になるはずです。
そしてアウトソーシングのプレリリースを見て感覚を掴むことができたら、一部～全部を広報・PR担当者自身で作ってみるのもいいでしょう。
メリット④：必要な分だけアウトソーシングできる
プレリリース作成のアウトソーシングですが、何もすべて任せるだけではありません。もちろんほぼ全部作成してもらうこともできますが、極端にいえば誤字脱字チェックだけをしてもらうことも可能です。
特に文章校正や誤字脱字チェックのみのアウトソーシングに留める場合、プレリリースの中身はほぼ変わらないので、「内容はそのままに整えたい」というケースでも検討してみてはいかがでしょうか。
メリット⑤：客観的な視点でプレリリースを作成してもらえる
自力だけでプレリリースを作成する場合、どうしても主観的な視点が入ってしまって内容がわかりにくくなったり、偏ったりする可能性があります。
ですがアウトソーシングであれば客観的な視点でプレリリースを作成してくれるので、「社内では当然になっていたものの外部から見れば魅力がある要素」などが見逃されにくくなります。
また、自力で作るプレリリースでは説明過多・説明不足になっていた部分が調整されることでしょう。
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プレリリースのアウトソーシングに関する注意点4選
続いてはプレリリースのアウトソーシングについての注意点を4つ紹介していきます。広報・PRのリソースを作るためにもアウトソーシングは選択肢に入れたいところですが、気を付けるべきことも少なくありません。
注意点①：気を付けないと自社にノウハウが蓄積しなくなる
特にプレリリースの作成から配信までの大部分をアウトソーシングする場合、自社にノウハウが蓄積されにくくなるので注意してください。例えるなら「料理を毎回作ってもらっているのに、料理がうまくなるはずがない」ことと同じです。
そのためアウトソーシングをする場合は完成したプレリリースをチェックして、特に以下のことについて分析することをおすすめします。
- ネタがどのような切り口で扱われているか
- 文体はどうか
- デザインはどうか
- その他参考になる部分をすべてリストアップする
こうすればプレリリース作成の勉強も効率良く進めていくことができます。逆に一番好ましくないのは「作成・配信まですべてアウトソーシングして、プレリリースの中身もろくに見ない」というものです。
注意点②：アウトソーシングしてもメディア露出できるとは限らない
確かにアウトソーシングをすることで質の高いプレリリースを作成できます。また、「メディア関係者との強い関係性を持っている外注業者」に依頼すれば、広報・PRが通常通りにプレリリース配信するよりも、メディア関係者からの反応が良くなるかもしれません。
ですが、それでもメディア露出が約束されているわけではないので気を付けてください。外注先に「メディア露出される可能性はどれくらいありますか？」と聞いても正確には答えられません。そのため「お金を出す以上は必ずメディア露出したい」という場合は、有料広告出稿などを検討することをおすすめします。
注意点③：アウトソーシングにはお金がかかる
当たり前ですがプレリリースのアウトソーシングにはお金がかかります。原稿作成から配信までほぼすべてを任せた場合は1回で7～8万円以上かかってもおかしくありません。
また、外注される側にとって最も労力が少ないであろう「誤字脱字チェックのみ」でも、数千円～1万円程度はかかるものと考えておくべきです。
そのため特にベンチャー企業の広報・PR部署のコストとしては高いとかもしれません。また、例えばその数万円を広告出稿に使った方がいいケースもありますんので、企業の現状や方針によって考えましょう。
注意点④：アウトソーシング先によってはプレリリースの質が保たれない
アウトソーシング先によってはプレリリースの質が保たれないので注意してください。特にココナラ、クラウドワークス、ランサーズなどのアウトソーシングサイトで「個人」に依頼する場合、「料金は専門業者レベル・プレリリースの質は低い」ということもあり得ます。
また、専門業者と異なりコミュニケーション体制がしっかりしておらず、突然音信不通になったり、そうでなくても返信が異様に遅くなったりする恐れがあります。そのため個人ではなく、専門業者に依頼することをおすすめします。
ただし単純な文章校正や誤字脱字チェックなど、広報・PRやプレリリース自体の知識がほとんどいらない範囲であれば、個人に任せてもいいかもしれません。
プレリリースのアウトソーシング先を選定するためのチェックポイント4つ
続いてはプレリリースのアウトソーシング先を選定するにあたっての主なチェックポイントを紹介していきます。上で解説している通り、どのアウトソーシング先でも良いというわけではないので広報・PR担当の皆さんは注意してください。
チェックポイント①：どこまで任せるか｜整理・明文化が必要
まずはプレリリース作成・配信をどこまで任せるかを明確にしましょう。作成から配信までほぼすべて任せるのか、一部分を任せるのかによって、依頼内容も最適なアウトソーシング先も変わります。
また、あいまいでは依頼する側もされる側も困るので、プレリリース作成・配信で「依頼する業務範囲」は明文化しておくことが大事です。
チェックポイント②：修正可能回数
プレリリースができあがってから、修正点について修正・校正作業の依頼を出したくなる場合もあります。修正作業についてですが、主に以下のようなルールの違いがあるので事前に確認してください。
- 無制限（あまり見かけないシステムです）
- ○回まで無料、それ以降は1回につき□円
- ○回まで無料で打ち止め（有料対応なし）
- 初回から1回につき○円（以降まで□回まで対応など）
ただ、もちろん広報・PR担当者自身が修正・校正することもできるので、それを踏まえて例えば「基本料金は安く、修正料金は高い」というプレリリース先を探すのもいいでしょう。
チェックポイント③：アウトソーシング先の実績や得意分野
アウトソーシング先の実績や得意分野もチェックしておきましょう。当然ながら実績が多い業者（ライター）に、得意分野に合うプレリリースを作成・配信してもらう方がメディアからの反応も良くなりやすいです。
とはいえ大手業者であればそれほど気にする必要はありません。実績も申し分なく、ほぼどのジャンルにも対応できる業者が多いです。
ただ、特にコストを抑えたいなどの理由で個人に依頼する場合は気を付けてください。「実績多数」などの言葉だけで信用せず、アウトソーシングサイトならその人のプロフィールなどをチェックして実績の数などを見ましょう。
チェックポイント④：プレリリースの二次利用について
作成してもらったプレリリースの大部分を自由に二次利用（他で宣伝などに使う）できます。
ただ、例えば広告などの印刷物やテレビCMの映像などには、著作権や肖像権による使用期限がかかることが多いです。そのためプレリリースの二次利用に関するルールも事前にチェックしましょう。
なおごく稀ですが特に個人の場合、「納品後のプレリリースの修正や内容変更は一切認めない」としている人もいるので気を付けてください。自由度が低くなるだけなので避けるべきでしょう（普通はしないルールを設けているということですので、非常識な人である恐れも）。
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